Interim Management Assistant | 32 uur | Amsterdam

Zijmaakthetverschil; Amsterdam; On-site; EUR 90,000 - 96,000; Part time

Job summary

Zijmaakhetverschil zoekt een Management Assistant voor een interim opdracht van ongeveer 5–6 maanden in Amsterdam. Je werkt 32 uur per week op kantoor, met start begin januari en eind juni als verwachting.

Je ondersteunt het MT, beheert agenda’s, notuleert overleggen en verzorgt presentaties en communicatie waar nodig. De ideale kandidaat heeft meerdere jaren ervaring als Management Assistant of vergelijkbare rol en heeft bij voorkeur ervaring met huisstijlbewaking, presentaties verbeteren en

Qualifications

• Minimaal enkele jaren ervaring als Management Assistant of vergelijkbare rol.
• Ervaring met bewaken van huisstijl en presentatieverbeteringen is een sterke plus.
• Goede communicatieve vaardigheden en organisatorisch sterk.

Responsibilities

• Organiseren en voorbereiden van MT-overleggen en bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij personeelsevenementen en projecten.
• Verfraaien van presentaties en social media berichten waar nodig.
• Notuleren en opvolgen van acties en besluiten tijdens vergaderingen.

Skills

Management Assistant

Huisstijl bewaken

Presentaties verfraaien

Social media berichten

Job description

Korte informatie Interim opdracht

• Functie: Management Assistant
• Startdatum: begin of half januari
• Einddatum: verwacht ergens juni (totaal opdracht zo’n 5-6 maanden)
• Aantal uren per week: 32 uur, waarbij maandag niet als vrije dag mogelijk is
• Standplaats: Amsterdam, volledig op kantoor, goed bereikbaar met OV, parkeren niet mogelijk
• Tarief: € 65-70 per uur
• Reden: vervanging zwangerschapsverlof
• Vereiste: ervaring als Management Assistant of vergelijkbare functie
• Een sterke pre: ervaring met huisstijl bewaken, presentaties verfraaien en
  social media berichten.

Functie: Management Assistant

Een functie waarin geen dag helemaal hetzelfde is. De ene keer organiseer je een MT-overleg, de andere keer ben je bezig met een personeelsevent, ondersteun je bij een project, maak je een presentatie net wat fraaier of denk je na over wat er op social media gepost kan worden.

Samen met een collega Management Assistant vorm je een sterk team. Jullie verdelen het werk, stemmen veel af en zorgen er samen voor dat zowel het Management Team als de organisatie optimaal worden ondersteund.

Het Management Team bestaat uit zeven personen, ieder met een eigen manier van werken. De ene manager heeft veel behoefte aan ondersteuning bij agenda- en prioriteitenbeheer, terwijl de ander vooral een beroep doet op je organisatorische vaardigheden of administratieve ondersteuning.

Een belangrijke secretaresse taak is de aanwezigheid bij verschillende overleggen. Je maakt aantekeningen van de belangrijkste punten, bewaakt acties en pakt zaken zelfstandig op. Oftewel het leuk vinden om te notuleren en ook deze ervaring meebrengen is belangrijke bij deze opdracht.

Jouw werkzaamheden als Management Assistant
Je bent betrokken bij alles wat speelt binnen het Management Team en de organisatie. Denk hierbij aan:

• Organiseren en voorbereiden van MT-overleggen en bijeenkomsten
  • Beheren van agenda’s en ondersteunen bij dagelijkse werkzaamheden van het management
  • Onderhouden van interne en externe contacten; je weet gemakkelijk met uiteenlopende partijen (van aandeelhouders tot huurders, aannemers, notarissen, etc.) te communiceren
  • Organiseren van personeelsuitjes en evenementen in binnen- en buitenland
  • Beheren van het wagenpark en de mobiele telefonie
  • Bijhouden van ziekte- en verlofregistratie
  • Afstemmen met de receptie over afspraken en bezoekers
  • Ondersteunen bij uiteenlopende administratieve en organisatorische werkzaamheden

De ervaring die jij meebrengt
Jij hebt al een aantal jaar werkervaring in een Management Assistant functie of soortgelijke rol. Bij voorkeur voor een Management Team en ideaal als dit bij een vergelijkbare organisatie is. Je bent iemand die goed kan samenwerken met een andere collega Management Assistant. Door jouw ervaring weet jij snel ergens jouw weg te vinden binnen een dynamische omgeving.

Je bent organisatiesensitief, kunt goed omgaan met mogelijke politieke en bestuurlijke gevoeligheden en je bent perfect in staat om oplossingsgericht en praktisch te werken. Je bent op een charmante en gepaste wijze mondig en je weet mensen snel voor je te winnen.

Het bedrijf
Het is een vastgoedorganisatie die al vele jaren werkzaam is vanuit Amsterdam. Geen snelle commerciële wereld, maar vastgoed met aandacht. De organisatie bevindt zich op een toplocatie in de binnenstad van Amsterdam. Een fijne werkplek waar zo’n 40 professionals werken.

Een plek waar professionaliteit is en net zo goed veel aandacht voor gezelligheid. Een prettige werkomgeving waar je jezelf kunt zijn.

Wat biedt ZIJ jou
Het tarief voor deze opdracht is: € 65,- tot 70,- per uur exclusief BTW.
Als ZZP’er factureer je aan ons. Wij betalen jouw factuur altijd binnen de termijn.

Met ZIJ werk je samen met een ervaren bemiddelingsbureau voor (interim) Assistants, secretaresses en administratief personeel. Als team hebben wij de kwaliteit van jou als kandidaat hoog in het vaandel staan. Wij voorzien jou van uitgebreide informatie over de opdracht zodat je goed weet wat je kunt verwachten. Eenmaal gestart via ZIJ, dan zijn wij jouw collega op afstand met wie je altijd kunt sparren. ZIJ is betrokken!

Interesse
Heb je interesse in deze opdracht? Neem dan contact met ons op. Je kunt jouw CV en/of link van jouw LinkedIn profiel sturen naar [e-mail]. Voor vragen kun je contact opnemen met Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499.

Elke reactie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).