Management/office assistant – 0.6 fte
Karlstad University
Get a reply from this employer — a resume and cover letter tailored to exactly what they’re hiring for.
Benefits offered by this job
Job summary
TU/e zoekt een enthousiaste management/office assistant om het secretariaat te versterken. Je bent de spin in het web en coördineert secretariële taken ter ondersteuning van onderzoekers van de Bio Organic Chemistry groep.
Je werkt samen met je collega’s en hebt de vrijheid om taken en procedures efficiënt in te richten, met aandacht voor sociale en organisatorische aspecten binnen de groep.
Qualifications
- MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met secretaresseopleiding.
- Uitstekende contactuele eigenschappen en proactieve houding.
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.
Responsibilities
- Ondersteunen van hoogleraar en groep op administratief/organisatorisch gebied.
- Plannen/notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten; agenda’s beheren; reizen organiseren.
- Reserveringen afhandelen; declaraties verzorgen; HR-systeem wijzigingen.
- Beheer van (wetenschappelijke) publicaties en digitale archieven.
- Ondersteunen bij afstudeercommissies, promoties en eindpresentaties.
- Studenten helpen met administratieve vragen; sociale activiteiten organiseren.
Skills
Education
Tools
Job description
Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?
We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt.
Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van management/office assistant ben je de spin in het web. Samen met je collega management/office assistant ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoekers van de Bio Organic Chemistry groep.
Samen met je collega management/office assistant heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-management/office assistant team.
Taken
Een indruk van je dagelijkse taken:
- Je ondersteunt de hoogleraar en de groep op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het: Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten
- Beheren van agenda’s;
- Organiseren van reizen;
- Afhandelen van reserveringen;
- Verzorgen van declaraties;
- Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem;
- Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties;
- Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep;
- Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega’s;
- Je helpt studenten bij administratieve vragen;
- Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties;
- Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.;
- Je vangt -bij afwezigheid van je collega- zaken op, zodat alles door kan gaan.
Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de ‘go-to-person’ en hiermee essentieel.
- Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;
- Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
- Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
- Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit.
Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:
- Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten ).
- Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
- Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een 38-urige werkweek). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
- Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
- Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
- Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
- We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!
Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.
Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .
Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Jan van Hest, Hoogleraar, [emailprotected] .
Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.
Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.
De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.
We kijken uit naar je sollicitatie!
- Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
- Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid .
- Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.
Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?
We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt.
Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van management/office assistant ben je de spin in het web. Samen met je collega management/office assistant ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoekers van de Bio Organic Chemistry groep.
Samen met je collega management/office assistant heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-management/office assistant team.
Taken
Een indruk van je dagelijkse taken:
- Je ondersteunt de hoogleraar en de groep op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het: Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten
- Beheren van agenda’s;
- Organiseren van reizen;
- Afhandelen van reserveringen;
- Verzorgen van declaraties;
- Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem;
- Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties;
- Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep;
- Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega’s;
- Je helpt studenten bij administratieve vragen;
- Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties;
- Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.;
- Je vangt -bij afwezigheid van je collega- zaken op, zodat alles door kan gaan.
Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de ‘go-to-person’ en hiermee essentieel.
- Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;
- Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
- Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
- Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit.
Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.
- Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;
- Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
- Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
- Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit.
Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:
- Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten ).
- Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
- Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een 38-urige werkweek). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
- Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
- Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
- Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
- We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!
Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.
Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .
Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Jan van Hest, Hoogleraar, [emailprotected] .
Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces . Je kunt hierover ook contact opnemen metMarjon Temmink, HR adviseur, [emailprotected] .
Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.
Ben je geïnteresseerd? Via de solliciteerknop ontvangen we graag je CV en brief met motivatie en omschrijving van je kwalificaties. Zorg ervoor dat je alle gevraagde documenten toevoegt. Wij geven voorrang aan complete sollicitaties.
De screening van kandidaten begint zodra de sollicitaties zijn ontvangen en gaat door totdat de vacature is ingevuld. Indien van toepassing, krijgen interne kandidaten bij gelijke geschiktheid voorrang op externe kandidaten.
We kijken uit naar je sollicitatie!
- Je kunt online solliciteren. Sollicitaties die per e-mail en/of post worden verstuurd, worden niet in behandeling genomen.
- Een voorafgaande screening (bijvoorbeeld een Verklaring omtrent Gedrag of kennisveiligheidscheck) kan onderdeel zijn van de selectieprocedure. Voor meer informatie over de kennisveiligheidscheck, raadpleeg de Nationale Richtlijnen Kennisveiligheid .
- Wij verzoeken je geen contact met ons op te nemen voor ongevraagde diensten.
Dienstverband: Onbekend
Omvang functie: Parttime
Salaris: Schaal 7
Aantal posities: 1
Uren: 0.6 FTE
Plaats: Eindhoven
Provincie: Noord-Brabant
Land: Nederland
Uiterste datum: 2026-09-20
'/%3e%3cpath%20d='M101.744%2012.4726L102.894%2016.1947L99.0021%2013.2201L101.744%2012.4726ZM105.3%208.40937H100.488L99.0026%203.59473L97.5116%208.41047L92.7%208.40385L96.5965%2011.3834L95.1055%2016.1942L99.0021%2013.2196L101.408%2011.3834L105.3%208.40992V8.40937Z'%20fill='white'/%3e%3cdefs%3e%3clinearGradient%20id='paint0_linear_5593_1381'%20x1='90'%20y1='9.44471'%20x2='99'%20y2='9.44471'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop%20stop-color='%2300AD70'/%3e%3cstop%20offset='0.998594'%20stop-color='%2300B67A'/%3e%3cstop%20offset='1'%20stop-color='%23DCDCE6'/%3e%3c/linearGradient%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e){kind=small}
