Executive Assistant

Publicis Group; Amsterdam; On-site; EUR 52,000 - 74,000; Full time

Benefits offered by this job

Professionele ontwikkeling en cursusen

Hybride werkopties

Kantoor terras en sociale evenementen

Work Your World-programma

Lunches en borrels

Inclusieve werkomgeving

Job summary

Publicis Groupe Amsterdam zoekt een Executive Assistant die de CEO en MD's hands-on ondersteunt met oog voor detail. Je plant meetings, regelt reizen en onderhoudt relaties met stakeholders in een dynamische, internationale omgeving.

Je hebt minimaal 7 jaar ervaring en een HBO-denkniveau, met uitstekende Nederlandse en Engelse vaardigheden. Een proactieve, flexibele houding is essentieel in deze hybride werkomgeving.

Qualifications

• 7 jaar relevante (internationale) werkervaring in een soortgelijke branche.
• HBO werk- en denkniveau.
• Geen 9-5 mentaliteit.
• Nederlands en Engels uitstekend in woord en geschrift.

Responsibilities

• Planen van meetings (fisiek en virtueel) en zorgen voor logistieke afhandeling.
• Back-to-back overleg met collega’s en managers en snel oplossen van obstakels.
• Begrijpen wat er speelt en hierop anticiperen.
• Beheren van meerdere inboxen, filteren en prioriteren van belangrijke berichten.
• Onderhouden van relaties met interne en externe stakeholders als de rechterhand van de managers.
• Samenwerking tussen Publicis NL afdelingen stimuleren en coördineren.

Skills

Internationale werkervaring

Taalvaardigheden Nederlands/Engels

Geen 9-5 mentaliteit

Organisatie- en planningsvaardigheden

Education

HBO niveau

Job description

Company description

Professional proficiency in Dutch is required for this role.

Wie zijn wij?

Bij Publicis Groupe werken we rondom de wensen en behoeftes van onze klanten. We werken als één organisatie en onder één P&L, omdat we onze specialisaties met elkaar integreren. Zo kunnen we onze merken hun wensen en behoeftes vervullen op het gebied van creatie, media, technologie, data & productie. We werken samen in multidisciplinaire teams en onze klanten hebben toegang tot al onze talenten, expertises en tools, zowel op lokaal als internationaal niveau. Hierdoor bieden wij geïntegreerde creatieve marketing- en technologie oplossingen, waarbij kwaliteit, snelheid en kosten voor onze klanten voorop staan.

Overview

Voor het assisteren van ons C-level management (de CEO, MD Creative en MD Media) zijn wij op zoek naar een Executive Assistant met een hands-on mentaliteit en een oog voor detail. Je bent hierbij onderdeel van het support en office team.

Responsibilities

• Als Executive Assistant plan je meetings – waarvan sommige fysiek, en sommige virtueel plaatsvinden - zorgvuldig en logistiek efficiënt. Eventuele obstakels los je snel en effectief op, en ook hier zorg je ervoor dat de managers altijd op de hoogte zijn van belangrijke ontwikkelingen.
• Back-to-back overleg met collega’s, company meetings en mails die de hele dag binnenstromen
  bij de managers, het is hierin belangrijk dat jij op operationeel zoveel mogelijk ondersteunt.
• Begrijken wat er speelt en hierop anticiperen is van groot belang.
• Daarnaast is het overzicht op de verschillende mailboxen cruciaal, je scant, filtert en flagged
  belangrijke inkomende mails en weet vrijwel meteen wanneer actie nodig is.
• De managers hebben contact met diverse interne en externe stakeholders. Als de rechterhand
  onderhoud jij deze relaties op efficiënte en prettige wijze.
• Interne samenwerking voor Publicis NL ook essentieel om doelen te bereiken. Je gebruikt je centrale rol in de organisatie en je
  verbindende kwaliteiten om samenwerking tussen de afdelingen te stimuleren en te
  coördineren.
• Collega’s vinden je gemakkelijk benaderbaar, en bij vragen kun je ze goed verder
  helpen.
• Het boeken van reizen en zorgen dat hierin alles van begin tot eind goed geregeld is behoort
  eveneens tot jouw verantwoordelijkheid.

Geen dag is hetzelfde, in zo’n omgeving gedij je goed; je houdt van de reuring die dit met zich meebrengt. Je denkt graag mee over hoe zaken beter kunnen en je kunt je mening of idee goed onderbouwen. Met je frisse blik en energieke, proactieve manier van werken lever je een onmisbare bijdrage als assistent maar ook als onderdeel van het support en officeteam.

Qualifications

Wie ben jij?

• Je hebt 7 jaar relevante (internationale) werkervaring in een soortgelijke branche;
• Je hebt HBO werk- en denkniveau van een vergelijkbare rol;
• Je hebt geen van 9-5 mentaliteit;
• Vanzelfsprekend is je Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift.

Additional information

Wat kun je van ons verwachten?

• Doorlopende mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, met toegang tot eenverscheidenheid aan cursussen en workshops.
• Een levendige en gezellige kantooromgeving met een pittoresk terras en een exclusievebar op de 6e verdieping.
• Hybride werkopties, met de vrijheid om zowel op kantoor als thuis te werken.
• Een jaar in dienst? Doe mee aan het Work Your World-programma en pak de kans om tot6 weken per jaar in het buitenland te werken.
• Geniet van goede lunches op kantoor en gezellige borrels, zoals Thirsty Thursdays envrijmibo’s.
• Een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich gehoord, gewaardeerd engerespecteerd voelt.