Executive Assistant

WPP; Amsterdam; Hybrid; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibel thuiswerken

Groeimogelijkheden

Salaris €3.800–€5.800 per maand (38,75

Toegang tot M Academy

Mental wellbeing (Headspace)

Reiskostenvergoeding

8% vakantiegeld en 26 vakantiedagen

Hybrid Working allowance: €30 netto/ma

Alleo budget: €10/mo.

BYOD telefoonvergoeding €57,50/maand

Lunchfaciliteiten en barista

Zorgverzekering

Job summary

WPP zoekt een Executive Assistant voor de directie (CPO/COO/CFO) in Amsterdam. Je verzorgt agenda-, communicatie- en reismanagement, notuleert vergaderingen en bewaakt deadlines. Je fungeert als back-up voor de Sr. Executive Assistant en ondersteunt diverse office projecten.

Daarbij werk je in een internationale omgeving met aandacht voor vertrouwelijkheid, organisatorische uitmuntendheid en servicegerichte houding. Een proactieve Zelfstarter met sterke communicatie is welkom.

Qualifications

• Hoogsterr: HBO-werk- en denkniveau
• Ervaring als Executive Assistant op directieniveau, minimaal 7 jaar
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels
• Zeer bedreven in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
• Organisatorisch talent met oog voor detail en prioriteitenmanagement
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk
• Stressbestendig in een snel veranderende omgeving
• Discreet en betrouwbaar, integer en vertrouwelijk
• Teamspeler met kantoorgerichte aanwezigheid
• Open voor hybride werken en ondersteuning van meerdere directieleden

Responsibilities

• Uitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO (agenda, communicatie, reisplanning)
• Notuleren en opvolgen van actiepunten bij vergaderingen
• Opstellen van reisroutes en zakenreizen organiseren
• Voorbereiden van vergaderingen en documenten, notuleren van belangrijke besprekingen
• Beheren van declaraties, facturatie en inkooporders
• Back-up taken bij afwezigheid Sr. EA Head of Management Support & Office Services
• Projectondersteuning en verzamelen van informatie
• Klant/Interne communicatie en eerstelijns aanspreekpunt zijn

Skills

Secretariële vaardigheden

MS Office

CRM-systemen

Talen: NL & EN

Organiseren/plannen

Proactief

Communicatie

Stressbestendigheid

Discreet

Teamplayer

Kantoor aanwezig

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretariële richting

Tools

MS Office Suite

CRM-systemen

Digitale agenda planningstools

Job description

About WPP Media

WPP is the trusted growth partner for the world’s leading brands. With exceptional talent, trusted data and intelligence, and world-class partnerships – all united by ourpioneeringagentic marketing platform, WPP Open – we help clients navigate change, capture opportunity, and deliver transformational growth.

WPP Media is WPP’s AI-driven media operating unit, bringing together media, data, and partnerships to deliver creative personalisation at scale. Connected through WPP Open and powered by Open Intelligence, clients see exactly where, how, and why their media investment is working.

For more information, visit wppmedia.com.

Als Executive Assistant ben je de onmisbare rechterhand van zowel de Chief People Officer (CPO), de Operating Officer (COO), als de Chief Finance Officer. Je speelt een cruciale rol in het efficiënt en effectief functioneren van hun agenda’s, communicatie en projecten. Deze functie vereist een proactieve houding, uitzonderlijke organisatorische vaardigheden en een absoluut gevoel voor vertrouwelijkheid. Je bent een spilfiguur die ervoor zorgt dat de CPO, COO en CFO zich volledig kunnen richten op hun strategische taken, wetende dat de operationele en administratieve ondersteuning van topkwaliteit is. Daarnaast ben je de primaire back-up voor de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, wat een brede kennis van de organisatie en een flexibele instelling vereist.

Wat ga je doen?

Uitgebreide ondersteuning van CPO/COO/CFO:

• Agendabeheer : Complex en dynamisch agendabeheer, inclusief het plannen van interne en externe vergaderingen, afspraken en reizen, rekening houdend met prioriteiten en tijdszones.
• Communicatie : Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor inkomende communicatie (telefoon, e-mail), deze prioriteren, afhandelen of doorsturen.
• Reismanagement : Volledige organisatie van zakenreizen (vluchten, hotels, transfers, visa) en het opstellen van gedetailleerde reisroutes.
• Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen (agenda’s, documentatie), notuleren van belangrijke besprekingen, opvolgen van actiepunten en het bewaken van deadlines.
• Projectondersteuning: Assisteren bij diverse projecten, het verzamelen van informatie, het bewaken van voortgang en het voorbereiden van rapportages.
• Administratieve ondersteuning: Beheren van declaraties, facturatie, inkooporders en andere administratieve processen.

