Management/Office assistant

University of Twente; Enschede; Remote; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsbonus 8,3%

Vakantiegeld 8%

Pensioenvoorziening

Flexibele arbeidsvoorwaarden

Job summary

Universiteit Twente zoekt een ervaren management/office assistant voor de FMT-groep. Je biedt dagelijkse ondersteuning aan de vakgroepvoorzitter en medewerkers, beheert agenda’s, e-mailverkeer en reisplanning, en organiseert vergaderingen en evenementen. De positie vereist uitstekende Nederlands en Engels, en een proactieve, zorgvuldige werkhouding.

De functie is 32 uur per week, in eerste instantie voor 1 jaar met evaluatie. Salaris tussen €3.202 en €4.159 bruto per maand, conform UFO-schaal 7.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau vereist.
• Goed in Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling.
• Digitale vaardigheden en snelle adaptatie van systemen en tools.
• Nauwkeurig, gestructureerd en proactief in werk.
• Plannen, organiseren en deadlines bewaken.
• Teamspeler met collegiale houding en zelfstandigheid.

Responsibilities

• Agendabeheer en e-mailverkeer verzorgen.
• In- en uitgaande post verwerken en reizen boeken.
• Vergaderingen en bijeenkomsten (NL/EN) voorbereiden en organiseren.
• Symposia en conferenties organiseren.
• Verslaglegging (Engels) en monitoring van afspraken/ deadlines.
• Website- en sociale media bijhouden en communicatie ondersteunen.
• Vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelen.
• Financiën bewaken en ondersteuning bij projectmanagement.

Skills

Agendabeheer

E-mailverkeer

Reisplanning

Financieel beheer

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Websites bijhouden

Sociale media

Job description

Functieomschrijving

De vakgroep Formal Methods and Tools - FMT group van de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EEMCS) zoekt een ervaren management/office assistant. In deze veelzijdige functie bied je de dagelijkse ondersteuning aan de vakgroepvoorzitter en medewerkers van de vakgroep.

De vakgroep heeft in totaal ongeveer 40 medewerkers onder meer bestaande uit promovendi, onderzoekers en de vaste staf. Het is een internationale groep, waarin de communicatie vaak in het Engels verloopt. Binnen de vakgroep wordt veel waarde gehecht aan een open, collegiale en transparante werksfeer.

Vanuit jouw centrale positie houd je het overzicht in de veelheid van interne en externe dossiers en afspraken van de vakgroep. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen en je verricht alle voorkomende secretariële werkzaamheden zoals agendabeheer, e-mailverkeer, in- en uitgaande post, boeken van reizen, en het voorbereiden en geheel zelfstandig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten (in het Nederlands en Engels). Verder organiseer je in teamverband symposia en conferenties. Je verzorgt de verslaglegging (primair in het Engels), en monitort en bewaakt de gemaakte afspraken, deadlines en (realiseren van) actiepunten en besluiten.

Daarnaast speel je een rol in de communicatie door het bijhouden van websites, sociale media en persoonlijke contacten. Het is belangrijk dat je zorgvuldig en integer met vertrouwelijke informatie kunt omgaan. Ook bewaak je de financiën en bied je ondersteuning bij projectmanagement.

Als management/office assistant ben jij hierdoor de spin in het web, zodat de vakgroep optimaal wordt ondersteund.

Profiel

• Je beschikt over MBO+/HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt enkele jaren aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als in geschrift;
• Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen en tools snel eigen;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, en weet goed prioriteiten te stellen;
• Proactief, je pakt zelf dingen op, neemt initiatief
• Plannen, organiseren en overzicht bewaken zijn jou op het lijf geschreven. Je ziet het werk liggen. Wanneer jij aan een taak begint, wordt deze succesvol afgerond;
• Tot slot ben je een enthousiaste collega die een goede sfeer in het team belangrijk vindt en in staat is zelfstandig te werken.

Ons aanbod

• De functie is voor 32 uur per week (bij voorkeur verdeeld over 5 dagen)en is in eerste instantie voor 1 jaar. Tegen het einde van deze periode vindt een evaluatie plaats. Bij goed functioneren, wordt het dienstverband omgezet naar onbepaalde tijd;
• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid, vrijheid en zelfstandigheid, waarin ruimte is voor eigen ideeën en initiatieven en voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een positieve en informele werksfeer;
• Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris tussen €3.202,- en €4.159,- bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit salaris is conform salarisschaal 7 van de CAO Nederlandse Universiteiten (UFO profiel: Management/Office assistant 2);
• Een uitstekend pakket met arbeidsvoorwaarden conform de CAO Nederlandse Universiteiten waaronder een eindejaarsbonus van 8,3%, een vakantie-uitkering van 8%, een goed pensioen, en een keuzemodel arbeidsvoorwaarden.

Informatie en aanmelding

Mocht je vragen hebben, dan kun je contact opnemen met Marion Steenbergen, Secretariaat FMT [e-mail], of tel:[phone]

Screening maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Over de organisatie

De faculteit Electrotechniek, Wiskunde en Informatica (EEMCS) zet wiskunde, elektrotechniek en informatica in voor de voortgaande ontwikkeling van de Informatie- en Communicatie Technologie (ICT). In een tijd waarin ICT te vinden is in bijna elk apparaat of product dat we gebruiken, omarmen wij onze bijdrage aan een breed scala aan activiteiten in onze maatschappij en onze rol als pioniers van de digitale samenleving. Als onderdeel van eentechnische universiteit die vorm wil geven aan de samenleving, individuen en verbindingen, werkt onze faculteit intensief samen met industriële partners en onderzoekers in Nederland en daarbuiten en voeren we uitgebreid onderzoek uit voor externe opdrachtgevers en financiers. Ons onderzoek staat in hoog aanzien in zowel binnen- en buitenland. Het is ondergebracht in de multidisciplinaire UT-onderzoeksinstituten Mesa+ Institute, TechMed Centra en Digital Society Institute.

Als werkgever biedt de Faculteit EEMCS werk dat ertoe doet. Wij rusten je toe om nieuwe mogelijkheden te creëren voor jezelf en voor onze samenleving. Je wordt bij ons deel van een toonaangevende technische universiteit met toenemende, positieve maatschappelijke impact. We bieden een open, inclusieve en ondernemende sfeer, waarin we je stimuleren om gezonde keuzes met welzijnsfocus te maken, bijvoorbeeld via onze flexibele, aanpasbare arbeidsvoorwaarden.