Implementatiemanager Nieuw Zaaksysteem VTH

Matchd; Arnhem; On-site; EUR 75,000 - 95,000; Full time

Job summary

De provincie Gelderland zoekt een ervaren Senior Implementatiemanager voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem voor de afdeling VTH. De opdracht is een tijdelijke, afgebakende functie met circa 24 tot 28 uur per week en loopt tot en met 31 januari 2028, met mogelijke verlenging.

Verantwoordelijkheden omvatten implementatiesturing, procesinrichting, stakeholders- en leveranciersmanagement, migratie en migratietesten, en een beheerde overdracht naar beheer en gebruikersorganisaties.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Ervaring als project-, programma- of implementatiemanager bij een overheidsorganisatie.
• Ervaring met SaaS-implementaties en veranderingsprocessen.
• Aantoonbare ervaring met datamigratie- of conversietrajecten.

Responsibilities

• Implementatiesturing en projectbeheersing: plan, mijlpalen en beslismomenten.
• Procesinrichting en verandermanagement: procesinrichting en draagvlak creëren.
• Stakeholder- en leveranciersmanagement: afstemming tussen management, gebruikers en leveranciers.
• Migratie: opzetten en aansturen van migratietraject en testvoering.
• Testen, acceptatie en overdracht: UAT, ketentesten en overdracht naar beheer.

Education

HBO-opleiding

Job description

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 2.000 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Functiebeschrijving

Situatieomschrijving

De provincie Gelderland zoekt een ervaren Senior Implementatiemanager voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem t.b.v. de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH). De implementatiemanager is verantwoordelijk voor de integrale aansturing van het implementatietraject en vormt de verbindende schakel tussen management, gebruikers, leverancier, I&A, informatiebeheer/DIV en beheerorganisatie.

De opdracht richt zich nadrukkelijk niet alleen op de technische implementatie van het systeem, maar ook op procesinrichting, verandermanagement, gebruikersadoptie, leverancierssturing, migratie, testmanagement en de borging van het systeem binnen de beheerorganisatie. De implementatiemanager voert regie op alle samenhangende werkstromen en zorgt voor een beheerste invoering van het nieuwe systeem binnen de afdeling VTH.

De implementatiemanager evalueert de opleverresultaten tussentijds met de programmanager realisatie verbeter- en versnellingsplan VTH. De programmamanager is geworven met het oog op formatieve groei van de afdeling en het maken van de nodige interne verbeterslagen. Dat geldt voor de processen, het inzicht in en het gebruik van data, als ook de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht bestaat uit

De opdracht betreft het zelfstandig afronden en opleveren van een aantal concrete producten voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Het gaat om een tijdelijke, afgebakende opdracht met een gemiddelde inzet van circa 24 tot 28 uur per week en een looptijd tot en met 31 januari 2028 (eventueel is een verlenging mogelijk).

• Implementatiesturing en projectbeheersing
  • Levert een gedragen implementatieplan op inclusief mijlpalen, afhankelijkheden en beslismomenten.
  • Zorgt voor voorspelbare voortgang, tijdige besluitvorming en beheersing van risico's.
  • Levert periodiek stuurinformatie over voortgang, kwaliteit, capaciteit, financiën en risico's.
  • Stuurt op realisatie van de afgesproken scope, planning en resultaten.
• Procesinrichting en verandermanagement
  • Levert een werkbare en gedragen inrichting van processen binnen het nieuwe zaaksysteem.
  • Borgt een succesvolle overgang van de huidige naar de nieuwe werkwijze.
  • Creëert draagvlak bij management, proceseigenaren, gebruikers en ketenpartners.
  • Zorgt voor succesvolle gebruikersacceptatie en ingebruikname van de oplossing.
• Stakeholder- en leveranciersmanagement
  • Verbindt management, gebruikers, informatiebeheer, ICT, functioneel beheer en leveranciers rondom gezamenlijke doelen.
  • Stuurt leveranciers en implementatiepartners aan op resultaat, kwaliteit en planning.
  • Borgt naleving van afspraken, contractuele verplichtingen en beoogde prestaties.
  • Escaleert tijdig en zorgt voor adequate besluitvorming bij knelpunten.
• Migratie
  • Richt een afzonderlijk deelproject migratie in onder leiding van een deelprojectleider migratie.
  • Stuurt de deelprojectleider aan en draagt eindverantwoordelijkheid voor de migratiestrategie, planning, kwaliteit en besluitvorming, waaronder het opschonen van dossiers, documenten en zaakgegevens en het opstellen en uitvoeren van migratietesten.
  • Borgt dat de migratie integraal onderdeel blijft van het implementatieprogramma en aansluit op processen, informatiebeheer en ingebruikname.
• Testen, acceptatie en overdracht
  • Zorgt voor een succesvolle uitvoering van gebruikersacceptatietesten, ketentesten en proefmigraties.
  • Borgt dat geconstateerde bevindingen tijdig worden opgelost.Realiseert een beheerste overdracht naar beheer- en gebruikersorganisaties en levert een compleet overdrachtsdocument.

Resultaat en afronding

Eindresultaat: een stabiele en beheerste ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem binnen de afdeling Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).

14 maanden - 24-28 uur - 0.78 fte

Functie-eisen

Dutch native or near native

Knock-outcriteria:

• Minimaal een afgeronde HBO opleiding;
• Minimaal 4 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2017 - heden) als project-, programma- of implementatiemanager binnen een overheidsorganisatie, met verantwoordelijkheid voor planning, risicobeheersing, voortgangsrapportages en besluitvorming;
• Ervaring als implementatiemanager en/of programmamanager bij de implementatie van een bedrijfskritische SaaS-oplossing binnen een complexe organisatie, waarbij sprake was van procesverandering, inrichting van beheer en adoptie, aantoonbaar met minimaal 2 opdrachten/projecten;
• Aantoonbaar minimaal één datamigratie- of conversietraject succesvol uitgevoerd of aangestuurd, waaronder de migratieplanning, waarbij dossiers, documenten en metadata zijn voorbereid, opgeschoond, gevalideerd en gemigreerd naar een nieuw systeem;
• Ervaring met het analyseren en optimaliseren en implementeren van bedrijfsprocessen, aantoonbaar met minimaal 2 opdrachten/projecten;
• Ervaring met de eindverantwoordelijkheid voor het aansturen van softwareleveranciers binnen complexe implementaties, waaronder het bewaken van contractafspraken en het managen van scopewijzigingen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden;
• Ervaring met het begeleiden van organisatieveranderingen binnen complexe implementatie- of digitaliseringstrajecten, waarbij je eindverantwoordelijk bent geweest voor organisatiebrede verandertrajecten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden;
• Aantoonbare ervaring met het organiseren en aansturen van testtrajecten, waaronder gebruikersacceptatietesten, integratie- en ketentesten en vrijgave naar productie, waarbij je eindverantwoordelijk bent geweest voor de totale test- en vrijgaveaanpak, aan te tonen met praktijkvoorbeelden;
• Minimaal 5 jaar ervaring opgedaan bij een softwareleverancier, implementatiepartner of consultancyorganisatie en begrijpt daardoor zowel de opdrachtgeversbelangen als de leveranciersbelangen, aan te tonen met praktijkvoorbeelden;
• Kennis van en ervaring met processen binnen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH), én implementatie van een VTH-systeem, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.