Executive Assistant & Office Manager

GloPros; Amsterdam; On-site; EUR 48,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantoor in Amsterdam

Dagelijkse lunch

Samenwerking met senior leiders

Job summary

GloPros zoekt een Executive Assistant om de CEO en CTO te ondersteunen en dagelijks de gang van zaken op het Amsterdamse kantoor te managen.

De rol omvat agenda beheer, reisplanning, declaraties, kantoorlogistiek en ondersteuning bij events, met directe toegang tot senior leiders. Vereist is 3+ jaar ervaring, uitstekende communicatie in Engels en Nederlands, en een pragmatische,Discrete houding.

Qualifications

• Minimaal 3+ jaar ervaring als Office Manager, EA of Executive Assistant, bij voorkeur voor senior leiders.
• Ervaring in een snelgroeiende startup/scale-up is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie in Engels en Nederlands.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Geen taak is te klein en je kan meerdere prioriteiten tegelijk jongleren.

Responsibilities

• Agendabeheer, planning en mailbox bijhouden.
• Meetings voorbereiden enFollow-ups uitzetten.
• Reizen boeken en coördineren.
• Declaraties bijhouden en verwerken.
• Klantbezoeken en leiderschapsmeetings ondersteunen.
• Ad hoc projecten oppakken en kantoorprocessen soepel houden.

Skills

Executive Support

Office Management

Planning & Organizatie

Taalvaardigheid: Engels & Nederlands

Job description

GloPros is een Recruitment & Consulting bedrijf, ondersteund door een AI-platform. Wij plaatsen internationale professionals binnen elke sector, van hoogopgeleide vaste medewerkers tot freelancers en consultants. Je komt terecht in een team waar professionaliteit, integriteit en continue verbetering centraal staan.

Deze rol bestaat uit twee kerntaken: je ondersteunt de CEO en CTO als Executive Assistant, en je beheert de dagelijkse gang van zaken op ons Amsterdamse kantoor.

Executive Assistant voor CEO & CTO

• Agendabeheer, planning en het bijhouden van de mailbox
• Meetings voorbereiden en organiseren, inclusief agenda's en follow-ups
• Reizen boeken en coördineren
• Declaraties bijhouden en verwerken
• Ondersteunen bij klantbezoeken en leiderschapsmeetings
• Ad hoc projecten en verzoeken oppakken zodra ze zich voordoen
• Dagelijkse lunch, boodschappen en kantoorbenodigdheden regelen
• Contact onderhouden met leveranciers (schoonmaak, onderhoud, etc.) zodat het kantoor soepel blijft draaien
• Eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers en binnenkomende kantoorvragen
• Teamuitjes, borrels en offsites organiseren
• Kantoorprocessen efficiënt houden en praktische zaken oppakken voordat ze een probleem worden
• De aankomende kantoorverhuizing plannen en uitvoeren, inclusief logistiek, planning en leveranciers, zodat de overgang soepel verloopt
• 3+ jaar ervaring als Office Manager, EA of Executive Assistant, bij voorkeur met ervaring in het ondersteunen van senior leidinggevenden
• Ervaring binnen een snelgroeiende startup of scale-up is een pré
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie in het Engels en Nederlands
• Discretie en betrouwbaarheid, je krijgt inzicht in gevoelige en vertrouwelijke zaken
• Een "geen taak is te klein" mentaliteit, gecombineerd met het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijk te jongleren
• Je voelt je op je gemak in nauwe samenwerking met senior leidinggevenden en kunt goed omgaan met veranderende prioriteiten
• Amsterdams hoofdkantoor met dagelijkse lunch, 4 dagen per week
• Directe toegang tot en dagelijkse samenwerking met senior leidinggevenden
• Een kijkje achter de schermen bij een snelgroeiende AI-startup
• Onderdeel worden van een ambitieus scale-up team met sociale activiteiten en hechte samenwerking