Functioneel Beheerder

Douane Nederland; Schiphol; On-site; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Job summary

Douane Nederland zoekt een Functioneel Beheerder voor het Douane Diensten Centrum. Je beheert functioneel diverse applicaties zoals Infobank en PMD en levert een rol in het toekomstige Service Management Systeem.

Je werkt intensief samen met de DDC, KCC en IT-teams en vertaalt gebruikerswensen naar concrete verbeteringen. Je onderzoekt mogelijkheden op gebied van AI voor dienstverlening en bedrijfsvoering en levert functioneel beheer en ontwerpen op basis van wensen, in afstemming met interne en

Qualifications

• HBO-diploma IT of vergelijkbaar is gewenst.
• Aantoonbare kennis van functioneel beheer.
• Inzicht in organisatorische samenhangen binnen Douane en DDC.
• Sterke advies- en communicatieve vaardigheden.
• Goede kennis van informatiesystemen en procesinrichting.

Responsibilities

• Beheer van Infobank en PMD (functioneel).
• Bijdragen aan implementatie van nieuw Service Management Systeem.
• Ontwerpen van functionele ontwerpen na goedkeuring van wensen.
• Onderhouden van contacten met technisch beheer en ontwikkelaars.
• Bijdragen aan inrichting en gebruik van kennisbank en dashboards.

Skills

Functioneel beheer

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Omgevingsbewustzijn

Education

HBO-diploma IT

Job description

Wil jij bijdragen aan de optimalisatie van de dienstverlening binnen de Douane? Heb jij een pioniersgeest en vindt je het een leuke uitdaging om oplossingen te bedenken die verder gaan dan de huidige standaarden? Dan is de functie van Functioneel Beheerder, bij het Douane Diensten Centrum mogelijk iets voor jou!

Als Functioneel Beheerder binnen het Douane Diensten Centrum (DDC) ben je verantwoordelijk voor het functioneel beheer van diverse lokaal ontwikkelde applicaties, waaronder de Infobank en het Personeels Managementsysteem Douane (PMD). Daarnaast wordt op termijn ook het beheer van een nieuw Service Management Systeem onderdeel van je werkzaamheden. Naast deze beheertaken draag je waar nodig ook bij aan andere activiteiten binnen het team Dienstverlening.

In deze functie werk je intensief samen met collega’s binnen het team Dienstverlening, medewerkers van het DDC en contactpersonen van andere Douane-onderdelen. Je onderhoudt actief contact met gebruikers om hun wensen, ervaringen en knelpunten in kaart te brengen. Deze signalen vertaal je naar passende oplossingen en verbeteringen binnen de verschillende applicaties en dienstverlening.

Een belangrijke ontwikkeling binnen het DDC is de introductie van een centraal telefoonnummer dat gaat functioneren als het enige loket voor alle contacten met medewerkers. Hiervoor wordt binnen het telefonieplatform een eerste- en tweedelijns dienstverlening ingericht. Als Functioneel Beheerder ben jij verantwoordelijk voor de functionele inrichting van deze omgeving. Daarbij werk je nauw samen met het Klant Contact Centrum en de betrokken teamleiders om een efficiënte en gebruiksvriendelijke dienstverlening te realiseren.

Ook speel je een belangrijke rol bij de verdere ontwikkeling van het Personeels Managementsysteem Douane (PMD). Deze lokaal ontwikkelde applicatie ondersteunt de workflow van administratieve processen binnen de organisatie. Momenteel bevindt de applicatie zich in de testfase van de basisfunctionaliteiten. Tegelijkertijd zijn er al verschillende wensen voor aanvullende functionaliteiten. Zodra deze wensen zijn goedgekeurd, werk jij deze uit in functionele ontwerpen die vervolgens door lokale ontwikkelaars worden gerealiseerd.

Daarnaast wordt dit jaar een nieuwe kennisbank voor DDC-medewerkers opgeleverd. Deze lokaal ontwikkelde applicatie ondersteunt medewerkers bij het vinden en delen van kennis. Jij voert hiervoor de functioneel beheertaken uit en onderhoudt de contacten met technisch beheer en de ontwikkelaars binnen de directie IT. Hierdoor zorg je ervoor dat de applicatie optimaal aansluit bij de behoeften van de gebruikers en goed blijft functioneren.

Verder bevindt het DDC zich momenteel in een verwervingstraject voor een nieuw Service Management Systeem. Na de aanschaf van deze applicatie word je betrokken bij zowel de implementatie als het functioneel beheer. Je levert hierbij een belangrijke bijdrage aan de inrichting, het gebruik en de verdere doorontwikkeling van het systeem.

Naast je reguliere werkzaamheden heb je interesse in de mogelijkheden die Artificial Intelligence (AI) biedt voor de Douane. Je volgt ontwikkelingen op dit gebied actief en onderzoekt, binnen de geldende kaders van de Douane en de Rijksoverheid, hoe AI kan bijdragen aan de dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarbij ben je in staat om hierover af te stemmen met onder andere team Douane Automatisering Ondersteuning en de directie IT.

