Intake Specialist

Van Doorne; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Laptop en iPhone

OV-reiskostenvergoeding

Barista koffie en lunchbuffet

Vitaliteitsprogramma en kantooractivi"

Gerenoveerd kantoor aan de Zuidas (Am"

Job summary

Van Doorne zoekt een Intake Specialist die het intakeproces stroomlijnt tussen advocaten, notarissen, fiscalisten en cliënten. Je beheert de zaakaanmeldingen van begin tot afronding, stelt letters op en houdt alles nauwkeurig vast in MACI.

Je bewaakt de voortgang, onderhoudt contact met praktijkgroepen en externe relaties en ziet toe op naleving van WWFT en Verordening op de advocatuur.

Qualifications

• Een HBO- of WO-opleiding afgerond.
• 1 jaar werkervaring in een vergelijkbare of administratieve functie.
• Affiniteit met juridische dienstverlening en ICT-systemen.
• Goede Nederlandse communicatie, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor het intakeproces van zaakaanmeldingen vanaf start tot afronding.
• Opstellen van Engagement Letters en opdrachtbevestigingen in MACI.
• Proactief opvolgen van openstaande zaakaanmeldingen en voortgang bewaken.
• Controleren op compliance met WWFT en advocatuurregelgeving en documentatie in relatie tot cliënten en partners informeren.

Skills

Affiniteit met juridische dienstverlen

Affiniteit met ICT-systemen

Communicatieve vaardigheden

Nederlands vloeiend (schrift en spreek

Education

HBO/WO opleiding

Job description

Dit ga jij doen

Ben jij het gestructureerde talent dat graag wil bijdragen aan een professionele en soepele dienstverlening? Als Intake Specialist bij Van Doorne ben jij de verbindende schakel tussen onze advocaten, (kandidaat-)notarissen, fiscalisten en cliënten op het gebied van het zaakaanmeldingsproces, oftewel het intakeproces. Jij zorgt ervoor dat elke nieuwe zaakaanmelding vlekkeloos wordt opgestart en afgerond, en dat onze praktijkgroepen en cliënten gedurende het gehele intakeproces worden ontzorgd. Ben jij klaar voor de volgende stap in je carrière?

Als Intake Specialist maak je deel uit van het Intake-team op de afdeling Finance & Control, dat bestaat uit 24 ervaren collega’s. Samen met je collega’s ondersteunen jullie dagelijks onze advocaten, (kandidaat-)notarissen en fiscalisten door het gehele intakeproces te begeleiden en te bewaken. Je zorgt ervoor dat alle zaakaanmeldingen foutloos worden opgemaakt en verwerkt, van het moment dat een nieuwe zaak of cliënt zich aandient totdat alle formaliteiten zijn afgerond en de zaak als lopend geregistreerd staat.

Je takenpakket is veelzijdig en uitdagend. Als eerste contactpersoon van het intakeproces vertaal je opdrachten van partners en cliënten naar correcte Engagement Letters en opdrachtbevestigingen, en leg je deze nauwkeurig vast in ons systeem MACI. Je volgt openstaande zaakaanmeldingen proactief op, bewaakt de voortgang en zorgt dat dossiers tijdig worden afgerond.

Per zaak en cliënt beoordeel je of deze voldoen aan onze compliance-vereisten, waaronder de Wwft en de Verordening op de advocatuur, en informeer je cliënten en partners tijdig over de benodigde documentatie. Daarnaast onderhoud je nauw contact met praktijkgroepen, verschillende afdelingen en externe relaties om een goede samenwerking te bevorderen en het intakeproces optimaal te laten verlopen.

Om als Intake Specialist succesvol te zijn, werk je nauwkeurig en gestructureerd, ook onder tijdsdruk of wanneer je meerdere dossiers tegelijkertijd beheert. Je bent communicatief sterk en weet helder en professioneel te communiceren met uiteenlopende betrokkenen, zowel intern als extern. Samenwerken gaat je van nature goed af: je vindt gemakkelijk aansluiting bij collega's, bent proactief en schakelt snel wanneer de situatie daarom vraagt.

Hier ga jij werken

We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk. Klimaat. Demografie. Macht. Technologie. Alles is in beweging. In transitie. Bij Van Doorne weten we: verandering is mensenwerk, en onze mensen maken voor cliënten het verschil. Van Doorne is een full-service kantoor met ruim 400 medewerkers, waarvan ongeveer 230 advocaten, notarissen en fiscalisten. Als een van de grootste kantoren in Nederland, zetten we in op een bedrijfscultuur waarin iedereen zich thuis voelt, zichzelf kan zijn én tot zijn recht komt. We werken in multidisciplinaire teams voor Nederlandse en internationale ondernemingen, zakelijke en financiële dienstverleners, semipublieke organisaties en overheidsinstellingen.

Dit neem jij mee

• je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bijvoorbeeld in de richting van Finance & Control, Bedrijfseconomie, Accountancy, Business Administration of een andere relevante opleiding;
• je hebt één jaar werkervaring in een vergelijkbare of administratieve functie, bijvoorbeeld als (Legal) Intake Specialist, Onboarding Specialist of (Juridisch) Administratief Medewerker;
• je hebt affiniteit en/of ervaring met de juridische dienstverlening;
• je hebt affiniteit met ICT-systemen en interesse in technische ontwikkelingen zoals AI, en denkt graag mee hoe we deze innovaties binnen de financiële afdeling kunnen inzetten;
• enige kennis van of ervaring met relevante complianceprocessen en wet- en regelgeving, zoals de Wwft is een pluspunt. Geen ervaring? Geen probleem, wij leiden je graag verder op;
• je kunt je zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken in het Nederlands; en
• je bent bij voorkeur zo snel mogelijk voor vijf dagen per week beschikbaar om te starten als Intake Specialist bij Van Doorne, maar de startdatum is bespreekbaar.

Dit bieden wij jou

• een volgende stap in je carrière als Intake Specialist bij één van de grootste advocaten- en notariskantoren van Nederland;
• een uitdagende rol met veel verantwoordelijkheid en volop ruimte om creatieve ideeën en innovatieve verbeteringen door te voeren;
• de mogelijkheid om trainingen te volgen, zodat je jezelf zowel persoonlijk als professioneel kunt blijven ontwikkelen;
• een inspirerende werkplek in ons per 1 november a.s. volledig gerenoveerde, hypermoderne kantoor aan de rand van de Zuidas in Amsterdam, met heerlijke koffie en thee van onze barista’s en een uitgebreid lunchbuffet in ons restaurant en uitstekende faciliteiten om vanuit huis te werken;
• een informele werkomgeving waarin je volledig jezelf kunt zijn en naar eigen behoefte kunt deelnemen aan diverse kantooractiviteiten, zoals ons vitaliteitsprogramma (met onder meer padel, kantooryoga en stoelmassages), donderdag- en vrijdagmiddagborrels in onze bruine kroeg 't Pleithuys, onvergetelijke kantoorfeesten, de jaarlijkse sneeuwreis en nog véél meer;
• een aantrekkelijk salaris van minimaal € 3.252,- en maximaal € 4.646,- bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van je werkervaring, kennis en competenties. Dit salaris wordt aangevuld met een dertiende maand, 8% vakantiegeld en een winstdelingsregeling; en
• 25 vakantiedagen op fulltime basis, een premievrije pensioenopbouw, een laptop en iPhone en een volledige ov-reiskostenvergoeding of fietsvergoeding.

Dit vinden wij belangrijk

De juridische oplossingen en adviezen voor de complexe problemen van onze tijd, vragen om een brede blik en verschillende perspectieven. Diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid (DIG) is daarom een integraal onderdeel van onze kantoorstrategie. We zetten in op een bedrijfscultuur waarin iedereen zich thuis voelt, zichzelf kan zijn én tot zijn recht komt — ongeacht gender, etniciteit, religie, seksuele oriëntatie, beperking, leeftijd, huidskleur, nationaliteit of andere aspecten van identiteit.

Hoewel we erkennen dat we nog geen goede afspiegeling zijn van de wereld van morgen, streven we daar wel naar. Ons recruitmentteam zet zich daarom dagelijks in voor het ontwikkelen en waarborgen van een inclusieve wervingswerkwijze en een eerlijke, gelijkwaardige en objectieve selectieprocedure. En daarbij kunnen we jouw hulp goed gebruiken. We nodigen kandidaten dan ook nadrukkelijk uit om feedback te geven op onze werkwijze of hun ervaringen tijdens het selectieproces, zodat we continu kunnen blijven verbeteren. Dit kan hier.