Executive Assistant

ECI Software Solutions; Amersfoort; Hybrid; EUR 52,000 - 67,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Jaarlijkse bonus

Aandelenplan

Premievrij pensioen

Reiskostenvergoeding

Job summary

ECI Software Solutions zoekt een Executive Assistant voor het Leadership Team en de President van de divisies Manufacturing Europe & Residential Home Construction Europe. Je beheert agenda's, plant internationale meetings en ondersteunt bij periodieke business reviews, waarbij AI-gedachte en agentic workflows de efficiëntie verhogen.

Je bent sparringpartner op organisatorisch vlak en maximaliseert processen met AI, met sterke aandacht voor proactieve communicatie en nauwkeurigheid.

Qualifications

• Ruime ervaring als Executive Assistant in een internationale omgeving.
• HBO werk- en denkniveau.
• Hands-on ervaring met AI-tools en agentic werkwijzen.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheren en optimaliseren van de agenda van de President en LT, inclusief reisplanning en follow-up.
• Coördineren van (internationale) meetings, offsites en business reviews.
• Opzetten en onderhouden van AI-agents en agentic workflows die terugkerende taken automatiseren.
• Signaleren van kansen om processen te automatiseren met AI en deze implementeren.
• Ondersteunen bij het opstellen van periodieke business reviews en strategische documenten, mogelijk AI-ondersteund.
• Fungeren als vertrouwenspersoon en gatekeeper voor de President.
• Coördineren van organisatorische en cross-functionele projecten.

Skills

Executive Assistant ervaring

AI-tools ervaring

Organisatievermogen

Taalvaardigheid NL/EN

Proactieve houding

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Claude

ChatGPT

Abacus AI

Automation platforms

Job description

Ben jij resultaatgericht, daadkrachtig en kun je goed organiseren en met mensen omgaan? Heb je gevoel voor verhoudingen, kun je snel schakelen, pak je zelf de regie én heb je een innovatieve, growth mindset — met een uitgesproken affiniteit voor AI en agentic werken? Dan ben jij de Executive Assistant voor het leiderschapsteam en de President van de divisies Manufacturing Europe & Residential Home Construction (RHC) Europe van ECI Software Solutions!

Over ECI Software Solutions

Bij ECI werken we aan software die de ruggengraat vormt van bedrijven die onze economie draaiende houden. Denk aan productiebedrijven en bouworganisaties die elke dag met trots iets maken waar mensen op kunnen vertrouwen. Onze oplossingen helpen hen plannen, produceren en leveren op een manier die efficiënt is en toekomstbestendig. Zonder onnodige complexiteit. Gewoon goed geregeld.

Deze bedrijven investeren in vakmanschap, innovatie en kwaliteit. Zij verdienen technologie die hun werk slimmer ondersteunt. Precies dat is waar wij ons voor inzetten. Met ERP-software die krachtig is en toch eenvoudig in gebruik. Zodat onze klanten sneller beslissingen kunnen nemen, inzicht houden in processen en kunnen blijven groeien.

Binnen ECI vind je een bijzondere mix van ervaring en nieuwe energie. Collega’s die al decennia bij ons werken delen hun kennis met nieuwe generaties talent. Samen creëren we een omgeving waar ontwikkeling, eigenaarschap en plezier vanzelfsprekend zijn. Onze cultuur is transparant, betrokken en gericht op samenwerking.

Dat medewerkers ons al vijf jaar op rij beoordelen als een Great Place to Work zegt veel over wie we zijn.

Doel van de functie

Als Executive Assistant zorg je ervoor dat zaken vlekkeloos verlopen voor het Leadership Team (LT) en in het bijzonder voor de President van beide divisies. Je ondersteunt bij de planning en organisatie van agenda's, coördineert (internationale) meetings, en ondersteunt bij het opmaken en samenstellen van periodieke business review sessies. Je bent sparringpartner op het gebied van organisatorische zaken en het optimaliseren van processen en werkwijzen binnen de organisatie.

Jouw rol

• Beheren en optimaliseren van de agenda van de President en (waar relevant) het LT, inclusief reisplanning, meeting-voorbereiding en follow-up;
• Coordineren van (internationale) meetings, offsites en business reviews — van planning tot actiepuntenbewaking;
• Opzetten en onderhouden van AI-agents en agentic workflows die terugkerende taken automatiseren (bijv. E-mail triage, verslaglegging, data-aggregatie, rapportages, follow-up acties);
• Actief signaleren van kansen om processen binnen het LT en de divisies te automatiseren met AI, en deze samen met de organisatie implementeren;
• Ondersteunen bij het opstellen en samenstellen van periodieke business eviews en strategische documenten, waar mogelijk AI-ondersteund;
• Fungeren als vertrouwenspersoon en gatekeeper voor de President op het gebied van prioriteiten, communicatie en besluitvorming;
• Coördineren van allerhande organisatorische en cross-functionele projecten, en optimaliseren van processen en werkwijzen binnen de organisatie;

Wat jij meebrengt

• Een hoge dosis energie en enthousiasme;
• Ruime ervaring als Executive Assistant in een internationale omgeving;
• HBO werk- en denkniveau;
• Hands-on ervaring met, of een sterke intrinsieke drive om je te verdiepen in, AI-tools en agentic werkwijzen (bijv. Claude, ChatGPT, Abacus AI, automation- en agent-platforms);
• Organisatorisch en organisatiesensitief sterk;
• Professioneel, accuraat, energiek, representatief en servicegericht;
• Nieuwsgierige en proactieve houding ten aanzien van nieuwe technologie; in staat om zelfstandig te experimenteren en AI-toepassingen te vertalen naar concrete verbeteringen in de dagelijkse praktijk;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Wat jij bij ECI kunt verwachten

• Salarisindicatie tussen € 4.300 en € 5.600 bruto per maand bij een fulltime dienstverband;
• 25 vakantiedagen en de mogelijkheid om extra dagen te kopen;
• Premievrij pensioen;
• Reiskostenvergoeding en fietsplan;
• Hybride werken met minimaal twee dagen op kantoor;
• Jaarlijkse bonus;
• Aandelenplan;
• Fitnessruimte met douches, pooltafel, tafelvoetbal en games;
• Uitgebreide verse lunch bereid door onze chef;
• Laptop, dubbele schermen en ergonomisch bureau;
• Opleidings- en doorgroeimogelijkheden;
• Teambuildingevents, jaarlijkse barbecues en feestactiviteiten;
• Goed bereikbaar met de auto, ruime parkeergelegenheid en garage;
• Al vijf jaar op rij Great Place to Work.

Pre-employment screening

Een pre-employment screening (waaronder een Verklaring Omtrent het Gedrag) maakt onderdeel uit van onze sollicitatieprocedure en dient succesvol te zijn afgerond voorafgaand aan de datum van indiensttreding.

Dienstverband: Intern Type vacature: Intern

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist
• Je beheerst Nederlands