Management/office assistant – 0.6 fte

Departments, Department of Biomedical Engineering; Eindhoven; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

OpenUp 24/7

Pensioen ABP

Reiskostenvergoeding

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Job summary

TU/e zoekt een gedreven management/office assistant voor het secretariaat van de Bio Organic Chemistry groep. Je fungeert als spin in het web en ondersteunt onderzoekers administratief en organisatorisch, samen met een collega.

Je werkt mee aan HR- en archiefprocessen en draagt bij aan een soepele dagelijkse gang. Je hebt minimaal mbo+/hbo-niveau, sterke communicatieve vaardigheden en minimaal 3 jaar relevante ervaring.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Uitstekende contactuele eigenschappen en een zelfstandige, proactieve houding.
• Goede beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.
• Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer.

Responsibilities

• Ondersteunen van de hoogleraar en de groep op administratief en organisatorisch gebied.
• Beheren van agenda’s, reizen organiseren, reserveringen afhandelen en declaraties verzorgen.
• Bijhouden van e-mails en het archief van de groep beheren.
• Ontvangen en regelen van zaken voor nieuwe collega’s en studenten bij vragen.
• Ondersteunen bij organisatie van afstudeercommissies en eindpresentaties.
• Organiseren van sociale activiteiten en zorgen voor continuïteit bij afwezigheid van collega.

Skills

Communicatie

Zelfstandigheid

Proactief

Organisatievermogen

Betrokkenheid

Education

MBO+/ HBO niveau

Secretaresseopleiding

Managementassistent

Tools

MS Office

Job description

Zit plannen, regelen en organiseren in je bloed? Werk je graag in een dynamische omgeving? Vind je het leuk om medewerkers en studenten verder te helpen?
We zoeken een enthousiaste, gedreven en flexibele collega die het leuk vindt om samen met de collega management/office assistant te zorgen dat alles op rolletjes loopt.

Functieomschrijving

Het secretariaat is het hart van de onderzoeksgroep waar mensen binnenlopen met allerlei vragen. In de rol van management/office assistant ben je de spin in het web. Samen met je collega management/office assistant ben je verantwoordelijke voor alle voorkomende secretariële, organisatorische en coördinerende werkzaamheden ter ondersteuning van de onderzoekers van de Bio Organic Chemistry groep.
Samen met je collega management/office assistant heb je de vrijheid om alle taken, werkzaamheden en procedures op een efficiënte wijze in te richten. Daarnaast werk je ook samen met het BmE-management/office assistant team.

Taken

Een indruk van je dagelijkse taken:

• Je ondersteunt de hoogleraar en de groep op administratief en organisatorisch gebied. Bijvoorbeeld met het: Plannen en notuleren van vergaderingen en andere bijeenkomsten
  • Beheren van agenda’s;
  • Organiseren van reizen;
  • Afhandelen van reserveringen;
  • Verzorgen van declaraties;
  • Eenvoudige personele wijzigingen in het HR-systeem;
• Je behandelt ingekomen e-mails en daar waar mogelijk handel je deze ook zelfstandig af of onderneem je de nodige acties;
• Je houdt (wetenschappelijke) publicaties in diverse systemen bij en beheert het (digitale) archief van de groep;
• Je ontvangt en regelt zaken voor nieuwe collega’s;
• Je helpt studenten bij administratieve vragen;
• Je verleent ondersteuning met betrekking tot de organisatie van afstudeercommissies (MSc), promoties en eindpresentaties;
• Je organiseert sociale zaken in brede zin, zoals: groepsactiviteiten, jubilea, afscheid, etc.;
• Je vangt -bij afwezigheid van je collega- zaken op, zodat alles door kan gaan.

Dit is een greep uit het brede en divers takenpakket. Een belangrijk aspect dat niet direct in een taak te omschrijven is, betreft het sociale aspect van deze rol: je bent de ‘go-to-person’ en hiermee essentieel.

• Je beschikt over MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding, opleiding tot managementassistent of vergelijkbaar;
• Je bezit uitstekende contactuele eigenschappen, een zelfstandige en proactieve houding gecombineerd met een goed coördinerend vermogen;
• Je hebt affiniteit met digitale computersystemen en een goede beheersing van MS-office programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
• Je beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Kernwoorden: initiatiefrijk, nauwgezet, integer, leergierig, flexibel, betrokken, organisatiesensitiviteit.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten ).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een 38-urige werkweek). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands‑on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact — vandaag én in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap.

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven — een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D‑activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport‑regio vind je hier .

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met de vacaturehouder: Jan van Hest, Hoogleraar, [e-mail] .

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Dienstverband Bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd