Facilitair medewerker

Gemeente Leidschendam-Voorburg; Leidschendam; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Gemeente Leidschendam-Voorburg zoekt een gedreven medewerker facilitaire dienstverlening die meldingen in TOPdesk beheert en afstemming met collega's, interne teams en leveranciers verzorgt. Je bereidt vergaderingen en evenementen voor, ontvangt bezoekers en ondersteunt bij bijzondere bijeenkomsten.

Je signaleert verbeterkansen en werkt mee aan digitalisering van processen, met aandacht voor dienstverlening en representativiteit.

Qualifications

• Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
• Klantgericht, communicatief sterk en professioneel in contact met collega’s, bezoekers en leveranciers.
• Vaardig met digitale systemen en bereid TOPdesk en andere systemen snel te leren.
• Praktisch ingesteld, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende vragen.
• Flexibel inzetbaar bij bijeenkomsten en evenementen, soms buiten reguliere werktijden; rijbewijs B gewenst/vereist.

Responsibilities

• Behandelen en bewaken van facilitaire meldingen en aanvragen in TOPdesk.
• Oplossen van vragen en afstemmen met collega’s, interne teams en leveranciers.
• Voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Ontvangen van bezoekers en ondersteunen bij bijzondere bijeenkomsten.
• Signaleren van verbeterkansen en meewerken aan digitalisering van processen.

Skills

Nederlandse taalbeheersing

Klantgericht

Digitale systemen

Praktisch ingesteld

Beschikbaar buiten uren

Tools

TOPdesk

Job description

Schakel tussen digitale meldingen en praktisch werk. Help collega’s, bezoekers en leveranciers en verbeter samen onze facilitaire dienstverlening.

Hoe doe jij ertoe:

• Behandelen en bewaken van facilitaire meldingen en aanvragen in TOPdesk.
• Oplossen van vragen en afstemmen met collega’s, interne teams en leveranciers.
• Voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Ontvangen van bezoekers en ondersteunen bij bijzondere bijeenkomsten.
• Signaleren van verbeterkansen en meewerken aan digitalisering van processen.

Hoe ziet je dag er uit?

Je start met het bekijken van de nieuwe meldingen in TOPdesk. Je beoordeelt wat nodig is, lost vragen waar mogelijk zelf op en schakelt anders met een collega of leverancier. Je houdt de voortgang bij en informeert de aanvrager.

Daarna maak je een vergaderruimte klaar. Je controleert de opstelling en de audiovisuele apparatuur, zodat de bijeenkomst goed kan beginnen. Tussendoor help je collega’s met facilitaire vragen en ontvang je bezoekers. Soms ondersteun je bij een raads- of commissieactiviteit, een ontvangst van het college of een huwelijk.

Je wisselt digitaal werk af met praktische werkzaamheden in onze gebouwen. Je denkt ook mee over hoe meldingen, aanvragen en terugkerende handelingen slimmer en eenvoudiger kunnen. Je hoeft daarvoor geen IT-specialist te zijn; initiatief en nieuwsgierigheid zijn belangrijk.

Wat breng je mee?

• Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk), verzorging en representativiteit. Jij bent tenslotte het visite kaartje van de organisatie.
• Klantgericht, communicatief sterk en professioneel in contact met collega’s, bezoekers en leveranciers.
• Vaardig met digitale systemen en bereid om TOPdesk en andere systemen snel te leren.
• Praktisch ingesteld, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende vragen.
• Flexibel inzetbaar bij bijeenkomsten en evenementen, soms buiten reguliere werktijden; rijbewijs B is gewenst/vereist (nog te bevestigen).

Ervaring in een facilitaire functie is geen voorwaarde. Ook starters en kandidaten uit hospitality, dienstverlening of techniek zijn welkom.

Wat doen we voor jou?

• Salaris van minimaal €2.472 en maximaal €3.579 per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 5)
• Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten
• Een iPhone
• Afwisselende functie met mensen, digitale systemen en praktische werkzaamheden.
• Werken in een betrokken team met korte lijnen, binnen een gemeente van circa 75.000 inwoners.

Werk jij straks hier?

Werken voor Bedrijfsvoering (BV) is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, bestuursadvisering, inkoop, facilitaire zaken, en juridische zaken en bezwaar. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Goed om te weten

• Voor meer informatie kun je contact opnemen met Hester Soeters (teamleider) via [e-mail] of met Boy van Leeuwen (facilitair coördinator) via [e-mail]
• Reageren kan tot en met 25 november
• Eerste gesprekken vinden plaats op 30 november en de tweede gesprekken op 8 december.

Voor de invulling van deze vacature werken wij niet samen met externe partijen. Acquisitie is daarom niet nodig.