Servicedeskmedewerker huisvesting & facilitair

VRHM; Netherlands; Hybrid; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Jaarcontract

IKB 18,63% jaarsalaris

26 vakantiedagen (36 uur)

ABP pensioen

Thuiswerken mogelijk

Laptop en telefoon

Vitaliteitsprogramma

Ontwikkeling en groei

Job summary

VRHM zoekt Servicedeskmedewerker Huisvesting & Facilitair die zorgt dat meldingen niet blijven liggen en collega's op kazernes en locaties veilig en goed kunnen werken. Je bent het centrale aanspreekpunt voor facilitaire meldingen via TOPdesk en telefoon, registreert en bewaakt voortgang, en schakelt leveranciers waar nodig.

Je werkt nauw samen met Huisvesting & Facilitair, onderhoud en Vastgoed, plant onderhoud, laat bestellingen plaatsvinden en rapporteert over voortgang.

Qualifications

• Minimaal een mbo-opleiding in facilitaire richting.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met TOPdesk of een vergelijkbaar meldingssysteem.
• Praktische kennis van huisvesting en facilitaire dienstverlening.

Responsibilities

• Verwerken en registreren van meldingen in TOPdesk.
• Uitvoeren of escaleren van meldingen en voortgang bewaken.
• Contact met leveranciers en melders.
• Plannen en uitvoeren van onderhoud op locaties en kazernes.
• Afstemmen met Huisvesting en Vastgoed voor technisch gespecialiseerde meldingen.
• Operationeel aansturen bij kleinschalige onderhoudswerkzaamheden.
• Verwerking van bestellingen en administratieve afhandeling.
• Telefonische bereikbaarheid voor collega’s, leveranciers en externe partijen.

Skills

Klantgericht

Overzicht bewaren

Communicatief

Stressbestendig

Education

MBO facilitaire richting

Tools

TOPdesk

Job description

Servicedeskmedewerker huisvesting & facilitair

Samen sterk voor meer veiligheid!

Een kapotte deur op een kazerne, een bestelling die op tijd binnen moet zijn of onderhoud dat ingepland moet worden. Jij zorgt ervoor dat een melding niet blijft liggen, maar wordt opgepakt. Je houdt overzicht, schakelt met collega’s en leveranciers en zorgt dat iedereen weet waar hij aan toe is.

Werk jij graag in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Krijg je energie van regelen, organiseren en mensen verder helpen? En lijkt het je mooi om met jouw werk bij te dragen aan de veiligheid in onze regio? Dan maken we graag kennis met je!

Servicedeskmedewerker Huisvesting & Facilitair

32–36 uur per week

Wat ga je doen?

Als Servicedeskmedewerker Huisvesting & Facilitair zorg jij ervoor dat collega’s op onze verschillende locaties en kazernes prettig, veilig en goed kunnen werken. Jij bent het centrale aanspreekpunt voor facilitaire en huisvestingsvragen en houdt overzicht over alles wat binnenkomt via TOPdesk en de telefoon.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen Huisvesting & Facilitair en hebt regelmatig contact met leveranciers en degenen die meldingen indienen. Daarbij kijk je verder dan alleen de melding van dat moment: je denkt mee over een passende oplossing en over hoe we onze dienstverlening steeds verder kunnen verbeteren. Daar is volop ruimte voor, want de afdeling Huisvesting & Facilitair is in ontwikkeling.

Je houdt je onder andere bezig met:

• aannemen, registreren en beoordelen van facilitaire en huisvestingsmeldingen in TOPdesk, met uitzondering van ICT-meldingen;
• zelfstandig afhandelen of uitzetten van meldingen en bewaken van de voortgang;
• informeren van melders en tijdig inschakelen van collega’s of leveranciers;
• plannen en laten uitvoeren van onderhoud op onze verschillende locaties en kazernes;
• afstemmen met collega’s van Huisvesting en Vastgoed over meldingen waarvoor technische expertise nodig is;
• operationeel aansturen en afstemmen bij kleinschalige onderhoudswerkzaamheden;
• plaatsen en administratief verwerken van uiteenlopende bestellingen;
• verzorgen van de telefonische bereikbaarheid voor collega’s, leveranciers, gemeenten en andere externe partijen;
• administratief en operationeel ondersteunen van de Facilitair Coördinator bij het interne en externe accountmanagement;
• analyseren van meldingen en rapporteren over de voortgang en dienstverlening.

Zo kan jouw werkdag eruitzien

Rond 8.00 uur begin je je werkdag. Je checkt de telefoon in voor de bereikbaarheid en praat met een kop koffie erbij even bij met je collega’s. Daarna open je TOPdesk en bekijk je wat er is binnengekomen. Welke nieuwe meldingen moeten worden opgepakt en welke openstaande meldingen vragen vandaag om een vervolg?

Je belt een leverancier om te informeren naar de status van een reparatie op een van onze kazernes. Zodra je meer weet, praat je ook de melder bij. Voor een andere melding is technische expertise nodig. Je loopt daarom even langs bij je collega’s van Huisvesting en Vastgoed om samen te bepalen wat de beste aanpak is.

