Executive Assistant

Interstellar; Utrecht; On-site; EUR 34,000 - 53,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop

8% vakantiegeld

25 vakantiedagen

Contract uitzicht vast

Gratis lunch

Vers fruit op locatie

Informele werksfeer

Interstellar Academy

Zomer- en kerstfeest

Job summary

Interstellar zoekt een Executive Assistant die structuur kan aanbrengen in een dynamische verkooporganisatie. Je ondersteunt de VP Sales en Sales Directors en zorgt dat agendas, acties en communicatie soepel verlopen, zodat het team zich kan richten op klantrelaties en groei.

Je bewaakt deadlines, coördineert meetings en notulen, en brengt continuïteit in drukke processen. Een proactieve instelling en uitstekende communicatieve vaardigheden zijn essentieel voor succes in deze rol.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 of HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende of coördinerende functie.
• Ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager, Directiesecretaresse of vergelijkbaar.
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Zelfstandig, nauwkeurig en oplossingsgericht.
• Organisatiesensitief en comfortabel in een omgeving met senior stakeholders.
• Proactief en gewend eigenaarschap te nemen.

Responsibilities

• Je houdt je onder andere bezig met agenda's van de VP Sales en Sales Directors.
• Het organiseren, voorbereiden en opvolgen van interne en externe afspraken.
• Het bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Het ondersteunen van commerciële initiatieven en projecten.
• Het organiseren van salesmeetings, klantgesprekken en relatiebijeenkomsten.
• Het opstellen van agenda's, actielijsten en notulen.
• Het onderhouden van contact met klanten, partners en stakeholders.
• Het coördineren van commerciële evenementen, klantdagen en netwerkbijeenkomsten.
• Het zorgen voor goede voorbereiding en opvolging van belangrijke gesprekken.
• Het creëren van structuur, overzicht en continuïteit binnen een omgeving met veel tegelijk.

Skills

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Senior stakeholders

Agenda beheer

Oplossingsgericht

Education

MBO/HBO werk- en denkniveau

Job description

‘’Bring Order. Guide to Succes’’Bij Interstellar geloven we dat groei ontstaat wanneer mensen de focus leggen op waar zij het verschil maken. Daarom zoeken wij een Executive Assistant die structuur kan aanbrengen in een dynamische omgeving. Iemand die graag organiseert, vooruit durft te denken en ervoor zorgt dat afspraken niet alleen gemaakt worden, maar ook daadwerkelijk worden nagekomen.

Functieomschrijving

‘’Bring Order. Guide to Succes’’Bij Interstellar geloven we dat groei ontstaat wanneer mensen de focus leggen op waar zij het verschil maken. Daarom zoeken wij een Executive Assistant die structuur kan aanbrengen in een dynamische omgeving. Iemand die graag organiseert, vooruit durft te denken en ervoor zorgt dat afspraken niet alleen gemaakt worden, maar ook daadwerkelijk worden nagekomen.

Als Executive Assistant ondersteun je onze VP Sales en Sales Directors. Je speelt een keyrol binnen de salesorganisatie en zorgt ervoor dat agenda's, acties, processen en communicatie soepel verlopen. Dankzij jouw skills kan het Sales management team zich richten op klantrelaties, commerciële kansen, teamontwikkeling en verdere groei van Interstellar. Met jouw talent voor overzicht en structuur maak je impact.

Wat ga je doen?

• Je houdt je onder andere bezig met:
• Het beheren en coördineren van agenda's van de VP Sales en Sales Directors;
• Het organiseren, voorbereiden en opvolgen van interne en externe afspraken;
• Het bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Het ondersteunen van commerciële initiatieven en projecten;
• Het organiseren van salesmeetings, klantgesprekken en relatiebijeenkomsten;
• Het opstellen van agenda's, actielijsten en notulen;
• Het onderhouden van contact met klanten, partners en stakeholders;
• Het coördineren van commerciële evenementen, klantdagen en netwerkbijeenkomsten;
• Het zorgen voor goede voorbereiding en opvolging van belangrijke gesprekken;
• Het creëren van structuur, overzicht en continuïteit binnen een omgeving waarin veel tegelijkertijd gebeurt.

Vereisten

Wat breng jij mee?

• Je hebt minimaal mbo niveau 4 of hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar ervaring in een ondersteunende of coördinerende functie;
• Ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager, Directiesecretaresse of vergelijkbaar;
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden;
• Zelfstandig, nauwkeurig en oplossingsgericht;
• Organisatiesensitief en comfortabel in een omgeving met senior stakeholders;
• Proactief en gewend om eigenaarschap te nemen.

Interstellar Imagine your career

Nu je weet wat we van jou als kandidaat verwachten, wil je natuurlijk ook weten waar je terecht komt als je bij Interstellar komt werken. Daar vertellen we je graag meer over.

Over Interstellar

Interstellar is een next level IT service provider. Een ambitieuze club met professionals die geen uitdaging uit de weg gaat. Dagelijks opereren onze medewerkers vanuit verschillende locaties in heel Nederland om klanten te voorzien van advies, relevante oplossingen en IT-beheer. Door te werken met duurzame IT-oplossingen dragen we niet alleen bij aan een goede oplossing voor onze klanten, maar ook aan een betere planeet voor de volgende generatie!

Wat bieden wij

Natuurlijk bieden we bij Interstellar arbeidsvoorwaarden. Want naast het hebben van leuke collega’s, begrijpen we dat er nog meer dingen heel belangrijk zijn. Om ervoor te zorgen dat jij je werk zo goed mogelijk kunt doen, krijg je van ons:

• Een salaris gebaseerd op jouw kennis en ervaring (€3.036 - €4.793 o.b.v. fulltime);
• Een eigen laptop;
• Je krijgt 8% vakantiegeld per jaar en 25 vakantiedagen op basis van een werkweek van 40 uur;
• Een contract voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast contract;
• Veel ruimte voor initiatief, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• Gratis lunch en altijd vers fruit op al onze locaties;
• Een informele werksfeer, waarbij je zelf de verantwoordelijkheid draagt voor de indeling van je werkdag;
• Een groots zomer- en kerstfeest waar collega’s vanuit het hele land bij elkaar komen;
• Mogelijkheid tot deelname aan verschillende sportevenementen;
• Via onze Interstellar Academy krijg je volop de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen. Of je nu nieuwe certificeringen wilt behalen, een opleiding wilt volgen of jezelf persoonlijk verder wilt ontwikkelen. Wij investeren actief in jouw groei en ambities.

Bij gelijke vaardigheden/competenties streven we naar diversiteit in teams.