Management Assistent Uitvoering

Alsema; Zuidlaren; On-site; EUR 39,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

25 vakantiedagen + 15 roostervrije DND

Pensioenregeling werkgever-deel 100%

Kantoor in Zuidlaren en Drachten

Jaarcontract met uitzicht op vast

Job summary

Alsema zoekt een Management Assistent die overzicht bewaart, afspraken plant en ervoor zorgt dat operationeel managers ontzorgd worden. Je beheert meerdere agenda's, bereidt vergaderingen voor en zorgt dat acties worden opgevolgd.

Je werkt voor meerdere managers, schakelt snel bij veranderende prioriteiten en houdt alles georganiseerd. Wij bieden een jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband en een kantoorlocatie in Zuidlaren en Drachten.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent of vergelijkbare functie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie.
• In staat om meerdere managers tegelijk te ondersteunen.
• Vertrouwelijkheid en discretie.

Responsibilities

• Beheren van agenda's van operationeel managers en plannen en coördineren afspraken en overleggen.
• Voorbereiden van managementoverleggen, informatie verzamelen en stukken en presentaties aanleveren.
• Notuleren van overleggen en opvolging van actiepunten en gemaakte afspraken.
• Onderhouden van contact met projectleiders, uitvoerders en overige afdelingen en externe partijen.
• Verzamelen en bundelen managementinformatie over projecten, capaciteit en resultaten.
• Correspondentie verzorgen, documenten redigeren en managementdocumentatie bijhouden.
• Signaleren wanneer afspraken of acties blijven liggen en zorgen voor follow-up.

Skills

Agenda beheren

Plannen

Organiseren

Prioriteren

Communicatie

Discretie

Zelfstandigheid

Education

MBO+/HBO in administratieve richting

Job description

Jij houdt overzicht, regelt wat nodig is en zorgt dat onze operationeel managers ontzorgd worden.
Bij Alsema werken dagelijks meerdere operationeel managers aan de aansturing van onze projecten en teams. Een dynamische omgeving waarin afspraken verschuiven, prioriteiten veranderen en veel zaken tegelijk spelen. Om alles soepel te laten verlopen, zoeken we een Management Assistent die graag organiseert, vooruitdenkt en structuur aanbrengt.
Je ondersteunt meerdere operationeel managers tegelijk. Je beheert agenda's, plant afspraken, bereidt overleggen voor en zorgt dat actiepunten worden opgevolgd. Je bent iemand op wie managers kunnen rekenen en die ervoor zorgt dat zaken achter de schermen goed geregeld zijn.
Je hoeft daarbij niet zelf de koers te bepalen of beslissingen te nemen. Jij zorgt ervoor dat alles georganiseerd is, afspraken worden nagekomen en managers hun werk goed kunnen doen.
Wat ga je doen?

• Je beheert de agenda's van de operationeel managers en plant en coördineert afspraken en overleggen.
• Je bereidt managementoverleggen voor, verzamelt informatie en zorgt voor de benodigde stukken en presentaties.
• Je notuleert overleggen en bewaakt de opvolging van actiepunten en gemaakte afspraken.
• Je onderhoudt contact met projectleiders, uitvoerders, collega's van andere afdelingen en externe partijen.
• Je verzamelt en bundelt managementinformatie, bijvoorbeeld over projecten, capaciteit en resultaten.
• Je verzorgt correspondentie, redigeert documenten en houdt managementdocumentatie op orde.
• Je signaleert wanneer afspraken of acties blijven liggen en zorgt dat deze opnieuw onder de aandacht komen.
  

Je werkt voor meerdere managers en krijgt daardoor met verschillende agenda's, werkwijzen en prioriteiten te maken. Soms verandert er iets op het laatste moment of krijgt een andere afspraak voorrang. Jij schakelt gemakkelijk mee en houdt het overzicht.
Dit breng jij mee
Je vindt het prettig om anderen te ondersteunen en werk uit handen te nemen. Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en haalt voldoening uit een goed georganiseerde werkdag.
Daarnaast

• heb je mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of organisatorische richting;
• heb je minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• kun je goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• ben je dienstverlenend en vind je het prettig om voor meerdere mensen tegelijk te werken;
• ben je flexibel en kun je gemakkelijk omgaan met veranderende agenda's en prioriteiten;
• communiceer je duidelijk en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk;
• ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• werk je zelfstandig en zie je wat er geregeld moet worden.
  

Dit bieden wij

• Salaris tot € 4.333 bruto per maand op basis van 40 uur (bij 32 uur circa € 3.467).
• Een werkweek van bij voorkeur 32 uur.
• 25 vakantiedagen + 15 roostervrije dagen (op basis van een fulltime dienstverband).
• 100% aanvulling op het werknemersdeel van je pensioenpremie.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een afwisselende ondersteunende functie met veel contact met collega's en managers.
• Een werkplek op ons kantoor in Zuidlaren en Drachten, binnen een betrokken familiebedrijf.
• En natuurlijk: iedere donderdag droge worst.
  

Ben jij iemand die graag organiseert, ontzorgt en ervoor zorgt dat anderen hun werk goed kunnen doen? Dan maken we graag kennis met je.