Formalities Officer Coordinator

EP&C; Nederland; Hybrid; EUR 58,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

8% vakantiegeld

Goede pensioenregeling

Job summary

EP&C zoekt een Formalities Officer Coordinator die octrooiprocedures bewaakt en een team effectief aanstuurt. Je combineert inhoudelijke octrooi­administratie met coördinatie, begeleidt collega's en bewaakt deadlines en kwaliteit.

Je bent het dagelijkse aanspreekpunt binnen het Patent Supportteam, onderhoudt contact met klanten en buitenlandse agenten, en levert actieve bijdrage aan procesverbeteringen en rapportages. Hybrid werken is mogelijk in deze rol.

Qualifications

• MBO+/HBO werk- en denkniveau is vereist.
• Officiële certificatie als Formalities Officer is vereist of sterk verwant.
• Ervaring als Senior Formalities Officer of vergelijkbaar niveau is gewenst.
• Ervaring met coördineren of leidinggeven heeft de voorkeur.
• Zeer sterke communicatieve vaardigheden en een verbindende werkstijl.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Dagelijks aanspreekpunt zijn voor het Patent Supportteam en verdeling van werkzaamheden bewaken.
• Procedures coördineren, team begeleiden en operationele kwaliteit waarborgen.
• Betrokken zijn bij dossierbeheer, deadlines bewaken en klantencontact onderhouden.
• Rapportages maken en kansen signaleren voor procesverbetering.
• Samenwerking met octrooigemachtigden en teamleider optimaliseren.

Skills

Coördinatie vastleggen

Leidinggeven

Communicatieve vaardigheden

Nederlands (mondeling & schriftelijk)

Engels (mondeling & schriftelijk)

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Officiële certificatie Formalities Officer

Job description

Vacature: Formalities Officer Coordinator | Rijswijk (30-37,5 uur)

Als Formalities Officer Coordinator zorg je ervoor dat octrooiprocedures soepel verlopen én dat jouw team optimaal kan functioneren. Je combineert inhoudelijke expertise op het gebied van octrooiadministratie met een coördinerende rol, waarbij je collega's begeleidt, processen bewaakt en actief meewerkt in de dagelijkse praktijk.

Je bent het dagelijkse aanspreekpunt voor het Patent Supportteam van Team Boyle en zorgt ervoor dat werkzaamheden goed worden verdeeld, uitgevoerd en opgevolgd. Daarbij bewaak je de kwaliteit van de dienstverlening, ondersteun je collega's in hun ontwikkeling en vorm je de schakel tussen het team, de octrooigemachtigden en de teamleider.

Verder blijf je zelf actief betrokken bij het dossierbeheer. Je bewaakt deadlines, ondersteunt gemachtigden bij administratieve en procedurele werkzaamheden, onderhoudt contact met klanten en buitenlandse agenten en zorgt ervoor dat dossiers correct en tijdig worden verwerkt.

Binnen EP&C werk je in een omgeving waarin kwaliteit, samenwerking en continue verbetering centraal staan. In deze functie heb je een belangrijke rol in het optimaliseren van werkprocessen en de informatievoorziening binnen het team. Je neemt deel aan coördinatorenoverleggen, maakt rapportages en signaleert kansen om processen efficiënter in te richten.

Je weet collega's te ondersteunen, overzicht te houden en tegelijkertijd de dagelijkse operatie soepel te laten verlopen. Daarbij krijg je veel ruimte om initiatief te nemen en jouw ervaring in te zetten om het team verder te ontwikkelen.

“Jouw overzicht geeft anderen ruimte om het beste uit hun werk te halen.”

Wie ben jij?

Je bent nauwkeurig, organisatorisch sterk en voelt je prettig in een rol waarin je zowel coördineert als uitvoerend meewerkt. Je weet mensen te verbinden, houdt overzicht en blijft rustig wanneer meerdere deadlines tegelijkertijd aandacht vragen.

Verder heb je:

• mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• een officiële certificatie als Formalities Officer;
• werkervaring als Senior Formalities Officer of vergelijkbaar niveau;
• bij voorkeur ervaring met coördineren of leidinggeven;
• sterke communicatieve vaardigheden en een verbindende werkstijl;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, dit zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij?

• een veelzijdige functie waarin je coördineert, begeleidt én inhoudelijk meewerkt, waar ook ruimte is voor jouw eigen ideeën;
• veel verantwoordelijkheid en ruimte om je rol verder vorm te geven;
• samenwerking binnen een hecht en professioneel team;
• opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via de EP&C Academy;
• hybride werken;
• een jaarcontract voor 30 tot 37,5 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband;
• een aantrekkelijk salaris passend bij jouw kennis en ervaring;
• een 13e maand en 8% vakantiegeld;
• een goede pensioenregeling;
• aandacht voor vitaliteit en een gezonde werk-privébalans.

Je komt terecht in een hecht, professioneel team waarin we elkaar scherp houden én helpen. Je krijgt verantwoordelijkheid, vertrouwen en ruimte om je rol verder vorm te geven. Geen gewone administratieve baan, maar een functie waarin je coördineert, begeleidt en zelf ook inhoudelijk meedraait.

Daarnaast bieden we:

• Jaarcontract (30–37,5 uur) met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een aantrekkelijk salaris, 13e maand en 8% vakantiegeld.
• Mogelijkheid tot hybride werken.
• Een goede pensioenregeling.
• Ontwikkelmogelijkheden via onze EP&C Academy en aandacht voor vitaliteit.

EP&C is een modern octrooibureau met een rijke historie. Met ruim negentig collega's, verdeeld over vijf vestigingen in de Benelux, helpen wij innovatieve ondernemingen hun ideeën, technologieën en intellectueel eigendom optimaal te beschermen.

Onze kracht ligt in de combinatie van specialistische kennis, persoonlijke betrokkenheid en een sterke focus op samenwerking. We geloven in kwaliteit, integriteit en continue ontwikkeling. Bij EP&C krijg je veel verantwoordelijkheid, maar sta je er nooit alleen voor. We investeren actief in jouw professionele én persoonlijke groei.

Klaar voor jouw volgende stap?