Administratief Medewerker (21 uur)

Amsterdam UMC; Amsterdam; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

Vakantie-uren 194,4 uur/jaar

OV-vergoeding 100%

Fietsregeling

Pensioen ABP 70% premie

Toegang tot scholingen GoodHabitz

Personeelsvereniging

Jong Amsterdam UMC vereniging

Job summary

Amsterdam UMC zoekt een administratief medewerker voor het Emma Kinderziekenhuis, afdeling Management Ondersteuning, met focus op de opleiding tot kinderarts. Je bent de spil in administratieve en organisatorische ondersteuning en werkt nauw samen met opleiders, AIOS en collega’s.

De functie vereist 21 uur per week verdeeld over drie dagen, met vaste dinsdagochtend en vrijdagochtend/ -middag en fulltime salaris bij schaal 7.

Qualifications

• MBO/HBO werk- en denkniveau is vereist.
• 3–5 jaar ervaring met complexe administratieve werkzaamheden.
• Goede communicatie, proactief en initiatief tonen.

Responsibilities

• Agendabeheer van opleiders.
• Begeleiding van AIOS, inplannen voortgangsgesprekken en beoordelingen, regelen inwerktrajecten en opleidingsportfolio's.
• Centraal aanspreekpunt voor vragen van arts-assistenten.
• Coördineren van vergaderingen en opvolging van actiepunten.
• Helpen bij coördineren van roosters en stages.
• Organiseren van bijeenkomsten en (na)scholing voor arts-assistenten.

Skills

Communicatie

Initiatief

Organisatievermogen

Digitale vaardigheden

Planningssystemen Medspace

Stressbestendigheid

Flexibiliteit

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Tools

Outlook

SharePoint

OneDrive

Teams

Medspace

Job description

Heb jij organisatietalent, werk je graag in een dynamische omgeving en draag je met jouw enthousiasme bij aan de opleiding van toekomstige kinderartsen? Dan verwelkomen we je graag als nieuwe collega op het opleidingssecretariaat Kindergeneeskunde van het Emma Kinderziekenhuis!

Als administratief medewerker ben je de centrale kracht in de administratieve en organisatorische ondersteuning van de medische vervolgopleiding tot kinderarts. Je werkt hierbij samen met de opleiders, de arts-assistenten kindergeneeskunde en je collega’s van het opleidingssecretariaat.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer: Je beheert de agenda's van de opleiders.
• Begeleiding van AIOS: Het inplannen van voortgangsgesprekken en beoordelingen, en het regelen van de inwerktrajecten en opleidingsportfolio's.
• Communicatie: Je fungeert als centraal aanspreekpunt voor vragen van arts-assistenten.
• Coördineren: Je bereidt vergaderingen voor, neemt actief deel en bewaakt de uitwerking en opvolging van actiepunten.
• Roosterzaken: Je helpt bij het coördineren van de complexe roosters en stages die een arts-assistent moet doorlopen.
• Organisatie van het onderwijs: Het plannen van bijeenkomsten en (na)scholing voor de arts-assistenten.

Voor diverse werkzaamheden bij het opleidingssecretariaat ben jij de back up. Zoals het sollicitatieproces voor de opleiding tot kinderarts en HR mutaties.

Wij zoeken een collega met de volgende kennis en kwaliteiten:

• Opleidingsniveau: MBO/HBO werk- en denkniveau
• Ervaring: 3 tot 5 jaar ervaring met complexe administratieve werkzaamheden
• Communicatie en initiatief: je communiceert helder en professioneel, werkt proactief en neemt initiatief.
• Organisatievermogen: je kunt goed schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten en bent stressbestendig onder tijdsdruk.
• Digitale vaardigheden: je werkt vlot met Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams en geavanceerde planningsystemen zoals Medspace. Nieuwe applicaties maak je je snel eigen.
• Flexibiliteit: je speelt gemakkelijk in op veranderingen en weet je aanpak aan te passen wanneer de situatie daarom vraagt.
• Dienstverlenende instelling met humor: je bent servicegericht en werkt graag samen met zowel opdrachtgevers als collega's. Je combineert dit met een goed gevoel voor humor.
• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Je werkt in het Emma Kinderziekenhuis (divisie 4 Vrouw/Kind) op de afdeling Management Ondersteuning, locatie AMC in een team van 14 collega's.

Binnen de afdeling Management Ondersteuning werk je samen met drie collega's van het secretariaat Opleiding en Onderwijs. Je hebt geen patiënten contact.

De functie omvat 21 uur per week, verdeeld over drie dagen van 7 uur, waarvan dinsdag en vrijdag vaste dagen zijn. Derde vaste dag in overleg met het team. Je werkt volledig op locatie AMC van het Amsterdam UMC.

We ontvangen je sollicitatie graag zo snel mogelijk. Als we eerder een geschikte kandidaat vinden, kan het zijn dat we de vacature eerder sluiten.

De eerste ronde sollicitatiegesprekken is op dinsdag 10 november. We vragen je hier alvast rekening mee te houden.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Henriet Ooms, Manager Managementassistentes Vrouw Kind, via [e-mail].

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.