Vertrouwelijkheid en Integriteit:

• Absolute discretie: Omgaan met zeer gevoelige en vertrouwelijke informatie met de hoogste mate van discretie en integriteit. Dit omvat personeelsinformatie, strategische plannen, financiële gegevens en andere bedrijfskritische informatie.
• Beveiliging van informatie: Zorgdragen voor de juiste opslag en beveiliging van vertrouwelijke documenten en gegevens.
• Professionele houding: Altijd een professionele en onpartijdige houding aannemen, ook in complexe en gevoelige situaties.

Back-up en Brede Ondersteuning:

• Onderlinge vervanging: In geval van afwezigheid of ziekte van de Sr. Executive Assistant/Head of Management Support & Office Services, neem je proactief de essentiële taken en verantwoordelijkheden van die collega waar, om de continuïteit van de ondersteuning te waarborgen.
• Meewerken aan Office Projecten: Actief participeren in en bijdragen aan diverse office-gerelateerde projecten, zoals de implementatie van nieuwe systemen, optimalisatie van werkprocessen, organisatie van bedrijfsevenementen of het inrichten van kantoorruimtes. Je brengt hierbij jouw organisatorische en administratieve expertise in.
• Proactieve signalering: Anticiperen op behoeften en proactief oplossingen aandragen, zowel voor de CPO/COO/CFO als voor bredere kantoorprocessen.
• Kennisdeling: Actief bijdragen aan de kennisdeling binnen het team en het delen van best practices.

Wie ben jij?

• Opleiding: Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of communicatieve richting.
• Ervaring: Minimaal 7 jaar relevante werkervaring als Executive Assistant op directieniveau, bij voorkeur binnen een internationale en dynamische omgeving. Ervaring met het ondersteunen van meerdere directieleden is een pre.
• Talenkennis: Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Digitale vaardigheden: Zeer bedreven in het gebruik van MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) en ervaring met digitale agendaplanningstools en CRM-systemen.
• Organisatorisch talent: Uitmuntende organisatorische en planningsvaardigheden, met oog voor detail en het vermogen om meerdere prioriteiten te managen onder druk.
• Proactief en zelfstandig: Een zelfstarter die initiatief toont, vooruitdenkt en problemen oplost voordat ze zich voordoen.
• Communicatief sterk: Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden, met tact en diplomatie.
• Stressbestendig: In staat om effectief te functioneren in een snel veranderende omgeving en om te gaan met strakke deadlines.
• Discreet en betrouwbaar: Een bewezen trackrecord van absolute vertrouwelijkheid en integriteit. Je begrijpt de impact van je rol en handelt hiernaar.
• Flexibel en servicegericht: Een flexibele instelling ten aanzien van werktijden en taken, met een sterke focus op service en ondersteuning.
• Teamspeler: Hoewel zelfstandig, ben je ook een waardevolle teamspeler die goed samenwerkt met collega’s binnen het Management Support & Office Services team en daarbuiten.
• Aanwezigheid op kantoor: Je bent bereid en in staat om het merendeel van je werktijd op kantoor te zijn om de directe ondersteuning en betrokkenheid bij kantoorprocessen te garanderen.

Wat bieden wij?

• Flexibiliteit: Mogelijkheid om thuis te werken, flexibele werktijden én zelfs voor een tijdje in het buitenland (EU).
• Groeikansen: Volop ruimte voor ontwikkeling in een innovatief en dynamisch team, met een focus op AI-transformatie.
• Salaris: €3.800 - €5.800 (op basis van 38,75 uur per week).
• Toegang tot M Academy: Voor uitgebreide trainingen en workshops in zowel hard als soft skills, inclusief specifieke AI-trainingen.
• Mental Wellbeing: Toegang tot de Headspace app.
• Reiskostenvergoeding: Reiskosten worden volledig vergoed.
• Vrije tijd: 8% vakantiegeld en 26 vakantiedagen per jaar (plus 9 extra bij te kopen!).
• Hybrid Working allowance: €30 netto per maand bij fulltime.
• Alleo :We werken ook samen met Alleo, waardoor je elke maand een budget krijgt van €10 om uit te geven of te sparen, en toegang krijgt tot een breed scala aan kortingen bij tal van bedrijven.
• Bring Your Own Device (BYOD):Je ontvangt een maandelijkse telefoonvergoeding van €57,50 netto.
• Lunchfaciliteiten: Voordelige lunch in de kantine en een barista voor verse koffie.
• Zorgverzekering: Profiteer van onze collectieve zorgverzekering.

Please read our Privacy Notice for more information on how we process the information you provide.