Backoffice medewerker Facilitaire Zaken

Gemeente Hoorn; Hoorn; Hybrid; EUR 41,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

Reiskostenvergoeding

Opleidingsmogelijkheden Westfriesland

Individueel keuzebudget 17,05%

Job summary

Gemeente Hoorn zoekt een medewerker Facilitaire Zaken met mbo-niveau voor het afhandelen van meldingen, reserveringen en facturaties. Je werkt met TOPdesk en verwerkt aanvragen van collega’s en leveranciers. Je houdt contractgegevens actueel en levert maandelijkse overzichten.

Je werkt 22 uur per week verdeeld over 3 of 4 dagen, met vaste vrijdagen. Na 12 maanden bestaat er uitzicht op een vast dienstverband; thuis- en reiskostenvergoedingen en opleidingsmogelijkheden zijn onderdeel van het

Qualifications

• MBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring met klantcontact en administratief werk.
• Kennis van TOPdesk is een pré.
• Nauwkeurig werkende en overzicht houdende instelling.
• Klantgericht, flexibel en oplossingsgericht.

Responsibilities

• Eerst aanspreekpunt voor facilitaire vragen en registreren van meldingen.
• Regelen van vergaderruimten, middelen en voertuigen; verwerken bestellingen en facturen.
• Bijhouden contractgegevens, leveranciersinformatie en formulieren.
• Beheren en verbeteren van TOPdesk; signaleren van patronen en kansen voor verbetering.
• Maand- en kwartaaloverzichten maken over meldingen, klanttevredenheid en afhandeltijden.
• Plannen en bewaken van onderhoud, schoonmaak en leveringen; afstemmen met leveranciers en huismeesters.
• Assisteren bij evenementen, verhuizingen en aanbestedingen/ offerteaanvragen.

Skills

Klantcontact

Administratief werk

Zorgvuldig

Communicatief

Education

MBO werk- en denkniveau

Tools

TOPdesk

Job description

Werk voor een gemeente met de mentaliteit van doeners en ja-denkers. Het is hier klein genoeg om je collega’s te kennen en groot genoeg om impact te maken. In Hoorn krijgen we dingen voor elkaar. Steeds meer stad worden, dat is onze ambitie. Daarom werken we aan uitdagende projecten en creëren we extra voorzieningen. Ga aan de slag in deze omgeving vol beweging en betekenis. Geef je werk meer kleur!

Zo geef jij meer kleur aan je werk

Hou jij van orde en overzicht? Help je anderen graag? Dan is dit jouw baan. Bij de gemeente Hoorn help jij collega’s en leveranciers verder. Denk aan het reserveren van een vergaderruimte, het bestellen van bloemen of het inplannen van de glasbewassing en schoonmaak. Elke dag komen er veel meldingen binnen. Jij zoekt uit wat er nodig is, schakelt met de juiste mensen en zorgt dat het geregeld wordt.

Je houdt ook van puzzelen. In TOPdesk zoek je naar patronen in meldingen. Zo zie je waar het beter kan en maak je de dienstverlening steeds soepeler. Geen dag is hetzelfde. Het ene moment help je iemand aan de telefoon, het volgende moment duik je in een factuur. Zo combineer je klantcontact met administratie en groei je in je vak.

Dit ga je doen

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's met facilitaire vragen. Je registreert meldingen en verzoeken en handelt ze op tijd af
• Je regelt reserveringen van vergaderruimten, middelen en voertuigen. Je verwerkt bestellingen, leveringen en facturen in de financiële systemen
• Je houdt contractgegevens, leveranciersinformatie, formulieren en handleidingen actueel
• Je beheert en verbetert TOPdesk, zoals workflows, ruimten en assets. In de meldingen zie je patronen en kansen om het beter te doen
• Je maakt maand- en kwartaaloverzichten over meldingen, klanttevredenheid en afhandeltijden. Je doet voorstellen voor verbetering
• Je plant en bewaakt onderhoud, schoonmaak en leveringen. Je stemt af met leveranciers, huismeesters en collega's
• Je helpt bij evenementen en verhuizingen en bij de voorbereiding van aanbestedingen en offerteaanvragen

Dit heb jij in huis

• Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in administratie, facilitaire dienstverlening of hospitality
• Ervaring met klantcontact en administratief werk
• Kennis van TOPdesk of een vergelijkbaar meldingensysteem is een pré
• Nauwkeurig, sterk met cijfers en goed in overzicht houden
• Klantgericht, flexibel en communicatief vaardig; je denkt in oplossingen

Wat bieden wij jou?

• Salaris van maximaal € 4.065,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 7)
• Een functie voor 22 uur per week, verdeeld over 3 of 4 dagen. De vrijdag is een vaste werkdag
• Uitzicht op een vast dienstverband na 12 maanden
• Een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris, flexibel in te zetten voor uitbetaling, extra vakantiedagen of fiscaal voordeel op o.a. sport, ICT, fiets, cultuur, mantelzorg, opleiding en DUO-aflossing
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag
• Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer of volledige OV-vergoeding
• Goede opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via de Westfriesland Academie
• Flexibele werktijden in overleg met je team en thuiswerkmogelijkheden, inclusief laptop en smartphone

Het team

Je komt te werken in het team Facilitaire Zaken. Een gezellig en betrokken team dat samen zorgt voor een goed werkende organisatie. We helpen elkaar en houden van aanpakken. Loopt iets niet goed? Dan zoeken we samen een oplossing. Jouw ideeën om het beter te doen zijn welkom.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld