Event Coordinator

Van Doorne; Amsterdam; In loco; EUR 34.000 - 52.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Dertiende maand

8% vakantiegeld

Premievrije pensioenopbouw

Ov- of fietsvergoeding

Laptop en iPhone

Descrizione del lavoro

Van Doorne zoekt een Event Coordinator die de drijvende kracht achter kleinere evenementen, webinars en seminars wordt. Je werkt nauw samen met de Senior Event Manager en coördineert van intake tot nazorg, inclusief draaiboeken en communicatie.

Je organisatie- en overlegvaardigheden komen volledig tot uiting bij het plannen, leveranciers- en locatiecoördinatie en het beheren van HubSpot-campagnes. Een dynamische, kantoor-rijke werkomgeving in Amsterdam wacht.

Competenze

• Je hebt een mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in Eventmanagement of een relevante richting.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare Event-rol.
• Bij voorkeur affiniteit met juridische of zakelijke dienstverlening.
• Ervaring met coördineren van leveranciers en locaties en met budgetbewaking.
• Kennis van HubSpot of vergelijkbaar CRM-systeem is een pre.
• Goede Nederlandse communicatie, mondeling en schriftelijk.

Mansioni

• Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van kleinere evenementen, webinars, seminars en rondetafels.
• Je stelt draaiboeken op, stemt af met partners en praktijkgroepen en regelt alles van A tot Z.
• Je coördineert locaties, leveranciers en het uitnodigingstraject in HubSpot.
• Na afloop evalueer je evenementen en signaleer je verbetermogelijkheden.

Formazione

MBO/HBO-opleiding in Eventmanagement

Strumenti

HubSpot

Descrizione del lavoro

Ben jij iemand die graag de laatste puzzelstukjes legt voordat een evenement begint, rust bewaart wanneer het programma op het laatste moment verandert en zelf ziet wat er moet gebeuren zonder dat iemand je daarop hoeft te wijzen? Als Event Coordinator bij Van Doorne ben je de drijvende kracht achter de kleinere evenementen, webinars en seminars van ons kantoor en de rechterhand van de Senior Event Manager bij de grotere, kantoorbrede evenementen. Van intieme rondetafels tot grootschalige cliëntbijeenkomsten: jij zorgt ervoor dat ieder evenement soepel en op hoog niveau verloopt.

Dit ga jij doen

Als Event Coordinator maak je deel uit van de afdeling Business Development, Marketing & Communication (BDMC) en werk je nauw samen met de Senior Event Manager. Je komt terecht in een team van ongeveer acht collega's dat dagelijks onze advocaten, (kandidaat-)notarissen en fiscalisten ondersteunt bij het versterken van de verbinding binnen het kantoor én met onze cliënten.

Binnen het team is er een duidelijke taakverdeling. De Senior Event Manager is verantwoordelijk voor de grotere flagship-evenementen en bewaakt de strategische lijn van het eventprogramma. Jij neemt de organisatie van de kleinere evenementen, webinars, seminars en rondetafels voor je rekening, die door partners en praktijkgroepen worden georganiseerd. Van het eerste overleg tot de nazorg ben je betrokken: je denkt mee over de invulling, stemt af met de betrokken partner of praktijkgroep, stelt het draaiboek op en organiseert alles zelfstandig van A tot Z.

Bij de grotere evenementen ondersteun je de Senior Event Manager bij de praktische organisatie. Je coördineert locaties en leveranciers, bewaakt budgetten en zorgt ervoor dat sprekers, gasten en collega's op de dag zelf precies weten waar ze moeten zijn. Daarnaast beheer je voor zowel de kleinere als de grotere evenementen zelfstandig het volledige uitnodigingstraject in HubSpot: van uitnodigingen en aanmeldingen tot herinneringen en follow-up. Na afloop evalueer je de evenementen en signaleer je verbeterpunten voor toekomstige edities.

Je bent een spin in het web en legt gemakkelijk contact met collega's op alle niveaus, externe leveranciers en gasten van het kantoor. Je bent proactief, denkt in oplossingen wanneer plannen veranderen en hebt oog voor detail en gastvrijheid. Op de dag van een evenement steek je graag de handen uit de mouwen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Ook stem je de interne en externe communicatie rondom evenementen af met je collega's van het communicatieteam. Samen met het BDMC-team zorg je ervoor dat ieder evenement bijdraagt aan het bredere verhaal van Van Doorne.

Hier ga jij werken

We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk. Klimaat. Demografie. Macht. Technologie. Alles is in beweging. In transitie. Bij Van Doorne weten we: verandering is mensenwerk, en onze mensen maken voor cliënten het verschil. Van Doorne is een full-service kantoor met ruim 400 medewerkers, waarvan ongeveer 230 advocaten, notarissen en fiscalisten. Als een van de grootste kantoren in Nederland, zetten we in op een bedrijfscultuur waarin iedereen zich thuis voelt, zichzelf kan zijn én tot zijn recht komt. We werken in multidisciplinaire teams voor Nederlandse en internationale ondernemingen, zakelijke en financiële dienstverleners, semipublieke organisaties en overheidsinstellingen.

Dit neem jij mee

• je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting Eventmanagement, Hotelmanagement, Facility Management, Hospitality Management, Leisure & Events Management, Toerisme, Communicatie of een andere relevante opleiding;
• je beschikt over minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als Event Coördinator, Event Manager, Event Assistant, Event Planner of Meeting & Events Coördinator;
• je hebt bij voorkeur affiniteit met de juridische sector en/of zakelijke dienstverlening, maar ervaring hierin is geen vereiste;
• je hebt ervaring met het coördineren van leveranciers en evenementenlocaties, het bewaken van budgetten en het organiseren van uiteenlopende praktische zaken rondom evenementen;
• je hebt bij voorkeur ervaring met HubSpot of een vergelijkbaar CRM-systeem (Customer Relationship Management), bijvoorbeeld voor het opzetten en beheren van uitnodigingstrajecten, mailings en gastenlijsten;
• je kunt je zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken in het Nederlands; en
• je bent bij voorkeur zo snel mogelijk voor vier of vijf dagenper week beschikbaar om te starten als Event Coordinator bij Van Doorne, maar de startdatum is bespreekbaar.

Dit bieden wij jou

• een volgende stap in je carrière als Event Coordinator bij één van de grootste advocaten- en notariskantoren van Nederland;
• de kans om jezelf verder te ontwikkelen op het snijvlak van events, marketing en business development;
• de mogelijkheid om trainingen te volgen, zodat je jezelf zowel persoonlijk als professioneel kunt blijven ontwikkelen;
• een inspirerende werkplek in ons recent volledig gerenoveerde, hypermoderne kantoor aan de rand van de Zuidas in Amsterdam, met heerlijke koffie en thee van onze barista’s en een uitgebreid lunchbuffet in ons restaurant en uitstekende faciliteiten om vanuit huis te werken;
• een informele werkomgeving waarin je volledig jezelf kunt zijn en naar eigen behoefte kunt deelnemen aan diverse kantooractiviteiten, zoals ons vitaliteitsprogramma (met onder meer padel, kantooryoga en stoelmassages), donderdag- en vrijdagmiddagborrels in onze kroeg 't Pleithuys, onvergetelijke kantoorfeesten, de jaarlijkse sneeuwreis en nog véél meer;
• een aantrekkelijk salaris van minimaal € 3.014,- en maximaal € 4.646,- bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van je werkervaring, kennis en competenties. Dit salaris wordt aangevuld met een dertiende maand, 8% vakantiegeld en een winstdelingsregeling; en
• 25 vakantiedagen op fulltime basis, een premievrije pensioenopbouw, een laptop en iPhone en een volledige ov-reiskostenvergoeding of fietsvergoeding.

Dit vinden wij belangrijk

De juridische oplossingen en adviezen voor de complexe problemen van onze tijd, vragen om een brede blik en verschillende perspectieven. Diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid (DIG) is daarom een integraal onderdeel van onze kantoorstrategie. We zetten in op een bedrijfscultuur waarin iedereen zich thuis voelt, zichzelf kan zijn én tot zijn recht komt — ongeacht gender, etniciteit, religie, seksuele oriëntatie, beperking, leeftijd, huidskleur, nationaliteit of andere aspecten van identiteit.

Hoewel we erkennen dat we nog geen goede afspiegeling zijn van de wereld van morgen, streven we daar wel naar. Ons recruitmentteam zet zich daarom dagelijks in voor het ontwikkelen en waarborgen van een inclusieve wervingswerkwijze en een eerlijke, gelijkwaardige en objectieve selectieprocedure. En daarbij kunnen we jouw hulp goed gebruiken. We nodigen kandidaten dan ook nadrukkelijk uit om feedback te geven op onze werkwijze of hun ervaringen tijdens het selectieproces, zodat we continu kunnen blijven verbeteren. Dit kan hier.