Na de gezamenlijke lunch in de kantine richt je je op de werkzaamheden die de komende weken op verschillende locaties gepland staan. Je stemt af met de melder / gebruiker. Tussendoor plaats je nog enkele bestellingen, van kantoorartikelen en schoonmaakmiddelen tot een aantal bossen bloemen. Ook bespreek je met de Facilitair Coördinator welke zaken aandacht vragen en waar je ondersteuning kunt bieden.

Aan het einde van de dag kijk je met een goed gevoel terug. Nieuwe meldingen zijn verwerkt, openstaande zaken hebben een vervolg gekregen en collega’s en leveranciers weten waar zij aan toe zijn. Je checkt de telefoon uit en gaat met een voldaan gevoel naar huis.

Naast de dagelijkse werkzaamheden zijn er vaste momenten om als afdeling bij elkaar te komen. Op dinsdag starten jullie gezamenlijk de week: wie is waarmee bezig en waar kunnen jullie elkaar helpen? Op donderdag kijken jullie samen vooruit naar de werkzaamheden en aandachtspunten voor de komende weken.

Waar kom je te werken?

Je werkt binnen het team Huisvesting en Facilitaire:Betrokken professionals met korte lijnen, een nuchtere mentaliteit en een duidelijke focus op samenwerken.

Er is een mooie mix van beheerwerkzaamheden en projecten. Soms vraagt een situatie direct handelen, soms werk je planmatig aan renovatie of nieuwbouw. Samen zorgen jullie dat het primaire proces optimaal wordt ondersteund.

Wie ben jij?

Je bent iemand die graag regelt dat zaken goed worden opgepakt én afgerond. Je houdt overzicht, stelt de juiste vragen en laat het weten wanneer iets meer tijd nodig heeft. Ook als er meerdere meldingen tegelijk binnenkomen, blijf je rustig en bepaal je wat als eerste aandacht nodig heeft.

Je communiceert gemakkelijk met verschillende mensen: van een collega op een kazerne tot een leverancier of gemeente. Daarbij ben je klantgericht, praktisch ingesteld en niet bang om zelf actie te ondernemen. Humor en relativeringsvermogen helpen je om prettig samen te werken in een dynamische omgeving.

Wat breng je mee?

• minimaal afgeronde mbo-opleiding in een facilitaire richting;
• minimaal 2 jaar relevante werkervaring;
• ervaring met het verwerken en bewaken van meldingen in TOPdesk of een vergelijkbaar systeem;
• praktische kennis van of affiniteit met huisvesting en facilitaire dienstverlening.

Jouw motivatie

Tijdens de eerste selectieronde beoordelen we sollicitaties aan de hand van de criteria die in de vacaturetekst zijn opgenomen. We adviseren je daarom om relevante ervaring, kennis en motivatie zo concreet mogelijk te beschrijven en waar mogelijk te onderbouwen met voorbeelden uit jouw eigen praktijk.

Om verder een goed beeld te krijgen van jouw ervaring, aanpak en motivatie, verzoeken we je daarnaast onderstaande vragen afzonderlijk te beantwoorden. De antwoorden nemen we mee als onderdeel van de eerste selectieronde. Wanneer de vragen niet of slechts gedeeltelijk worden beantwoord, kunnen we jouw sollicitatie mogelijk niet zorgvuldig beoordelen.

• Wat spreekt je specifiek aan in de functie van Servicedeskmedewerker Huisvesting & Facilitair bij VRHM? Licht ook toe welke ervaring en kwaliteiten jij meebrengt om bij te dragen aan onze dienstverlening en de verdere ontwikkeling van de afdeling.
• Beschrijf een concrete situatie waarin je meerdere facilitaire of huisvestingsmeldingen tegelijk moest afhandelen. Hoe bepaalde je de prioriteiten, welke acties heb je ondernomen en hoe hield je de betrokkenen op de hoogte?

Wat bieden wij jou?

Naast werk met maatschappelijke impact bieden we een mooiebaan in eenorganisatie die 24/7 klaarstaat voor de regio en:

• Een jaarcontract, met de intentie tot een vast dienstverband;
• Een salaris vanminimaal€ 3.113, - en maximaal€4.478, -(conform schaal 8 CAR UWO Veiligheidsregio’s) bij 36 uur per week, afhankelijk vanopleiding enervaring;
• Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 18,63% van het jaarsalaris, bijvoorbeeld om in te zetten voor extra verlof of extra salaris;
• 26 vakantiedagen bijeen36-urige werkweek;
• Pensioenopbouw bij ABP;
• Een moderne werkplek in Leiden-Zuid endemogelijkheidomdeels thuistewerken (per functie checken of dat zo is);
• Laptop, telefoon en thuiswerkfaciliteiten;
• Een vitaliteitsprogramma met o.a. korting op sport en vers fruit op het werk;
• Ruime aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Over Veiligheidsregio Hollands Midden

Samen met gemeenten, brandweer, GHOR, politie en andere partners zorgen we voor een veilige regio voor ruim 840.000 inwoners. Met ongeveer 1.400 betrokken collega’s werken we dagelijks aan het voorkomen en bestrijden van incidenten en crises.Meer informatie vind je oponze website.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze functie of onze manier van werken? Kelly Looijestijn, Facilitair Coördinator beantwoordt graag je vragen. Kelly is bereikbaar via 0621856479 of [e-mail]

Overige informatie

• Voor indiensttreding vragen we een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG);
• Deze vacature stellen we gelijktijdig intern en extern open.