Management Assistant - Secretary Plus

Jobster; Den Haag; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

Jobster in Den Haag zoekt een ervaren management assistant die het MT ondersteunt. Je zorgt voor gestructureerde agenda's, vergaderingen en administratieve processen in een bestuurlijke omgeving met circa 100 medewerkers.

Je bewaakt documenten, bereidt bijeenkomsten voor met iBabs en zorgt voor duidelijke verslaglegging en follow-up. Je werkt nauw samen met een team van ongeveer 6–8 collega's en levert proactieve procesverbeteringen.

Qualifications

• MBO 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands.
• Gevorderde kennis van Outlook en Microsoft Office 365.
• Bij voorkeur ervaring met iBabs.
• Werkervaring binnen het ministerie is een pré.

Responsibilities

• Plannen en coördineren van afspraken, overleggen en vergaderingen.
• Voorbereiden en administratief ondersteunen van vergaderingen, inclusief documentbeheer in iBabs.
• Het vastleggen van gemaakte afspraken, acties en besluiten.
• Beheren van administraties en het bewaken van een overzichtelijke informatievoorziening.
• Signalen van kansen voor procesoptimalisatie en het doen van verbetervoorstellen.

Skills

Schrijfvaardigheid

Nederlandse taalvaardigheid

Education

MBO 4 werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Tools

Outlook

Microsoft Office 365

iBabs

Job description

Dit ga je doen

Als Management Assistant ben je een onmisbare schakel voor het management. Dankzij jouw organisatorisch talent verlopen agenda's, vergaderingen en administratieve processen gestructureerd en efficiënt. Je werkt in een bestuurlijke omgeving waar geen dag hetzelfde is en ondersteunt een MT-lid binnen een betrokken organisatie van ongeveer 100 medewerkers. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het plannen en coördineren van afspraken, overleggen en vergaderingen;
• Het voorbereiden en administratief ondersteunen van vergaderingen, inclusief documentbeheer in iBabs;
• Het vastleggen van gemaakte afspraken, acties en besluiten;
• Het beheren van administraties en het bewaken van een overzichtelijke informatievoorziening;
• Het signaleren van kansen voor procesoptimalisatie en het doen van verbetervoorstellen.

Dit ben jij

Je bent een ervaren managementassistant die structuur brengt, zorgvuldig werkt en helder communiceert in een politiek-bestuurlijke omgeving.

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding;
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële functie;
• Uitstekende schrijfvaardigheid en foutloze beheersing van het Nederlands;
• Gevorderde kennis van Outlook en Microsoft Office 365;
• Bij voorkeur ervaring met iBabs;
• Werkervaring binnen het ministerie is een pré.

Over het bedrijf

Bij deze landelijke koepelorganisatie in de publieke sector in ’s-Gravenhage werk je met zo’n 100 collega’s aan thema’s als waterveiligheid, waterkwaliteit en duurzaamheid. De sfeer is informeel en inhoudelijk gedreven. Het kantoor is goed bereikbaar met OV; met de auto kun je in de omgeving betaald parkeren. Binnen het moderne kantoor vind je rustige werkplekken en voldoende ruimtes voor overleg en samenwerking.

Je sluit aan bij een secretariaat van ongeveer 6–8 collega’s binnen een programma en werkt nauw samen met een MT-lid. De sfeer is open, collegiaal en nuchter: je overlegt veel, maar werkt ook zelfstandig en gestructureerd.