Management Assistant/Office Assistant (0.8 - 1.0 fte)

TUE; Eindhoven; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Vakantietoeslag

Eindejaarsuitkering

Pensioen ABP

Reiskostenvergoeding

Sabbatical regeling

Job summary

JADS zoekt een ervaren secretariële/office managementprofessional om het MT te ondersteunen, agenda’s te bewaken en de dagelijkse gang van zaken te coördineren. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen, beheert vergaderingen, mailboxen en reisaanvragen, onderhoudt intranetpagina’s en hanteert administratieve processen.

Een proactieve, communicatieve professional past hier uitstekend. Wij bieden een boeiende positie binnen een internationale universiteit, marktconforme arbeidsvoorwaarden

Qualifications

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als management- en/of office-assistent in bestuurlijke omgevingen.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor meerdere MT-leden.
• Gezag van Microsoft Office, met Excel en Outlook; ervaring met Teams en diverse systemen/applicaties.
• De kandidaat communiceert vloeiend in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Secretariële ondersteuning van diverse overlegorganen, inclusief MT; Teilnahme agendering, verslaglegging en vergaderstukken.
• Beheer van agenda’s en mailboxen; coördineren van bijeenkomsten en voorbereiding van afspraken.
• Ondersteunen van Front Office, inclusief reisverzoeken, administratieve afhandeling en financiën/inkoopvolgsysteem Hora Finita.
• Intranetonderhoud en beheersing van gebruikersaccounts; samenwerken met diverse afdelingen.

Skills

Organiseren en structureren

Proactief

Communicatieve vaardigheden

Taalvaardigheid NL/EN

Education

Secretariële/office managementopleiding

Tools

Microsoft Office

Excel

Outlook

Microsoft Teams

Job description

Vakgebied: Ondersteuning

JADS We do cool stuff that matters, with data. Dat is onze lijfspreuk. JADS biedt onderwijs en doet onderzoek op het gebied van Data Science, Artificial Intelligence (AI) en entrepreneurship. JADS helpt organisaties hun data gedreven toekomst vorm te geven en werken onderzoekers en studenten nauw samen met het bedrijfsleven. Check out our latest cases https://www.jads.nl/cases/ .

We zijn een unieke samenwerking tussen Tilburg University en de Technische Universiteit Eindhoven. Maar wat betekent dat dan? Open je ogen voor de mogelijkheden. Verken je toekomst bij JADS en voel je welkom met deze introductie door onze medewerkers https://youtu.be/D05cQIzrDjY .

JADS bevindt zich in het prachtige voormalige klooster Mariënburg midden in het centrum van ’s-Hertogenbosch. Over onze cultuur Wij zijn een kleine en compacte organisatie en helpen elkaar waar we kunnen. Ons community gevoel staat hoog in het vaandel en samen maken we het verschil. In onze cantina ‘t Keershuys of in de binnenstad van ’s-Hertogenbosch nuttigen we onze lunch of maken we een wandeling. En natuurlijk is er ieder jaar met het voltallige personeel de mogelijkheid om carnavallend elkaar beter te leren kennen.

Functieomschrijving

De plek Je komt te werken in een dynamische omgeving met veel afwisseling en ruimte voor eigen initiatief. Primair ondersteun je het managementteam (MT) van JADS. Je maakt het mogelijk dat zij succesvol kunnen zijn: jij houdt de agenda, de mensen en de processen op koers. Je hebt veel contact met verschillende afdelingen binnen JADS om de agenda’s, overleggen en bijeenkomsten van het MT soepel te laten verlopen. Zo leer je al snel veel mensen binnen de organisatie kennen. Daarnaast maak je deel uit van het Front-Office team, waarin je dagelijks nauw samenwerkt met collega’s.

De Front Office is een centrale plek binnen JADS waar collega’s dagelijks binnenlopen met vragen of voor ondersteuning en doorverwijzing. Je vindt het leuk om mensen te helpen, bent servicegericht en krijgt energie van een rol waarin je gemakkelijk schakelt tussen uiteenlopende vragen, werkzaamheden en contacten. Juist die combinatie van organiseren, samenwerken en mensen verder helpen maakt deze functie afwisselend en dynamisch.

Werkzaamheden

Meetings en overlegondersteuning

• Je verzorgt de secretariële ondersteuning van diverse overlegorganen, waaronder het MT. Je bent daarin verantwoordelijk voor de planning en agendering, het verzamelen en verspreiden van vergaderstukken, en verslaglegging.
• Je plant organisatiebrede overleggen en bijeenkomsten in afstemming met het MT en zorgt voor een efficiënte afstemming van agenda’s en afspraken.
• Je coördineert mede de praktische organisatie van bijeenkomsten, waaronder het reserveren van vergaderruimtes, het regelen van de benodigde IT-faciliteiten en, indien gewenst, het verzorgen van catering.

Agendabeheer en mailboxen

• Je beheert de agenda’s van de MT-leden en zorgt voor een overzichtelijke planning en een goede afstemming van afspraken.
• Naast je eigen inbox beheer je meerdere functionele mailboxen en werk je vanuit verschillende agenda’s. Je bewaakt de binnenkomende verzoeken en zorgt voor een tijdige en zorgvuldige afhandeling.

Overige secretariële en organisatorische werkzaamheden Je plaatst bestellingen in het inkoopsysteem en verzorgt de administratieve afhandeling van het financiële proces. Je onderhoudt de intranetpagina’s die onder jouw verantwoordelijkheid vallen en beheert de bijbehorende gebruikersaccounts. Je beheert het PhD-volgsysteem Hora Finita en zorgt voor een correcte en actuele administratie. Samen met je collega’s van de Front Office coördineer je reisaanvragen en zorg je voor een zorgvuldige afhandeling.

