Executive Assistent

NLHydrogen; Den Haag; Hybrid; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werkomgeving Den Haag

30 vakantiedagen

Vakantiegeld

Pensioenregeling

Direct contact met bestuurders

Job summary

NLHydrogen zoekt een Executive Assistant die de directeur, bestuur en team soepel laat draaien. Je beheert complexe agenda’s, mailboxen en organiseert bijeenkomsten, evenementen en overleggen.

Je bent proactief, zelfstandig en energiek, met sterke organisatorische vaardigheden en ervaring in financiële administratie. Een achtergrond in een branchevereniging of bestuurlijke omgeving is een pre.

Qualifications

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant of vergelijkbaar
• Ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer
• Ervaring met het organiseren van vergaderingen en evenementen
• Affiniteit met financieel-administratieve werkzaamheden
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal
• Goede beheersing van de Engelse taal
• Uitstekende digitale vaardigheden binnen Microsoft 365
• Interesse in AI-tools om slimmer en efficiënter te werken

Responsibilities

• Beheert complexe agenda’s en bewaakt prioriteiten
• Beheert meerdere mailboxen
• Organiseert interne en externe overleggen
• Notuleert en bewaakt besluiten en actiepunten
• Ondersteunt bij organisatorische vraagstukken
• Draagt bij aan professionele en goed georganiseerde werkomgeving

Skills

Agenda beheer

Mailbox beheer

Evenement organisatie

Microsoft 365

AI-tools ervaring

Teamspeler

Education

MBO+ of HBO werk- en denkniveau

Minimaal 5 jaar relevante werkervaring

Tools

Microsoft 365

Job description

Executive Assistant bij NLHydrogen (32-40 uur per week)

Ben jij de spil die een directeur, bestuur en team moeiteloos laat draaien?

NLHydrogen staat midden in de energietransitie. Als branchevereniging voor de waterstofsector brengen wij bedrijven, overheden en maatschappelijke organisaties samen om de ontwikkeling van waterstof in Nederland te versnellen.

Om onze groeiende organisatie verder te professionaliseren zijn wij op zoek naar een proactieve, zelfstandige en energieke Executive Assistant. Iemand die overzicht creëert, structuur brengt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.

In deze veelzijdige rol ondersteun je niet alleen de algemeen directeur, maar ben je ook een belangrijke schakel tussen collega’s, leden, bestuurders, overheid en andere stakeholders. Je beheert complexe agenda’s, organiseert bijeenkomsten en evenementen, bewaakt acties en processen en zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip valt.

Je bent iemand die vooruitdenkt, kansen ziet om zaken slimmer te organiseren en energie krijgt van een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Wat ga je doen?

Directie- en teamondersteuning

Je bent de rechterhand van de algemeen directeur en ondersteunt waar nodig ook het team.

Je:

• beheert complexe agenda’s en bewaakt prioriteiten;
• beheert meerdere mailboxen;
• signaleert knelpunten en lost deze proactief op;
• organiseert interne en externe overleggen;
• bewaakt afspraken, deadlines en actiepunten;
• verzorgt correspondentie en documentatie;
• ondersteunt collega’s bij organisatorische vraagstukken;
• draagt bij aan een professionele en goed georganiseerde werkomgeving;
• ontvangt en begeleidt bezoekers.

Bestuurlijke ondersteuning

Je zorgt ervoor dat bestuur en ledenvergaderingen professioneel en efficiënt worden georganiseerd.

Je:

• bereidt bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen voor;
• stelt agenda’s en vergaderstukken samen;
• notuleert en bewaakt besluiten en actiepunten;
• ondersteunt bij bestuurlijke bijeenkomsten en overleggen.

Ledenadministratie en organisatie

Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor onze leden en draagt bij aan een professionele verenigingsorganisatie.

Je:

• beheert en actualiseert de ledenadministratie;
• ondersteunt nieuwe en vertrekkende leden;
• zorgt voor een gestructureerde administratie en archivering;
• denkt mee over het verbeteren van processen en systemen;
• beantwoordt praktische en administratieve vragen van leden.

Bijeenkomsten en evenementen

Van kleinschalige werksessies tot grote ledenbijeenkomsten: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Je:

• organiseert vergaderingen, evenementen en werkbezoeken;
• stemt af met locaties, leveranciers en deelnemers;
• verzorgt uitnodigingen en deelnemerscommunicatie;
• bewaakt planning, budget en uitvoering;
• bent het organisatorische aanspreekpunt voor betrokkenen.

Financiële ondersteuning

Van eenmalige facturen tot ondersteuning bij administratieve processen.

Je:

• ondersteunt bij ledenfacturatie;
• verwerkt facturen en declaraties;
• onderhoudt contact met leveranciers;
• ondersteunt bij begroting en jaarrapportages;
• bewaakt tijdige opvolging van acties en administratieve processen.

Wat breng je mee?

Wij zoeken een ervaren professional die zelfstandig werkt, initiatief neemt en graag ontzorgt.

Je beschikt over:

• mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Directiesecretaresse, Bestuursassistent of vergelijkbaar;
• ervaring met complex agenda- en mailboxbeheer;
• ervaring met het organiseren van vergaderingen en evenementen;
• affiniteit met financieel-administratieve werkzaamheden;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• goede beheersing van de Engelse taal;
• uitstekende digitale vaardigheden binnen Microsoft 365;
• interesse in en ervaring met AI-tools om slimmer en efficiënter te werken.

Een achtergrond binnen een branchevereniging, ministerie, energiebedrijf, netbeheerder, stichting of bestuurlijke organisatie is een pre.

Wie ben jij?

Je bent iemand die:

• altijd een paar stappen vooruit denkt;
• rust en overzicht brengt in een dynamische omgeving;
• makkelijk schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden;
• servicegericht en zorgvuldig werkt;
• gevoel heeft voor bestuurlijke verhoudingen;
• zelfstandig werkt, maar ook een echte teamspeler is;
• plezier haalt uit organiseren, structureren en ontzorgen.

Wat bieden wij?

• Een sleutelpositie binnen een snelgroeiende en maatschappelijk relevante sector.
• Een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid.
• Direct contact met bestuurders, leden, overheid en bedrijven uit de waterstof en energiesector.
• Een betrokken en ambitieus team met korte lijnen.
• Een hybride werkomgeving in het hart van Den Haag, vlak naast Station CS
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en mee te bouwen aan de toekomst van waterstof in Nederland.
• Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden; vakantiegeld, 30 vakantiedagen (op basis van 40 uur) en een goede pensioenregeling
• Een marktconform en competitief salaris dat past bij jouw ervaring en vaardigheden

Over NLHydrogen

NLHydrogen is de branchevereniging van de Nederlandse waterstofsector. Wij vertegenwoordigen bedrijven en organisaties die actief zijn in de productie, toepassing, opslag, transport en distributie van waterstof en zetten ons in voor een sterke en duurzame waterstofeconomie.

Meer informatie? Bekijk onze website: www.nlhydrogen.nl