Managementassistent Hoofd Huisartsgeneeskunde

Amsterdam UMC; Amsterdam; On-site; EUR 35,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering 8,3%

Reiskostenvergoeding 100%

Fietsregeling

Pension ABP - 70% premie betaald

GoodHabitz scholingsvrij toegang

Job summary

Amsterdam UMC zoekt een zelfstandige managementassistent voor Huisartsgeneeskunde. Je bent de rechterhand van het afdelingshoofd en ondersteunt het managementteam met secretariële, administratieve en organisatorische taken.

Je werkt zelfstandig, prioriteert en denkt vooruit. Ervaring in soortgelijke functies en affiniteit met digitale tools zoals Outlook, Teams en SharePoint zijn vereist. Een jaarcontract met uitzicht op vast en mogelijkheden om verder te ontwikkelen staan centraal.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Goede digitale vaardigheden en affiniteit met nieuwe systemen en AI.

Responsibilities

• Beheren complexe agenda en mailbox van afdelingshoofd; afspraken plannen en voorbereidende documenten klaarzetten.
• Organiseren en ondersteunen MT-vergaderingen; notulen en actie- en besluitenlijsten beheren.
• Ondersteunen HR-processen zoals mutaties, jaargesprekken en declaraties.
• Verzorgen van financiële en administratieve werkzaamheden; verwerken van facturen en beheren van overeenkomsten.
• Verhogen van efficiëntie door digitale werkprocessen via Teams/SharePoint en AI-toepassingen.

Skills

Zelfstandigheid en proactief handelen

Plannen en organiseren

Digitale vaardigheden (Outlook, Teams,

Education

HBO-niveau (relevante opleiding)

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

AI-toepassingen

Job description

Ben jij een zelfstandige managementassistent die vooruitdenkt en overzicht bewaart? Voor ons afdelingshoofd en onze afdelingsmanager zoeken we een rechterhand die zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse bedrijfsvoering. Jij regelt alles, nog voordat iemand erom vraagt.

Als managementassistent bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van Amsterdam UMC ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Ook ondersteun je de afdelingsmanager en het managementteam (MT).

Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en denkt vooruit. Je signaleert wat er nodig is, neemt initiatief en zorgt dat belangrijke zaken op tijd geregeld zijn. Daarbij zet je digitale middelen en nieuwe technologieën slim in om werkprocessen te verbeteren.

Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn:

• Je beheert de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, bereidt documenten voor en handelt e-mails waar mogelijk zelfstandig af.
• Je organiseert en ondersteunt vergaderingen van het managementteam. Je verzorgt de planning, vergaderstukken, notulen en actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging.
• Je ondersteunt bij HR-processen, zoals het voorbereiden van personeelsmutaties, het plannen van jaargesprekken en het verwerken van declaraties en ziek- en betermeldingen.
• Je verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, waaronder het verwerken van facturen, het voorbereiden van goedkeuringen en het beheren van overeenkomsten en documenten.
• Je beheert en verbetert digitale werkprocessen, onder andere via Teams, SharePoint en AI-toepassingen. Je zorgt voor een overzichtelijke administratie en een efficiënte samenwerking.

Naast deze werkzaamheden heb je oog voor de mensen om je heen. Je signaleert belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling en regelt waar nodig een attent gebaar. Zo draag je bij aan een prettige en persoonlijke werkomgeving.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo-werk- en -denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding.
• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, waarin je gewend bent zelfstandig te werken.
• Goede digitale vaardigheden, onder andere met Outlook, Teams en SharePoint. Je verdiept je graag in nieuwe systemen en AI-toepassingen.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden. Je werkt nauwkeurig, stelt prioriteiten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Een flexibele, oplossingsgerichte en servicegerichte houding. Je neemt initiatief, communiceert gemakkelijk en werkt graag samen met collega's.
• Je hebt goede sociale voelsprieten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en gasten, leeft je in anderen in en bewaakt de harmonie op de afdeling.
• Een jaarcontract met uitzicht op vast.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die zowel leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

De afdeling Huisartsgeneeskunde van Amsterdam UMC richt zich op zorg, onderwijs, onderzoek en innovatie t.b.v. de ontwikkeling van de huisartsgeneeskunde. De afdeling bestaat uit de secties Research, Huisartsopleiding, Studentenonderwijs VU en UvA, Universitaire huisartsenpraktijk (UHP) en onze Academische Werkplaats Huisartsenzorg. Samen werken we aan de kwaliteit en toekomst van de huisartsenzorg.

Je wordt onderdeel van team Huisartsgeneeskunde Centraal, waar ook communicatie en administratieve ondersteuning onder vallen. Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, de afdelingsmanager, het managementteam en andere managementassistenten. Daarnaast heb je contact met collega's binnen Amsterdam UMC en externe organisaties. Je krijgt veel zelfstandigheid en ruimte om mee te denken over de verdere verbetering van werkprocessen. Ook zijn er mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via workshops, trainingen en e-learnings.

Je werkplek bevindt zich op de medische faculteit van de Vrije Universiteit aan de De Boelelaan in Amsterdam. De afdeling werkt daarnaast vanuit verschillende locaties binnen Amsterdam UMC. Je bent regelmatig op locatie aanwezig, zodat je goed contact houdt met collega's en weet wat er binnen de afdeling speelt. In overleg met het afdelingshoofd zijn er mogelijkheden om deels vanuit huis te werken.

De eerste sollicitatiegesprekken staan gepland voor 26 november en 30 november 2026. Wij vragen je om hier alvast rekening mee te houden.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Ursula de Jonge Baas, afdelingsmanager Huisartsgeneeskunde, via 06 3048 9677 of [e-mail].

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.