Executive Secretary voor Commandant en Sectiehoofden

Ministerie van Defensie; Leeuwarden; Sur place; EUR 27 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Individueel keuzebudget 16,33% van het

Gratis sporten op Defensie locaties

Opleidings- en ontwikkelingsmogelijk

Résumé du poste

Ministerie van Defensie zoekt een ervaren secretariële en administratieve managementondersteuner ten behoeve van Commandant en Sectiehoofden. Je beoordeelt urgentie van binnenkomende post, beheert de agenda en onderhoudt contact met interne en externe partijen.

Je bent verantwoordelijk voor notuleren, verslaglegging en archivering, en fungeert als buffer tussen commandant, sectiehoofden en medewerkers. Een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling is mogelijk.

Qualifications

• Algemeen vaktechnische kennis van management ondersteunende methoden en werkwijzen binnen het Command/Staf CLRS.
• Administratief-technische kennis van interne uitvoeringsvoorschriften.
• Kennis van budgetbewaking en voortgangsbewaking van activiteiten.
• Kennis van archivering en documentatietechnieken.
• Inzicht in taakstelling, structuur en werkwijze van het Command/Staf CLRS.
• Inzicht in bedrijfsvoeringsprocessen.

Responsabilités

• Verwerken van inkomende correspondentie en verzorging van uitvoerige postafhandeling.
• Beheren van agenda in overleg, met in achtneming van prioriteiten en planbare afspraken.
• Onderhouden van (telefonische) contacten met interne en externe partijen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen.
• Coördineren van informatiestromen en signaleren knelpunten.
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en verslaglegging.

Connaissances

Beheer van correspondentie

Agenda-management

Interne/externe communicatie

Notuleren en verslaglegging

Kantoorsoftware ervaring

Taal- en redactievaardigheden

Outils

Office Software

Description du poste

Ministerie van Defensie zoekt een ervaren secretariële en administratieve managementondersteuner ten behoeve van Commandant en Sectiehoofden. Je beoordeelt urgentie van binnenkomende post, beheert de agenda en onderhoudt contact met interne en externe partijen.

Je bent verantwoordelijk voor notuleren, verslaglegging en archivering, en fungeert als buffer tussen commandant, sectiehoofden en medewerkers. Een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling is mogelijk.