Management Assistant

B&S; Dordrecht; On-site; EUR 34,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Jaarlijkse kerstbonus

Reiskostenvergoeding

Pensioenregeling

Trainingen en opleidingen

Mentale gezondheidscoaching

Bedrijfsrestaurant en sportfaciliteit

Fietsplan

Job summary

B&S Beauty zoekt een Management Assistent die met overzicht zorgt voor een goed georganiseerde en soepele operatie. Je ondersteunt het managementteam bij planning, organisatie en coordinatie, zodat afspraken, projecten en evenementen vlekkeloos verlopen.

Je bewaakt prioriteiten en structuur in een dynamische omgeving, regelt meetings, documenten en communicatie, en zorgt voor betrouwbare samenwerking. Een proactieve aanpak en discreet omgaan met informatie zijn essentieel.

Qualifications

• Ervaring in een ondersteunende, coördinerende of secretariële functie.
• Beschikbaar voor 32 uur per week.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen prioriteiten te stellen.
• Nauwkeurig werken met oog voor detail.
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in Nederlands en Engels.
• Potentieel voor discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Digitale vaardigheid en snelheid in het eigen maken van nieuwe systemen en AI-tools.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van de jaarplanning en interne communicatie.
• Bewaken van projectvoortgang, deadlines en actiepunten.
• Ondersteunen van het Management Team bij vergaderingen en opvolging van besluiten.
• Voorbereiden van agenda’s, vergaderstukken en presentaties.
• Zorgen voor tijdige opvolging van besluiten en acties.
• Organiseren van interne en externe evenementen en beurzen.
• Afstemmen met interne stakeholders en externe partners.
• Reizen, accommodaties en andere organisatorische zaken regelen.
• Ondersteunen bij administratieve processen en uitgavenbeheer.
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan efficiënte samenwerking.

Skills

Secretariële ervaring

Organisatie

Communicatie met stakeholders

Proactief handelen

Nederlands & Engels

Discreet handelen

Digitale vaardigheden (Office + AI-tek

Tools

Microsoft Office

AI-tools

Job description

Dit is B&S Beauty

B&S heeft als missie om luxe consumentengoederen beschikbaar te maken voor iedereen en overal. Wij geloven dat toegang tot luxe consumentengoederen die vreugde en comfort brengen in het dagelijks leven, overal ter wereld gemakkelijk moet zijn.

B&S heeft als missie om luxe consumentengoederen beschikbaar te maken voor iedereen en overal. Wij geloven dat toegang tot luxe consumentengoederen die vreugde en comfort brengen in het dagelijks leven, overal ter wereld gemakkelijk moet zijn. B&S Beauty richt zich op luxe beautyproducten zoals parfums en high-end cosmetica. Ons segment opereert in een dynamische internationale markt waarin trends snel veranderen. Wat ons bijzonder maakt? Een omgeving waarin ondernemerschap, creativiteit en samenwerking centraal staan, gecombineerd met de kracht van ons wereldwijde distributienetwerk. Zo brengen we de mooiste luxe merken dichter bij consumenten overal ter wereld.

Onderdeel van ons aanstellingsproces is een screening. De uitkomst daarvan wordt meegewogen in de uiteindelijke beslissing over indiensttreding.

Vacatureomschrijving

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van structuur aanbrengen, plannen bewaken en anderen ontzorgen? Vind je het leuk om midden in een dynamische organisatie te staan en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is deze rol bij B&S Beauty iets voor jou.

Verleg jouw grenzen als Management Assistant

Als Management Assistent(e) ben je de drijvende kracht achter een goed georganiseerde en soepel draaiende organisatie. Je ondersteunt het managementteam bij het plannen, organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat belangrijke afspraken, projecten en evenementen op rolletjes lopen.

Je bent degene die overzicht bewaart, prioriteiten signaleert en structuur aanbrengt in een dynamische omgeving. Van het organiseren van meetings en evenementen tot het bewaken van acties en het ondersteunen van interne communicatie: jij zorgt ervoor dat collega's kunnen vertrouwen op een strakke planning en een efficiënte samenwerking.

Dankzij jouw proactieve aanpak weet je precies wat er nodig is om processen soepel te laten verlopen en speel je snel in op wat de organisatie nodig heeft.

Wat ga je doen?

• Beheren en coördineren van de jaarplanning van B&S Beauty, inclusief interne communicatie, evenementen en belangrijke organisatiemomenten.
• Bewaken van projectvoortgang, prioriteiten, deadlines en actiepunten binnen de organisatie.
• Ondersteunen van het Management Team bij het plannen, voorbereiden en opvolgen van overleggen.
• Voorbereiden van agenda’s, vergaderstukken, presentaties en andere communicatie-uitingen.
• Vastleggen van besluiten en actiepunten en zorgen voor een tijdige opvolging hiervan.
• Organiseren en coördineren van interne en externe evenementen, meetings en beurzen.
• Afstemmen met interne stakeholders en externe partners om activiteiten succesvol te laten verlopen.
• Regelen en coördineren van reizen, accommodaties en andere organisatorische zaken.
• Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder declaraties en uitgavenbeheer.
• Signaleren van verbeterkansen en bijdragen aan een efficiënte en professionele samenwerking binnen B&S Beauty.

Functie-eisen

Dit ben jij:

Jij bent iemand die graag overzicht creëert, snel schakelt en makkelijk het initiatief neemt. Je ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt en vindt het prettig om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden.

Daarnaast:

• Heb je ervaring in een ondersteunende, coördinerende of secretariële functie.
• Ben je beschikbaar voor 32 uur / week
• Heb je sterke organisatorische vaardigheden en weet je prioriteiten te stellen.
• Werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail.
• Ben je proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Communiceer je makkelijk met verschillende stakeholders in zowel Nederlands als ook Engels.
• Ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Ben je digitaal vaardig, werk je makkelijk met Microsoft Office, en maak je je nieuwe systemen en AI-tools snel eigen.

Aanvullende informatie

Wij bieden jou

• Een leuke ondersteunende functie binnen een toonaangevende internationale beautyorganisatie.
• Veel ruimte voor eigen initiatief, ondernemerschap en persoonlijke ontwikkeling.
• Een salaris passend bij jouw ervaring, plus een jaarlijkse vaste kerstbonus
• Een jaarcontract met daarna de optie tot een vast contract
• 25 vakantiedagen en de mogelijkheid om extra dagen erbij te kopen en te verdienen
• Een reiskostenvergoeding voor maximaal 75 km enkele reis woon-werkverkeer of een thuiswerkvergoeding als je thuis werkt
• Een pensioenregeling waarbij 2/3e van de pensioenpremie door ons wordt betaald
• De mogelijkheid om trainingen en opleidingen te volgen passend bij jouw functie en groeiambities
• De mogelijkheid om deel te nemen aan coaching programma’s voor jouw mentale gezondheid
• Deelname aan collectieve verzekeringen zoals een arbeidsongeschiktheidsverzekering en een nabestaandenverzekering
• Gratis gebruik van onze eigen sportschool en de mogelijkheid om verse maaltijden te kopen in ons bedrijfsrestaurant
• Fietsplan waarbij jij van een flinke korting kunt profiteren