Management assistent

Joof; Veenendaal; On-site; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Job summary

Joof zoekt een Management Assistent / Executive Business Support die dicht op het management werkt en rust, structuur en scherpte aanbrengt in een dynamische omgeving. Je bent een belangrijke schakel en zorgt dat besluiten niet verdwijnen in de waan van de dag.

In deze rol beheer je complexe agenda's, organiseer en bereid overleggen voor, houd acties en deadlines in beeld en zorg voor zorgvuldige follow-up.

Qualifications

• Beheren van complexe agenda's en bewaken waar tijd en aandacht naartoe gaan.
• Organiseren en voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten en interne events.
• Vastleggen van acties, besluiten en deadlines, en bewaken van de opvolging ervan.
• Schakelen met interne en externe stakeholders en zorgen voor heldere, zorgvuldige communicatie.
• Ondersteunen bij uitnodigingen, opvolging, presentaties en praktische voorbereiding.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en bewaken waar tijd en aandacht naartoe gaan.
• Organiseren en voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten en interne events.
• Vastleggen van acties, besluiten en deadlines, en bewaken van de opvolging ervan.
• Schakelen met interne en externe stakeholders en zorgen voor heldere, zorgvuldige communicatie.
• Ondersteunen bij uitnodigingen, opvolging, presentaties en praktische voorbereiding.
• Opvangen van signalen uit de organisatie en deze tijdig en zorgvuldig teruggeven.
• Vooruitdenken, kritische vragen stellen als iets niet logisch is, en het management helpen scherp te blijven.

Skills

Plan en organiseren

Prioriteiten stellen

Communicatieve vaardigheden

Discreet en professioneel

Tools

Outlook

Teams

Word

PowerPoint

Excel

Job description

Arbeidsvoorwaarden

Naam functie Directiesecretaresse

Soort werklocatie Vaste werklocatie

Postcode en/of plaats 3901AA VEENENDAAL

Uren per week 36 - 40 Uur per week

Soort werktijd Wisselende werktijden

Omschrijving functie

Ben jij iemand die overzicht brengt waar veel tegelijk gebeurt? Die niet alleen agenda's beheert, maar ook ziet wat aandacht nodig heeft? En krijg je energie van regelen, schakelen, vooruitdenken en zorgen dat afspraken ook echt worden opgevolgd? Dan is dit misschien een rol die goed bij je past. Voor ons managementteam zoeken we een Management Assistent / Executive Business Support. Iemand die dicht op het management werkt en helpt om rust, structuur en scherpte aan te brengen in een dynamische omgeving. Je bent een belangrijke schakel in de organisatie: je weet wat er speelt, voelt goed aan waar gevoeligheden zitten en helpt om de juiste mensen, onderwerpen en acties bij elkaar te brengen. In deze rol ben je meer dan de persoon die afspraken plant. Je helpt prioriteiten bewaken, bereidt overleggen voor, houdt acties en deadlines in beeld en zorgt dat besluiten niet verdwijnen in de waan van de dag. Je schakelt makkelijk met collega's, MT-leden, klanten en externe relaties. Daarbij ben je professioneel, toegankelijk en discreet.

• Beheren van complexe agenda's en bewaken waar tijd en aandacht naartoe gaan.
• Organiseren en voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten en interne events.
• Vastleggen van acties, besluiten en deadlines, en bewaken van de opvolging ervan.
• Schakelen met interne en externe stakeholders en zorgen voor heldere, zorgvuldige communicatie.
• Ondersteunen bij uitnodigingen, opvolging, presentaties en praktische voorbereiding.
• Opvangen van signalen uit de organisatie en deze tijdig en zorgvuldig teruggeven.
• Vooruitdenken, kritische vragen stellen als iets niet logisch is, en het management helpen scherp te blijven.

Wat breng jij mee?

• 3+ jaar ervaring in een ondersteunende rol, bij voorkeur dicht op management of directie.
• Sterk zijn in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Vaardig werken met Outlook, Teams, Word, PowerPoint en Excel.
• Helder en zorgvuldig schrijven, en haarfijn aanvoelen welke toon bij welke doelgroep p

Nederlands - Mondeling Goed , Schriftelijk Goed

Acquisitie is niet gewenst bij deze vacature.