Management assistent / Office Manager

Phone-Factory.nl; Rijswijk; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Goed salaris

Veel vrijheid en verantwoordelijkheid

Flexibele werktijden

Maandelijks verzorgde lunch

25 vakantiedagen

Pensioensopbouw

Kantoor met dakterras

Open en platte organisatie

Zusammenfassung

BWJ E-commerce B.V. zoekt een Office Manager/Management Assistant die het kantoor in Rijswijk soepel laat draaien en directie praktisch ondersteunt. Je hebt veel vrijheid en verantwoordelijkheid, bewaakt planning en regelt zaken zelfstandig, van agenda’s tot kantoorvoorraad.

De functie combineert officemanagement met HR-ondersteuning en onboarding/offboarding. Je werkt proactief, denkt mee en zorgt voor een representatieve en efficiënte werkomgeving.

Qualifikationen

• Proactief en organisatorisch sterk.
• Praktisch en administratief ingesteld.
• Nauwkeurig en betrouwbaar.
• Representatief en gastvrij.
• Communicatief sterk en initiatiefnemend.
• Digitaal vaardig met mail, agenda en eenvoudige systemen.

Aufgaben

• Ondersteunen en ontzorgen van de directie.
• Beheren en inplannen van agenda’s en afspraken.
• Voorbereiden van meetings en bezoekers ontvangen.
• Beheren van kantoor- en pantry-voorraad en facilitaire leveringen.
• Aansturen van facilitaire leveranciers en onderhoud.
• Beheer van facilitaire contracten en reserveringen.
• Coördineren van wagenpark en toegang/alarminstallaties.
• Onboarding en offboarding van medewerkers.
• Organiseren van lunches en bedrijfsactiviteiten met HR.

Kenntnisse

Proactief

Organisatorisch sterk

Praktisch

Nauwkeurig

Representatief

Gastvrij

Communicatief

Initiatief nemen

Digitaal vaardig

Jobbeschreibung

Ben jij iemand die altijd nét een stap vooruitdenkt? Zie jij wat er moet gebeuren voordat iemand het hoeft te vragen en krijg je er energie van om anderen te ontzorgen?

Dan zoeken wij jou!

Voor ons hoofdkantoor in Rijswijk zoeken wij een Office Manager/Management Assistant die ervoor zorgt dat het kantoor soepel draait én onze directie praktisch en organisatorisch ondersteunt. Je krijgt veel vrijheid en verantwoordelijkheid en bent degene die overzicht houdt, zaken zelfstandig oppakt en ervoor zorgt dat dingen geregeld zijn.

Wie zijn wij?

BWJ E-commerce B.V. begon als een schoolproject van drie vrienden: Bart, Jan-Willem en Jeffrey. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot een internationale e-commerceorganisatie met meer dan 60 collega’s en meerdere webshops in verschillende landen, waaronder Phone-Factory.nl, XoxoWildhearts.com en Smartwatchbanden.nl.

De drie oprichters staan nog altijd samen aan het roer. De lijnen zijn kort, ideeën zijn welkom en we schakelen snel. We werken hard en zijn ambitieus, maar vinden humor, gezelligheid en plezier op de werkvloer minstens zo belangrijk.

In deze functie combineer je officemanagement met ondersteuning van onze directie. Geen dag is hetzelfde en je schakelt makkelijk tussen praktische, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Ondersteunen en ontzorgen van de directie;
• Beheren en inplannen van agenda’s en afspraken;
• Voorbereiden van meetings en ontvangen van bezoekers, sollicitanten en relaties;
• Beheren en tijdig aanvullen van kantoor-, keuken-, schoonmaak- en andere voorraden;
• Bestellen van eten, drinken, kantoorartikelen en overige benodigdheden;
• Verwerken en betalen van kleinere facturen en dagelijkse uitgaven;
• Aansturen van facilitaire leveranciers en regelen van onderhoud en storingen;
• Beheren en bewaken van facilitaire contracten, abonnementen en verlengmomenten;
• Coördineren van praktische zaken rondom wagenpark, sleutels, toegang en alarmbeheer;
• Zorgen dat kantine, vergaderruimtes en algemene ruimtes netjes en representatief blijven;
• Coördineren van kantine- en corveeroulatie;
• Bewaken van BHV, EHBO-middelen en periodieke veiligheidskeuringen;
• Ondersteunen bij onboarding en offboarding van medewerkers;
• Organiseren van lunches, borrels en bedrijfsactiviteiten samen met HR;
• Aannemen en verdelen van post, pakketten en leveringen;
• Zorgen voor duidelijke planning en overdracht, zodat werkzaamheden ook tijdens afwezigheid goed doorlopen;
• Signaleren wat beter of slimmer kan en daar zelfstandig actie op ondernemen.

Het belangrijkste? Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren. Je ziet het, regelt het en komt bij grotere zaken met een uitgewerkt voorstel.

Wie zoeken wij?

We zoeken iemand die zelfstandig werkt, vooruitdenkt en graag dingen regelt.

• Proactief en organisatorisch sterk;
• Praktisch en administratief ingesteld;
• Nauwkeurig en betrouwbaar;
• Representatief en gastvrij;
• Iemand die makkelijk overzicht houdt;
• Communicatief sterk en niet bang om initiatief te nemen;
• Discreet met vertrouwelijke informatie;
• Iemand die liever met een oplossing komt dan alleen met een probleem;
• Digitaal vaardig en handig met onder andere mail, agenda’s en eenvoudige administratieve systemen.

Financieel-administratieve ervaring is geen vereiste, maar wel een mooie pré. Heb je hierin al meer ervaring en vind je het leuk om ook op dat vlak verantwoordelijkheid te pakken? Dan is er ruimte om de functie verder uit te bouwen.

Ervaring als Office Manager, Management Assistant, Directiesecretaresse, Executive Assistant of in een vergelijkbare functie is een pré.

Wat bieden wij jou?

• Een goed salaris passend bij jouw kennis en ervaring;
• Een veelzijdige functie binnen een groeiende e-commerceorganisatie;
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid om jouw functie verder vorm te geven;
• Flexibiliteit in werktijden;
• Maandelijks een verzorgde lunch met het hele bedrijf;
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
• Tegen een kleine vergoeding kun je snacks, snoep chips en heerlijk koude frisdranken krijgen;
• Een goede pensioensopbouw;
• Een open en platte organisatie, waar de deuren altijd voor iedereen openstaan;
• Extra vakantiedagen als je een jaar niet ziek bent geweest;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen;
• Toffe bedrijfsuitjes;
• Een gezellige kantine met pooltafel, darts en pingpong;
• Een heerlijk dakterras.

We vinden het belangrijk om niet alleen naar ervaring op papier te kijken, maar vooral naar de persoon erachter. Onze sfeer, samenwerking en cultuur is iets waar we echt trots op zijn, daarom kiezen we onze nieuwe collega met veel zorgvuldigheid uit.

Pas jij hier tussen?

Voor vragen kun je altijd bij ons terecht op: [e-mail].

We kijken ernaar uit om kennis met je te maken!