Management Assistent -Operations

OverheidZZP; Hoofddorp; On-site; EUR 45,000 - 62,000; Full time

Job summary

Schiphol Group zoekt een hands-on Management Assistant voor de Operations-afdeling. Je ontzorgt twee Senior Managers met complex agendabeheer, vergaderorganisatie en coördinatie van interne en externe contacten op Schiphol.

Je werkt nauw samen met andere assistants, organiseert facilitaire zaken en teambuilding, bewaakt deadlines en fungeert als centraal aanspreekpunt. Je discreet en proactief handelen is essentieel in deze dynamische omgeving.

Qualifications

• Afgeronde HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Goede stressbestendigheid en efficiëntie bij hoge dynamiek en veranderingen.
• VOG vereist; identiteitsbewijs geldig bij intake en startdatum.

Responsibilities

• Organiseren en prioriteren van de complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken.
• Voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen, inclusief stukken en genodigden.
• Agendebeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.
• Centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten en coördinatie van bezoek.
• Samenwerken met assistants en secretariaten binnen Schiphol Group.
• Organiseren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes en events.

Skills

Proactief

Zelfstandig

Positieve houding

Sterke organisatorische vaardigheden

Oog voor detail

Can-do mentaliteit

Data & systemen

Education

HBO-opleiding

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat twee Senior Managers binnen Operations volledig ontzorgen met complex agendabeheer, vergaderorganisatie, coördinatie van interne en externe contacten en het organiseren van diverse facilitaire en teamactiviteiten in een dynamische omgeving.

Voor Schiphol zijn we op zoek naar een hands‑on Management Assistent voor de Operations-afdeling:

Nice to know (you)

• In deze rol van management assistant ben je de rechterhand van 2 Senior Managers van de afdeling Operations.
• Je werkt nauw samen met de andere management assistants binnen Operations om zo met elkaar bij te dragen aan het soepele verloop van de dagelijkse operatie.
• Met ruim 4200 trotse collega's werken we aan onze missie: het creëren van een thuishaven voor wereldreizigers.

De afdeling Schiphol Operations

De afdeling van Schiphol Operations houdt Schiphol 24/7 in beweging. Elke dag rekenen miljoenen reizigers en honderden luchtvaartmaatschappijen op een soepel en veilig proces. Van bagageafhandeling en passagiersstromen tot de-icing en airside coördinatie: samen maken we elke dag dé dag van onze reizigers. Op de werkvloer, in de regieruimtes of binnen de havendienst: overal werk je in een wereld die nooit stilstaat. Dankzij data, techniek en teamwork blijft Schiphol continu draaien.

Connecting your world

Jij Zet Jouw Talenten In Bij Het

• Organiseren en prioriteren van de complexe agenda’s, inclusief e-mailbeheer, voorbereiding en opvolging van afspraken, het bewaken van deadlines en fungeren als oren en ogen richting het team.
• Voorbereiden, organiseren en structureren van MT-vergaderingen, inclusief het controleren van stukken, beheren van agenda en genodigden en tijdig anticiperen op wijzigingen.
• Agendebeheer en inhoudelijke ondersteuning op de achtergrond.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief het zelfstandig oppakken en opvolgen van verzoeken en het coördineren van bezoek.
• Nauw samenwerken met assistants en secretariaten binnen Schiphol Group.
• Organiseren en coördineren van facilitaire en organisatorische zaken zoals jaarplanning, catering, vergaderruimtes, teambuildingactiviteiten, heisessies en overige events.

Gezien de aard van de werkzaamheden ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je bent proactief, zelfstandig en signaleert tijdig urgente zaken, zodat je manager zich kan focussen op zijn kerntaken. Ook ben je bent altijd op zoek naar manieren om efficiënter te organiseren en sterk met data, systemen en nieuwe technologieën (zoals de inzet van AI).

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• CV & Motivatie geschreven naar de opdracht, graag in het Nederlands aanleveren en in PDF-format.
• Grootte CV dient maximaal 1500 KB te zijn.
• Een afgeronde hbo-opleiding en meerdere jaren ervaring in een managementondersteunende rol binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Vaardigheden om onder grote druk te werken en effectief om te gaan met een hoge dynamiek aan veranderingen.sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en een proactieve werkhouding.
• Een positieve, praktische en flexibele can-do mentaliteit.
• Voor deze opdracht binnen Schiphol is een VOG een vereiste (kosten van € 33,85 zijn voor rekening van de leverancier).
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.

Wensen

• Gelieve de motivatie (ook) in het CV toevoegen.
• Belangrijk: Zorg dat de kandidaat informatie volledig is ingevuld.

Competenties

• Proactief
• Zelfstandig
• Positieve en energieke houding
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Oog voor detail
• Praktische en flexibele can-do mentaliteit
• Sterk met data, systemen en nieuwe technologieën (zoals de inzet van AI)

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Schiphol is de grootste luchthaven van Nederland en een belangrijke hub voor internationaal luchtverkeer. Het bedient miljoenen passagiers, zowel zakelijk als recreatief, met vluchten naar bestemmingen over de hele wereld. Schiphol heeft een uitgebreide infrastructuur van terminals, start- en landingsbanen en faciliteiten voor passagiers en luchtvaartmaatschappijen. Als internationaal knooppunt speelt Schiphol een cruciale rol in het mondiale luchtverkeer en de connectiviteit tussen verschillende landen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.