Directiesecretaresse - ISW Gasthuislaan

YES College Den Haag; Netherlands; On-site; EUR 32,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

0.6 fte in Salarisschaal 7 CAO-VO

Vaste eindejaarsuitkering

10 weken verlof

Job summary

ISW Gasthuislaan zoekt een directiesecretaris die de dagelijkse organisatie van de school ondersteunt en structureert. Je beheert agenda's, vergaderingen en de correspondentie en zorgt voor een vlekkeloze uitvoering van procedures.

Je bewaakt de PDCA-cyclus en de jaarplanning, bereidt documenten voor en draagt zorg voor juiste archivering van beleidsbesluiten. Je werkt nauw samen met de hoofd administratie en signaleert knelpunten proactief.

Qualifications

• MBO4-opleiding afgerond en basis in managementondersteuning en planningsvaardigheden.
• Ervaring in een schoolomgeving is een pré.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Regelen en organiseren van agenda's, planningen en afspraken.
• Bewaken van de PDCA-cyclus en jaarplanning.
• Voorbereiden documenten, rapportages en beleidsbesluiten.
• Verzamelen en controleren van managementinformatie en overzichten.
• Zorgdragen voor heldere communicatie en verbinding tussen interne en externe contacten.
• Samenwerken met het hoofd administratie als duo.

Skills

Organiseren

Plannen

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO4-opleiding

Job description

Word jij de onmisbare schakel die rust, structuur en overzicht brengt in het hart van onze school?

Over ISW Gasthuislaan

ISW Gasthuislaan is een moderne havo-vwo-school in ’s-Gravenzande met circa 1100 leerlingen. Wij bieden een veilige en vertrouwde omgeving waar leerlingen en medewerkers zich thuis voelen. Vanuit onze kernwaarden, Betrokken, Ontdekken en Ontwikkelen werken we dagelijks aan de beste leeromgeving.

Jouw rol: De spil van de school

Als directiesecretaris ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse organisatie van ISW Gasthuislaan. Je begint je dag met een scherp oog op de agenda’s van het directieteam, waarbij je niet alleen afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten plant, maar ook zorgt dat alle randvoorwaarden hiervoor tot in de puntjes geregeld zijn. Je bent verantwoordelijk voor het volledige proces rondom documentatie: van het voorbereiden en opstellen van stukken tot het nauwkeurig vastleggen en archiveren van rapportages en beleidsbesluiten.

Jouw rol gaat echter verder dan alleen de uitvoering; je fungeert als bewaker van de kwaliteit en de voortgang binnen de school. Je houdt de jaarplanning nauwgezet in de gaten en zorgt ervoor dat de PDCA-cyclus actief wordt nageleefd, zodat de school haar doelen blijft behalen. In nauwe samenwerking met de hoofd administratie beheer je de correspondentie en zorg je voor een overzichtelijke administratie waar de directie blind op kan varen. Je bent iemand die proactief knelpunten signaleert en deze direct omzet in praktische verbetervoorstellen. Door managementinformatie en overzichten zorgvuldig te controleren op juistheid en volledigheid, bied je de directie de nodige rust en structuur.

Omdat dit een nieuwe functie is, krijg je bovendien de unieke kans en het vertrouwen om de werkzaamheden en de invulling van deze rol zelf verder vorm te geven en te optimaliseren.

• Regelen & Organiseren: Je bewaakt met een scherp oog de agenda’s en planningen van de directie en overlegstructuren en zorgt voor een vlekkeloze organisatie van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
• Bewaker van de PDCA-cyclus: je houdt grip op de jaarplanning en ziet er actief op toe dat de kwaliteits- en beleidscyclus wordt nageleefd.
• Inhoudelijke voorbereiding: Je bereidt documenten, rapportages en presentaties voor en draagt zorg voor de nauwkeurige vastlegging en archivering van beleidsbesluiten.
• Managementinformatie: Je verzamelt en ordent managementinformatie en controleert deze op juistheid en volledigheid.
• Communicatie en verbinding: Je fungeert als proactief aanspreekpunt voor interne en externe contacten, waarbij je processen soepel en efficiënt laat verlopen.

Je ziet en signaleert knelpunten voordat ze ontstaan, durft kritisch te zijn en komt proactief met praktische verbeterpunten.

• Samenwerken: Samen met het hoofd administratie vorm je een complementair duo; jullie versterken elkaar in de correspondentie en administratieve processen.

Wie ben jij?

Jij bent een echte vakspecialist met een hart voor organiseren en een passie voor het ondersteunen van anderen. Je bent niet iemand die afwacht; je ziet het werk liggen, denkt proactief mee en durft waar nodig kritisch te zijn om processen te verbeteren. Je bent een professional die graag het verschil maakt en moeiteloos schakelt tussen verschillende taken zonder het overzicht te verliezen. Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en weet op een natuurlijke manier processen te coördineren en contacten te onderhouden.

Daarnaast werk je uiterst nauwkeurig en integer, waarbij je signalen uit de organisatie feilloos vertaalt naar oplossingen.

Je beschikt over een afgeronde MBO4-opleiding en hebt een basis in management-ondersteuning en planningsvaardigheden. Je wilt graag werken in een omgeving waar je een bijdrage kunt leveren aan de ontwikkeling van leerlingen; ervaring in een schoolomgeving is daarbij een pré.

Wat bieden wij jou:

• Een afwisselende functie in een betrokken team met ruimte voor eigen initiatief.
• Een prettige werksfeer binnen een open en collegiale schoolcultuur.
• Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en scholing.
• Een aanstelling van 0,6 fte in salarisschaal 7 volgens de CAO-VO.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals onder andere een vaste eindejaarsuitkering en 10 weken verlof (veelal in de schoolvakanties).

Wil je meer weten over de uitdagende nieuwe functie? Neem dan contact op met mevrouw L. Koenis (adjunct-directeur organisatie) via [e-mail].