Afhankelijk van de behoefte binnen de organisatie kun je daarnaast worden ingezet op werkzaamheden rondom het beheer van het Serviceplein en Kennisplein, het opstellen en onderhouden van dashboards en rapportages en het beheer van de producten- en dienstencatalogus. Door jouw brede inzetbaarheid en je samenwerking met verschillende interne en externe stakeholders lever je een belangrijke bijdrage aan de verdere professionalisering van de dienstverlening binnen het Douane Diensten Centrum.

Een bijzondere baan, omdat...

• Je taken uitvoert die alle DDC medewerkers raken.
• Je meewerkt aan het realiseren van het dienstverleningsmodel van het DDC.
• Je deel uitmaakt van een nieuw team met veelal nieuwe medewerkers met een pioniersgeest.

“Ik zie team dienstverlening als een hele mooie omgeving om iets nieuws te helpen opbouwen waar de Douane echt iets van gaat merken”

Wanneer past deze baan bij je?

• je bent in het bezit van een HBO diploma bij voorkeur in de richting IT of je hebt aantoonbaar HBO werk- en denkniveau
• je beschikt over (algemeen) theoretische en toepassingsgerichte kennis op gebied van functioneel beheer
• je hebt bij voorkeur inzicht in organisatorische en inhoudelijke samenhangen binnen de Douane en de DDC, het KCC, team dienstverlening en DDC
• je op de hoogte van diverse informatiesystemen binnen Bedrijfsvoering Douane
• je speelt een aanjagende rol op gebied van het dienstverleningsmodel van het DDC bij de afnemer en de interne organisatie
• je beschikt over sterke advies- en communicatieve vaardigheden om kennis en informatie helder over te brengen.
• samenwerken
• omgevingsbewustzijn
• mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• voortgangscontrole

De afdeling - Douane Diensten Centrum

De DDC wil zich de komende jaren ontwikkelen tot een Shared Service Organisatie. De DDC biedt diensten ter ondersteuning van de bedrijfsvoering van de Douane. Zij verwerkt, toetst, signaleert en voert uit. De DDC ondersteunt hiermee op een uniforme, snelle en efficiënte manier de (massale) bedrijfsvoering processen van de Douane.

Dienstverlening zien wij als een vak apart. Afnemers kunnen rekenen op een voorspelbare, bereikbare en kwalitatieve dienstverlening.

De DDC is direct onder de DG Douane geplaatst en bestaat uit 10 teams op het gebied van Dienstverlening; HR Ondersteuning, Middelen / Bestellingen / financiële administratie,; Automatiseringsondersteuning; Integrale veiligheid; Interne controle; Nederlands Douane Orkest; Belasting en Douane Museum.

Team dienstverlening zorgt voor een gestroomlijnde en efficiënte inrichting van de dienstverlening van het DDC. Dit omvat o.a. het vastleggen van taken, rollen, verantwoordelijkheden en adviezen op het gebied van dienstverlening. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van het Klant Contact Centrum (KCC) als Single Point of Contacts en het inrichten en onderhouden van belangrijke management-informatie op het gebied van dienstverlening. Ook speelt het team een cruciale rol bij afhandeling van klachten en escalaties binnen de governance-structuur.

Je komt terecht in een team dat volop in ontwikkeling is. Het team Dienstverlening bestaat uit een manager, een accountmanager en 11 overige fte, waaronder de functie van functioneel beheerder, waarvoor deze vacature is opgesteld. Het merendeel van het team is onlangs aangesteld. Dit betekent dat je niet alleen bijdraagt aan de inhoudelijke ontwikkeling van dienstverlening, maar ook een belangrijke rol speelt in de opbouw van een sterk en goed samenwerkend team.

De organisatie - Douane

De Douane is een handhavingsdienst, stelt de verschuldigde douanerechten en accijnzen vast en heft en int deze. De geïnde bedragen worden afgedragen aan de Nederlandse schatkist en de EU. De Douane zorgt er ook voor dat de samenleving zo goed mogelijk wordt beschermd tegen onveilige en ongewenste goederen. Hieronder valt een breed scala aan taken op het terrein van veiligheid, milieu, flora en fauna, gezondheid en cultuur. Én de Douane draagt bij aan het versterken van de concurrentiepositie van Nederland en de EU door toe te zien op de naleving van Europese maatregelen voor marktordening en te zorgen voor een snelle en goede douaneafhandeling, resulterend in zo min mogelijk oponthoud en lage administratieve lasten.

Het werkterrein van de Douane is opgedeeld in landelijke directies en bureaus, het Douane Dienstencentrum (DDC), het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) en acht regiokantoren. De regiokantoren bevinden zich in Amsterdam, Rotterdam, Breda, Groningen, Arnhem, Eindhoven en op twee locaties op de luchthaven Schiphol. De landelijke directies en bureaus zien toe op de eenheid van beleid en uitvoering op het gebied van handhaving, operaties, financiën en control, informatievoorziening en mens en middelen. Daarnaast bewaken zij de samenhang binnen Douane Nederland. Het DLTC stuurt de handhaving aan op basis van risicobeheersing. De informatietechnologie-keten zorgt voor de veiligheid, stabiliteit en continuïteit van de IT-dienstverlening. Het DDC levert producten en diensten op het gebied van bedrijfsvoering aan de douanekantoren.

Bijzonderheden

Deze vacature is intern en extern opengesteld.