Managementassistent

Janssen de Jong; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop van de zaak

Telefoon van de zaak

Opleidingen en trainingen

Job summary

Janssen de Jong in Utrecht zoekt een managementassistent die de directeur en het managementteam ondersteunt bij diverse organisatorische en administratieve taken. Je bent de eerste aanspreekpunt op de vestiging en zorgt voor een gastvrije ontvangst voor bezoekers en telefonische doorverbinding.

Je hebt minimaal een mbo-opleiding in administratie/secretariaat en circa 8 jaar relevante ervaring. Je werkt proactief, georganiseerd en discreet met uitstekende MS Office-vaardigheden.

Qualifications

• MBO-opleiding administratie/secretariaat.
• Minimaal 8 jaar ervaring in vergelijkbare functie.
• Sterk organisatorisch inzicht en prioriteiten kunnen stellen.
• Proactieve houding en eigen initiatief.
• Klantvriendelijk en betrouwbaar met discretionaire informatie.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en mailbox van de directeur en managementteam.
• Voorbereiden van vergaderingen en opstellen van notulen/actielijsten.
• Bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken.
• Coördineren en verwerken van informatie, offertes en contracten.
• Organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en evenementen.
• Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken; postverwerking.

Skills

Organisatievermogen

Proactief

Prioriteiten stellen

Klantvriendelijk

Discretie

Communicatief sterk

Nederlandse taalvaardigheid

Education

MBO administratieve/secretariële opleiding

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Jouw rol als managementassistent

In deze afwisselende functie ondersteun je de directeur en het managementteam bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je bent de verbindende factor tussen verschillende vestigingen, collega’s en externe relaties.

Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt op onze vestiging. Je ontvangt bezoekers gastvrij, neemt telefoontjes aan en zorgt ervoor dat iedereen zich welkom voelt. Met jouw organisatietalent en proactieve houding zie je wat er nodig is en pak je zaken zelfstandig op.

Wat ga je doen als managementassistent?

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• het beheren van de agenda en mailbox van de directeur en het managementteam;
• het voorbereiden van vergaderingen en opstellen van notulen en actielijsten;
• het bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken;
• het coördineren en verwerken van informatie, offertes en contracten;
• het organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en evenementen;
• het beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken;
• het verwerken van binnenkomende en uitgaande post;
• het ondersteunen bij diverse administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Kortom: geen dag is hetzelfde! Jij zorgt ervoor dat de directeur en het managementteam optimaal worden ondersteund en houdt samen met je collega’s de dagelijkse organisatie van de vestiging op orde.

Wie ben jij?

We zoeken iemand die energie krijgt van regelen, organiseren en overzicht houden. Je vindt het prettig als zaken tot in de puntjes zijn geregeld en neemt daarin graag zelf verantwoordelijkheid.

Daarnaast:

• heb je een afgeronde administratieve of secretariële opleiding op mbo-niveau;
• heb je minimaal 8 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als managementassistent, directiesecretaresse of officemanager;
• ben je organisatorisch sterk en weet je gemakkelijk prioriteiten te stellen;
• ben je proactief en zie je werk liggen voordat het aan je wordt gevraagd;
• ben je klantvriendelijk, representatief en communicatief sterk;
• kun je discreet omgaan met vertrouwelijke informatie;
• heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• kun je uitstekend overweg met Microsoft Office;
• voel je je thuis in een vestiging die nog volop in ontwikkeling is.

Salaris en arbeidsvoorwaarden

Bij Janssen de Jong krijg je de ruimte om mee te denken, verantwoordelijkheid te nemen en jezelf verder te ontwikkelen.

Je kunt rekenen op:

• een afwisselende functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid voor 28 – 32 uur per week;
• een bruto maandsalaris tussen € 3.800 en € 4.500 op fulltime basis, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de cao Bouw & Infra, waaronder 43 verlofdagen op fulltime basis;
• een laptop en telefoon van de zaak;
• volop mogelijkheden voor opleidingen, trainingen en persoonlijke ontwikkeling;
• een informele werksfeer met betrokken collega’s, korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

Waarom kiezen voor Janssen de Jong?

• Bij onze vestiging in Utrecht krijg je veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Het is een relatief nieuwe vestiging binnen Janssen de Jong en daardoor nog volop in ontwikkeling. Niet alles is in beton gegoten, waardoor je veel ruimte krijgt om mee te denken en zaken slimmer te organiseren.
• Tegelijkertijd profiteer je van de solide basis van JAJO, ons moederbedrijf. Zo combineren we de persoonlijke sfeer en korte lijnen van een klein team met de zekerheid en mogelijkheden van een grote organisatie.
• Je werkt vanuit Creative Valley in Utrecht: een moderne en goed bereikbare werkomgeving met onder andere een brasserie. Binnen het team werken we informeel samen en zijn de lijnen kort.
• Als bouwbedrijf werken we bovendien aan circulaire en toekomstbestendige oplossingen. Daarbij maken we onder andere gebruik van innovatieve bouwmethoden en biobased materialen zoals hout.

Heb je vragen over de functie? Neem gerust contact op met Jordy Veld (Sr. Recruitment Business Partner), via [e-mail] of 06 23 30 83 98.