Wie ben jij? Je bent een proactieve en zelfstandige allrounder die zich gemakkelijk beweegt op alle niveaus binnen de organisatie en neemt bij voorkeur ervaring in een bestuurlijke omgeving mee. Je bent sterk in complex agendabeheer en notuleren en gaat integer en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je neemt graag het initiatief en bent een echte aanjager: je houdt overzicht, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat vergaderingen goed worden voorbereid, vergaderstukken tijdig worden aangeleverd en afspraken worden nagekomen. Je wacht niet af, maar onderneemt actie waar nodig en weet anderen op een prettige manier in beweging te krijgen.

Je communiceert uitstekend in zowel het Nederlands als het Engels, mondeling en schriftelijk. Binnen het Front Office team werken collega’s nauw samen en vervangen zij elkaar bij vakantie of ziekte. Je bent collegiaal, flexibel en vindt het vanzelfsprekend om elkaar te ondersteunen en werkzaamheden over te nemen wanneer dat nodig is.

Een secretariële en/of office managementopleiding. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als management- en/of office-assistent, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving. Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor meerdere MT-leden. Goede kennis van Microsoft Office, waaronder Excel en Outlook. Ervaring met Microsoft Teams en diverse digitale systemen en applicaties.

Vaardigheden en competenties Sterk in organiseren en structureren. Zelfstandig, proactief, initiatiefrijk en organisatiesensitief. In staat om prioriteiten te stellen en overzicht te behouden. Flexibel en in staat om snel te schakelen bij veranderende situaties. Collegiaal en communicatief sterk. Integer en zorgvuldig in de omgang met vertrouwelijke informatie. Digitaal vaardig, met ervaring in het werken met diverse portalen en systemen en het vermogen om nieuwe systemen en applicaties snel eigen te maken.

Twijfel je of je voldoende aan de eisen voldoet, maar word je wel enthousiast van deze baan? Dan nodigen we je toch uit om te reageren – we kijken graag naar je profiel.

Arbeidsvoorwaarden

Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Daarnaast bieden we jou:

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,- tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van jouw kennis en ervaring (schaal 7 cao Nederlandse Universiteiten ).
• Naast je basissalaris ontvang je een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%, beide berekend over je jaarlijkse bruto basissalaris.
• Ruime verlofmogelijkheden: standaard 29 vakantiedagen per jaar (op basis van een werkweek van 38 uur). Dit aantal kun je verhogen naar 41 dagen door wekelijks twee uur extra te werken (flexibele werktijden). Werk je parttime, dan wordt het aantal verlofdagen naar rato berekend.
• Als medewerker van de TU/e neem je deel aan de pensioenregeling van ABP. Deze regeling voorziet in een ouderdoms-, een nabestaanden- en een arbeidsongeschiktheidspensioen. De TU/e betaalt 70% van de pensioenpremie; medewerkers dragen de overige 30% bij.
• Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
• Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
• Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
• We ondersteunen je welzijn met gratis 24/7 toegang tot OpenUp, waarmee jij en je gezin toegang hebben tot mentale ondersteuning, deskundig advies en online trainingen.
• Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekende ontwikkelmogelijkheden , zoals mentoring, workshops en coaching.
• Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.

Op onze website ontdek je nog meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden . Bouw verder aan je carrière bij de TU/e!

Wij zijn een toonaangevende internationale universiteit waar wetenschappelijke nieuwsgierigheid samenkomt met een pragmatische, hands-on mentaliteit. We werken op een open en samenwerkingsgerichte manier met hightechindustrieën om complexe maatschappelijke uitdagingen aan te pakken. Onze verantwoordelijke en respectvolle benadering zorgt voor impact - vandaag en in de toekomst. TU/e is de thuisbasis van meer dan 13.000 studenten en ruim 7.000 medewerkers, samen een diverse en bruisende academische gemeenschap. Ontdek wat Light Up voor de TU/e betekent in onze korte video .

Onze universiteit bevindt zich in Brainport Eindhoven - een wereldwijd toonaangevende technologieregio met meer dan 7.000 hightechbedrijven en sterke R&D-activiteiten. Brainport staat bekend om doorbraken op het gebied van AI, fotonica, halfgeleiders en geavanceerde maakindustrie. Het is een regio waar technologie in dienst staat van mensen en de samenleving. Meer informatie over de Brainport-regio vind je hier .

Als een van de grootste en meest dynamische academische communities van Nederland brengt de afdeling Mathematics and Computer Science (M&CS) meer dan 140 wetenschappelijke medewerkers, meer dan 250 promovendi en EngD-kandidaten en meer dan 3000 studenten samen. We werken nauw samen met toonaangevende industriële partners in de Brainport Eindhoven-regio en met universiteiten over de hele wereld—wat een uniek vruchtbare omgeving creëert voor zowel fundamentele doorbraken als toegepaste innovaties.

Informatie

Herken jij jezelf in dit profiel en wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Lotte van de Ven, Office Assistant via e-mail: [e-mail] of via telefoonnummer 040-2474503.

Bezoek onze website voor meer informatie over het sollicitatieproces . Je kunt hierover ook contact opnemen met Helen van Mierlo, [e-mail] of via telefoonnummer 06-28832735.

Nieuwsgierig geworden? Op www.tue.nl/jobs vind je meer over werken bij de TU/e.

Uitstekend fundamenteel onderzoek gecombineerd met een hands-on mentaliteit

Toonaangevende universiteit in samenwerking met het bedrijfsleven