Document Controller

Atlas NextWave; Utrecht; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantoorruimte en professional omgeving

Samenwerking met ervaren engineers

Job summary

Atlas NextWave in Utrecht zoekt een Document Controller die documentstromen binnen grote technische projecten bewaakt en optimaliseert. Je werkt nauw samen met leveranciers, engineers en interne stakeholders om tijdige, correcte documentatie te garanderen en bij te dragen aan een efficiënte informatievoorziening.

Je beheert documentbeheer, planningen en KPI's, levert managementinformatie en ondersteunt projectteams met capaciteitsplanning en rapportages.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als Document Controller.
• Ervaring met documentmanagement- en PDM-systemen.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en schrift.

Responsibilities

• Documentbeheer: ontvangen, registreren en verwerken van documentatie van leveranciers.
• Beheren en afhandelen van transmittals; zorgen voor volledigheid en juistheid (zonder inhoudelijke beoordeling).
• Planning en voortgangsbewaking: actualiseren van POC-lijsten, volgen van openstaande verzoeken en informeren van stakeholders.
• Procesverbetering en rapportage: opstellen van voortgangsrapportages en managementinformatie; adviseren over KPI’s.
• Ondersteuning projectteams: capaciteitsplanning en reserveringen; signaleren van knelpunten en escaleren waar nodig.

Skills

Documentbeheer

Projectteams

Kwaliteitsnormen

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Analytisch vermogen

Education

MBO 4 / HBO werk- en denkniveau

Tools

PDM-systemen

Job description

Document Controller Engineering (Utrecht)

Ben jij een nauwkeurige en gestructureerde professional met ervaring in document control binnen complexe technische projecten? Heb je affiniteit met engineering- en productieomgevingen en weet je overzicht te houden over grote hoeveelheden technische documentatie? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Jouw rol

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren, bewaken en optimaliseren van documentstromen binnen omvangrijke technische projecten. Je zorgt ervoor dat documentatie van leveranciers tijdig, correct en volledig wordt ontvangen, verwerkt en verspreid binnen de organisatie. Daarnaast ondersteun je projectteams bij het bewaken van planningen, rapportages en verbeteringen binnen het document control proces. Je bent een belangrijke schakel tussen leveranciers, engineers en interne stakeholders en draagt bij aan een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening.

Wat ga je doen?

Documentbeheer

• Ontvangen, registreren en verwerken van technische documentatie van leveranciers.
• Beheren en afhandelen van transmittals.
• Controleren van documentatie op volledigheid en procesmatige juistheid (niet inhoudelijk).
• Afstemmen met project engineers en andere betrokkenen.
• Verzorgen van de interne distributie van documentatie.
• Coördineren van het verzenden van documentatie naar leveranciers.

Planning en voortgangsbewaking

• Beheren en actualiseren van Point of Contact (POC)-lijsten.
• Actief bewaken en opvolgen van openstaande documentatieverzoeken.
• Bijhouden van forecastlijsten en projectplanningen.
• Informeren van stakeholders over leverdata en voortgang van aanvragen.
• Signaleren van knelpunten en waar nodig escaleren.

Procesverbetering en rapportage

• Opstellen en onderhouden van rapportages over voortgang en prestaties.
• Leveren van managementinformatie en relevante stuurgegevens.
• Adviseren over KPI's en prestatie-indicatoren.
• Opstellen, beheren en bewaken van werkinstructies, procedures en richtlijnen.
• Analyseren van processen en adviseren over verbeteringen binnen document control.

Ondersteuning projectteams

• Ondersteunen bij capaciteitsplanning en werkvoorraadbeheer.
• Bewaken van planningen en capaciteitsreserveringen.
• Signaleren van afwijkingen en bijdragen aan passende oplossingen.Ondersteunen van projectteams bij operationele vraagstukken.

Wie zoeken wij?

Je bent een proactieve en communicatief sterke professional die zelfstandig kan werken, maar ook uitstekend functioneert binnen multidisciplinaire projectteams. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en bent sterk in plannen en organiseren.

Functie-eisen

• MBO 4 of HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur een afgeronde opleiding in Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 3 jaar ervaring als Document Controller.
• Ervaring met documentmanagement- en PDM-systemen.
• Ervaring binnen een engineering-, productie- of projectgestuurde organisatie.
• Ervaring met werken in projectteams.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal in woord en geschrift.

Kennis en vaardigheden

• Ruime kennis van document control processen.
• Inzicht in projectmatige werkprocessen en informatiebeheer.
• Sterke organisatorische vaardigheden.
• Analytisch vermogen en oog voor detail.
• Vaardig in het geven van adviezen en het verbeteren van processen.
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden.
• Verantwoordelijkheidsgevoel
• Samenwerken
• Nauwkeurigheid
• Communicatieve vaardigheden
• Plannen en organiseren
• Besluitvaardigheid
• Ervaring binnen complexe maritieme, technische of infrastructurele projecten.
• Kennis van geïntegreerde engineering- en productontwikkelingstrajecten.
• Ervaring met werken in een omgeving waarin strikte documentatie-eisen en kwaliteitsnormen gelden.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische technische projectomgeving.
• De mogelijkheid om een sleutelrol te vervullen in omvangrijke en innovatieve projecten.
• Samenwerking met ervaren engineers, projectmanagers en andere specialisten.
• Ruimte voor eigen initiatief en procesverbeteringen.
• Een professionele werkomgeving waarin kwaliteit, samenwerking en ontwikkeling centraal staan.

Ben jij de gestructureerde Document Controller die complexe technische documentstromen succesvol weet te beheren? Dan kijken wij uit naar jouw reactie.