Management Assistant MT & Bestuursadvisering | Hybride, 32u

AZL; Heerlen; Hybride; EUR 34 000 - 49 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Jaaruitkering 7%

Vakantiegeld 8,33%

30 vakantiedagen + diversiteitsdag

Flexibele werktijden

Keuzemodel arbeidsvoorwaarden

Hybride werken (thuis/kantoor)

Kantoor in Heerlen

On-site op kantoor 2 dagen/week

Résumé du poste

AZL zoekt een ervaren Management Assistant MT & Bestuursadvisering die georganiseerd, proactief en communicatief sterk is. Je ondersteunt directieleden en bestuur, beheert agenda's, organiseert vergaderingen en bewaakt documenten met vertrouwelijkheid.

Je werkt 32 uur per week in een hybride setup vanuit ons kantoor in Heerlen met uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder 7% jaaruitkering, vakantiegeld, 30 vakantiedagen en ruimte voor professionele ontwikkeling.

Qualifications

• Mbo4+ of HBO werk- en denkniveau.
• Relevante ervaring als management assistant, directiesecretaresse, executive assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring in een professionele, financiële, pensioen- of bestuurlijke omgeving is een pré.
• Uitstekende organisatorische en planmatige vaardigheden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.
• Kennis van Co-Pilot is een pre en je wil jezelf graag verder ontwikkelen in het toepassen van AI-tools.
• Het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belanghebbenden.
• Ervaring met vertrouwelijke informatie en gevoelige dossiers.

Responsabilités

• Proactief beheren en organiseren van complexe agenda's.
• Plannen en coördineren van interne en externe afspraken, overleggen en bijeenkomsten voor directieleden.
• Voorbereiden, organiseren en administratief ondersteunen van directievergaderingen als back up, en het voorbereiden van aanvullende overleggen, verzorgen van notulen etc.
• Bewaken van afspraken, deadlines en actiepunten.
• Verzorgen van correspondentie en communicatie namens of voor Management Team leden.
• Administratieve ondersteuning van directieleden, zoals goedkeuren van facturen en urenstaten, afhandelen van inkomende email/post, controle van stukken en documenten inclusief de hieraan gekoppelde acties m.b.t. Adobe-sign.
• Regelen van praktische zaken zoals locaties, faciliteiten en eventuele reizen naar klanten/leveranciers.
• Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Signaleren waar processen slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht d.m.v. het toepassen van AI-oplossingen.
• Signaleren van knelpunten en kansen voor verbetering van werkprocessen.
• Strikt zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie.
• Draag bij aan zowel klant- als bestuursbijeenkomsten.

Connaissances

Beheer complexe agenda's

Proactieve ondersteuning

Communicatie

AI-tools

Formation

MBO4+ of HBO werk- en denkniveau

Outils

Microsoft 365

Co-Pilot

Description du poste

AZL zoekt een ervaren Management Assistant MT & Bestuursadvisering die georganiseerd, proactief en communicatief sterk is. Je ondersteunt directieleden en bestuur, beheert agenda's, organiseert vergaderingen en bewaakt documenten met vertrouwelijkheid.

Je werkt 32 uur per week in een hybride setup vanuit ons kantoor in Heerlen met uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder 7% jaaruitkering, vakantiegeld, 30 vakantiedagen en ruimte voor professionele ontwikkeling.