Studentendecaan (0.8 fte)

Eindhoven University of Technology; Eindhoven; Hybrid; EUR 41,000 - 64,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP-pensioenregeling

29–41 vakantiedagen per jaar

Reiskostenvergoeding

Vrijwillig thuiswerken mogelijk

Ontwikkelmogelijkheden

Job summary

Eindhoven University of Technology zoekt een studentendecaan die Nederlandse en internationale studenten ondersteunt bij persoonlijke omstandigheden en regie in het studieleven helpt nemen. Je werkt nauw samen met ESA/ SCCI en biedt zowel intake-gesprekken als advisering.

De rol omvat overleg, voorlichting en administratieve taken, met kans op beleidsontwikkeling en projecten. Een tijdelijke aanstelling van 3 jaar voor 0,8 fte, met mogelijk thuiswerken en campusdagen.

Qualifications

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk).
• Goede beheersing van Engels (C1).
• Academisch werk- en denkniveau.
• Ervaring met studenten/jong volwassenen met functiebeperking of extra ondersteuningsbehoefte.
• Ervaring met wetten, regelingen en protocollen in HO/DUO-gebied is een pré.
• Kennis van BSA en IND-studievoortgangscontrole is een pré.
• Ervaring in multiculturele/internationale context.

Responsibilities

• Individuele gesprekken voeren met Nederlandse en internationale studenten over impact persoonlijke omstandigheden.
• Coördinatie, administratie en communicatie met studenten over studiefinanciering en BSA/ UfE noodfonds.
• Medebevormen van processen, beleid en regelgeving.
• In overleg bepalen welke voorzieningen nodig zijn om te kunnen studeren en vastleggen in systemen.
• Deelnemen aan ketenprojecten en adviseren/uitvoeren van verbetervoorstellen.
• Beoordelen van studievoortgang bij verblijfsvergunningen en IND-gerelateerde controles.
• Informatie verstrekken over klachtenprocedures en jaarverslag schrijven.

Skills

Kommunikatie

Empathie

Analytisch denken

Regelgeving kennis

Engels (C1)

Education

Academisch werk- en denkniveau

Job description

Wil jij Nederlandse en internationale studenten helpen succesvol te studeren door hen te begeleiden en adviseren bij persoonlijke omstandigheden? Wil je bijdragen aan een inclusieve en toegankelijke studieomgeving? Zet dan jouw contactuele en gespreksvaardigheden, analytisch vermogen en kennis van regelgeving in als studentendecaan op de TU/e.

Functieomschrijving

Als studentendecaan ondersteun je alle TU/e studenten die te maken hebben met persoonlijke omstandigheden zodat ze zo optimaal mogelijk studeren en zelf de regie kunnen pakken. Je spreekt hiervoor de studenten, hebt gedegen kennis van procedures, wet- en regelgeving en stemt af met collega’s.

In eerste instantie ligt de nadruk op het voeren van studentgesprekken, uitvoering van regelingen en procedures, voorlichting geven en informeren, uitbrengen van adviezen en de daarbij horende administratieve werkzaamheden. Als studentendecaan heb je in principe een eenmalig gesprek waarna je aan de slag gaat om de ondersteuningsvraag te beoordelen. Je start geen coachings- of begeleidingstraject op, hiervoor verwijs je zonodig door naar het supportnetwerk. Je neemt deel aan de ketenoverleggen en –werkzaamheden van de ketens Student Guidance en Student Well Being. Geleidelijk kan het takenpakket uitgebreid worden met werkzaamheden op het gebied van (beleids)ontwikkeling, procesverbetering en projecten.

De belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Individuele gesprekken voeren met Nederlandse en internationale studenten. Vaak gaan deze gesprekken over de impact van persoonlijke omstandigheden op het studieverloop. Vervolgens beoordeelt de studentendecaan of er een causaal verband is tussen de omstandigheden en de opgelopen studievertraging. Hierover wordt een advies uitgebracht aan de examencommissie of t.b.v. een besluit;
• Coördinatie, administratie en mondelinge/schriftelijke communicatie met studenten over o.a. studiefinanciering, studeren met een ondersteuningsvraag (bijv. functiebeperking, ziekte, topsport), in-uitschrijven, bindend studieadvies (BSA), bestuursbeurzen en UfE noodfonds aanvragen. Ook op de voorlichtingsdagen voor aankomende studenten zijn de studentendecanen aanwezig;
• (Mede) vormgeven van en adviseren over processen, beleid en regelgeving;
• In overleg met de student bepalen welke speciale voorziening nodig is om te kunnen studeren, tentamens goed te kunnen maken en het vastleggen in het administratiesysteem. Adviseren van de Examencommissies op het gebied van studeren en persoonlijke omstandigheden op basis van je case-analyse;
• Participeren in (keten) projecten, werkgroepen of commissies, gevraagd en ongevraagd advies geven en het actief aandragen/uitvoeren van verbetervoorstellen;
• Beoordelen van de studievoortgang van studenten met een ‘verblijfsvergunning studie’ in het kader van IND wetgeving. Je bepaalt wat de impact is van persoonlijke omstandigheden op de studievoortgang;
• Informatie verstrekken over de procedures m.b.t. klachten en geschillenregelingen, administreren, coördineren van de afhandeling en schrijven van het jaarverslag.

De studentendecanen vormen samen met de studentenpsychologen het team Student Coaching, Counseling en Information (SCCI) binnen de afdeling Student Facilities en is gepositioneerd in de Dienst Education & Student Affairs (ESA).

Je komt te werken in een hecht (sub)team met 6 personen waar professionaliteit en klantgerichtheid leidend zijn en waar aandacht is voor de persoon. Zowel voor onze studenten als voor elkaar. De TU/e is een on campus universiteit en we vinden het belangrijk om op de campus samen te werken, studentgesprekken te voeren en andere collega's te treffen. Wanneer het kan is er de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Intercollegiale casuïstiekbespreking is een vast onderdeel van ons werk. Mede gelet op ieders persoonlijke kwaliteiten en ontwikkelambities wordt de verdeling van aandachtsgebieden en beleidsportefeuilles binnen het team jaarlijks geëvalueerd en gerouleerd.

De vacature ontstaat door tijdelijke uitbreiding van het team in verband met groeiende studentaantallen en uitbreiding van het takenpakket. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor 3 jaar van 0,8 fte. Bij reactie gaan we ervan uit dat je 32 uur beschikbaar bent en de dinsdag een werkdag (op de campus) kan zijn. Goed om te weten, de piekperiode is van mei tot en met november. In het team worden afspraken gemaakt over de vakantiespreiding.

De aanstelling is via Euflex (100% dochter van de TU/e). In eerste instantie is het een jaarcontract, dat daarna verlengd kan worden tot maximaal 3 jaar.

• Je hebt een academisch werk- en denkniveau;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en een goed ontwikkeld empathisch vermogen. Je voert regelmatig (soms lastige) gesprekken met klanten/clënten en beschikt over de juiste gespreksvaardigheden voor een effectieve gespreksvoering. Je komt snel tot de kern en verwoordt deze helder;
• Je hebt aantoonbare ervaring met de problematiek van studenten/jong volwassenen met een functiebeperking of extra ondersteuningsbehoefte;
• Je hebt ervaring met het uitvoeren van wetten, regelingen, beleid en protocollen. Wanneer je al bekend bent met de relevante wet- en regelgeving binnen het Hoger Onderwijs en DUO regelingen is dat een pré. Zo niet, dan verwachten we dat je je hierin snel verdiept. Je hebt bij voorkeur ervaring met het Bindend Studie Advies (BSA) en de IND studievoortgangscontrole voor non-EEA studenten;
• Je hebt gevoel voor het werken in een multiculturele en internationale context;
• Je beschikt over een goede beheersing van de Engelse taal (C1 niveau), zowel mondeling als schriftelijk. We gaan ervan uit dat jouw niveau van de Nederlandse taal aantoonbaar voldoende is om Nederlandse wet- en regelgeving te kunnen lezen en interpreteren. Dit is een vereiste;
• Je bent een zelf-starter en in staat om diverse werkzaamheden/processen zelfstandig te organiseren. Het is een pré als je aantoonbare werkervaring hebt als studentendecaan of studentbegeleider binnen het WO of HBO;
• Je bent een teamspeler, resultaat- en klantgericht, flexibel, stressbestendig en werkt nauwkeurig;

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.706,- tot maximaal € 5.760,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 10 cao Nederlandse Universiteiten).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een 38-urige werkweek). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• Toegang tot het moderne sportcentrum op de TU/e‑campus tegen een uitzonderlijk voordelig tarief.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden. Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier.