Projectleider implementatie archiefwet 2026 (zzp - freelance)

Gooise Meren; Bussum; On-site; EUR 54,000 - 82,000; Full time

Job summary

Gooise Meren zoekt een Projectleider Archiefwet om de implementatie van de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij de gemeente te leiden, zodat in 2027 aan de nieuwe eisen voldaan wordt. U beheert planning, risico’s en bestuurlijke besluitvorming en werkt nauw samen met informatiespecialisten en juristen.

U houdt toezicht op het informatiebeheer en metadata, en bewaakt de samenhang tussen processen en systemen zoals zaaksysteem en DUTO-gerelateerde kaders.

Qualifications

• Sterke plannings- en organisatievaardigheden.
• Vlakke communicatiestijl met aantoonbare rapportagevaardigheden.
• In staat om complex juridisch/beleidswerk te vertalen naar concrete eisen.

Responsibilities

• Stel op basis van de opdracht een plan van aanpak op met fasering en risico’s.
• Coördineer bijdragen van informatiespecialisten, beheerders en juristen.
• Rapporteer voortgang, risico’s en besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever.
• Bereid bestuurlijke besluitvorming voor en zorg voor overdracht naar de lijnorganisatie.

Skills

Plannen en organiseren

Samenwerken

Analytisch denken

Schriftelijke communicatie

Job description

Organisatie
Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Opdracht
Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.

Aanleiding
De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Digitaal wordt het uitgangspunt en de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Daarnaast komen er nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van álle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER.

Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de wijzigingen en de impact al in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.

Werkzaamheden

Projectleiding

• Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, benodigde capaciteit en risico’s;
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS;
• Je rapporteert over voortgang, risico’s en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever;
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.

Beleid en regelgeving

• Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet), op basis van de VNG-modellen;
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging (alle systemen en papier), vervanging en overbrenging;
• Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris;
• In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en, samen met de andere AGVS-gemeenten, afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan (art. 2.6 en 3.4);
• Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.

Risico en informatiehuishouding

• Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy;
• Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (art. 4.1);
• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling): systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER;
• Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.

Systemen en metadata

• Samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid (grond, duur, datum en status) bij het afsluiten van zaken;
• Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen;
• Uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen;
• Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata (uniek kenmerk, bewaartermijn, categorie selectiebesluit) en extra metadata voor langdurig te bewaren documenten.

Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen. Dat doen de informatiespecialisten en functioneel beheer; jij bewaakt wel de samenhang en planning.

Resultaten

Resultaat

Gereed

Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever

Binnen 4 weken na start

Voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels, klaar voor besluitvorming

Eind Q1 2027

Functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist

Eind Q1 2027

Procesbeschrijvingen vernietiging, vervanging en overbrenging

Q2 2027

Overzicht gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke orgaan

Q2 2027

Risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen

Q3 2027

DUTO-eisen uitgewerkt en per systeem getoetst

Q3 2027

Overzicht informatiehuishouding

Q3/Q4 2027

Geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol

Q4 2027

Overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie

Einde opdracht

Competenties

• Plannen en organiseren
  • je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met heldere mijlpalen.
• Resultaatgericht werken
  • je levert concrete producten op en houdt de wettelijke termijnen scherp in beeld.
• Samenwerken
  • je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst;
• Overtuigen
  • je krijgt draagvlak voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren.
• Tactisch gedrag
  • je voelt aan wat er bestuurlijk en ambtelijk speelt en stemt je aanpak daarop af.
• Analyserend vermogen
  • je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen;
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
  • je schrijft heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur.