Bestuurssecretaris - Numansdorp

Sterk in Matches B.V.; Numansdorp; On-site; EUR 40,176 - 71,424; Part time

Benefits offered by this job

CAO Primair Onderwijs

8,33% eindejaarsuitkering

Gedeeltelijk thuiswerken na inwerkfase

Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden

Job summary

SWV PO en VO Hoeksche Waard zoekt een ervaren Bestuurssecretaris om de directeur-bestuurders bestuurlijk, organisatorisch, beleidsmatig en juridisch te ondersteunen. Je bewaakt de besluitvorming, procesplanning en verslaglegging en fungeert als Functionaris Gegevensbescherming (FG) binnen beide samenwerkingsverbanden.

Het gaat om een parttime functie van 20–28 uur per week in Numansdorp; arbeidsvoorwaarden conform CAO Primair Onderwijs, met een eindejaarsuitkering en gedeeltelijk thuiswerken na

Qualifications

• Ervaring als bestuurssecretaris of directiesecretaresse/managementassistent gewenst.
• HBO+/WO werk- en denkniveau vereist.
• Kennis van governance en bestuursprocessen is een pre.

Responsibilities

• Voorbereiden, plannen en organiseren van bestuursvergaderingen en overleggen.
• Beheren van de agenda’s van beide directeur-bestuurders.
• Notuleren en verzorgen van verslaglegging.
• Bewaken van jaarplanningen en governanceprocessen.
• Adviseren over procedurele en juridische vraagstukken.
• Signaleren van AVG- en privacyvraagstukken en ondersteuning bij audits.

Skills

bestuurlijke sensitiviteit

organisatorisch talent

communicatieve vaardigheden

verantwoordelijkheidsgevoel

Education

HBO+/WO werk- en denkniveau

Job description

SWV PO en VO Hoeksche Waard zoekt een bestuurssecretaris!

Numansdorp

20 – 28 uur

Ben jij een ervaren bestuurssecretaris, directiesecretaresse, managementassistent of office manager met gevoel voor bestuurlijke processen? Werk jij graag op het snijvlak van organisatie, beleid, governance en ondersteuning en krijg je energie van een functie waarin geen dag hetzelfde is?

Dan is deze functie als Bestuurssecretaris bij de samenwerkingsverbanden Passend Primair Onderwijs Hoeksche Waard en Passend Voortgezet Onderwijs Hoeksche Waard precies wat je zoekt.

In deze veelzijdige functie ondersteun je de directeur-bestuurders van beide samenwerkingsverbanden op bestuurlijk, organisatorisch, beleidsmatig en juridisch gebied. Je zorgt ervoor dat besluitvorming zorgvuldig wordt voorbereid en vastgelegd, bewaakt de voortgang van belangrijke processen en bent een belangrijke sparringpartner binnen de organisatie. Daarnaast vervul je de rol van Functionaris Gegevensbescherming (FG) en adviseer je over privacy- en AVG-vraagstukken.

Wie is SWV VO / SWV PO Hoeksche Waard?

De samenwerkingsverbanden Passend Primair Onderwijs Hoeksche Waard en Passend Voortgezet Onderwijs Hoeksche Waard werken dagelijks aan één gezamenlijke ambitie: voor ieder kind een passende onderwijsplek, dichtbij huis en afgestemd op wat nodig is.

Binnen beide organisaties wordt intensief samengewerkt met scholen, onderwijsprofessionals, gemeenten en andere betrokken partijen om passend onderwijs mogelijk te maken voor alle leerlingen in de regio. Daarbij spelen samenwerking, kwaliteit, zorgvuldigheid en maatschappelijke betrokkenheid een belangrijke rol.

Je komt terecht in een betrokken team van acht collega’s binnen twee professioneel samenwerkende organisaties. De lijnen zijn kort, de impact van je werk is groot en je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en mee te denken over de verdere ontwikkeling van de organisatie.

Wat ga je doen?

Als Bestuurssecretaris ben jij de spil in de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van bestuurlijke processen binnen beide samenwerkingsverbanden. Je houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat de juiste onderwerpen op het juiste moment op tafel liggen.

Je ondersteunt de directeur-bestuurders zowel inhoudelijk als organisatorisch en bewaakt de kwaliteit van beleids- en besluitvormingsprocessen. Daarbij ben je veel meer dan alleen een ondersteuner. Je denkt actief mee, legt verbanden tussen verschillende dossiers en zorgt ervoor dat afspraken, besluiten en actiepunten goed worden opgevolgd.

Daarnaast beheer je de agenda’s van beide directeur-bestuurders, bereid je vergaderingen voor en zorg je voor een heldere verslaglegging. Ook acute vergaderingen en bestuurlijke overleggen weet jij efficiënt te organiseren en vast te leggen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Voorbereiden, plannen en organiseren van bestuursvergaderingen en overleggen;
• Beheren van de agenda’s van beide directeur-bestuurders;
• Opstellen van agenda’s en verzamelen van vergaderstukken;
• Notuleren en verzorgen van heldere verslaglegging;
• Bewaken van actiepunten, besluitvorming en bestuurlijke procedures;
• Bewaken van jaarplanningen en governanceprocessen;
• Signaleren welke documenten, reglementen en beleidsstukken actualisatie behoeven;
• Opstellen van notities, adviezen en beleidsdocumenten;
• Ondersteunen bij bestuurlijke besluitvorming;
• Adviseren over procedurele en juridische vraagstukken;
• Signaleren van ontwikkelingen binnen onderwijswetgeving en governance;
• Ondersteunen bij het opstellen van overeenkomsten, procedures en reglementen;
• 
  Vertalen van relevante wet- en regelgeving naar beleid en praktijk;
• Toezien op naleving van de AVG;
• Adviseren over privacybeleid, gegevensverwerking en informatiebeveiliging;
• Fungeren als aanspreekpunt voor privacyvraagstukken;
• Ondersteunen bij audits, rapportages en bewustwording rondom privacy en gegevensbescherming.

Wat bieden wij?

Bij de samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs Hoeksche Waard krijg je de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan de toekomst van kinderen en jongeren in de regio. Je komt terecht in een maatschappelijk relevante functie met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.

Je kunt rekenen op:

• Een salaris tussen €3.600 en €6.400 bruto per maand op basis van fulltime;
• Een dienstverband van 20 tot 28 uur per week;
• Een tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vast dienstverband;
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO Primair Onderwijs;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• De mogelijkheid om gedeeltelijk vanuit huis te werken na je inwerkperiode;
• Volop opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen inbreng;
• Een betrokken team van collega’s;
• Werken binnen twee professioneel samenwerkende organisaties;
• Vrij tijdens alle schoolvakanties conform de afspraken binnen de organisatie.

Wie zoeken wij?

Voor deze functie zoeken wij een ervaren professional die bestuurlijke sensitiviteit combineert met organisatorisch talent, sterke communicatieve vaardigheden en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Je bent iemand die zelfstandig kan werken, overzicht houdt in complexe situaties en snel schakelt tussen verschillende onderwerpen. Daarnaast beschik je over een sterk analytisch vermogen en weet je verbanden te leggen tussen uiteenlopende vraagstukken.

Deze functie sluit uitstekend aan bij kandidaten die momenteel werkzaam zijn als bestuurssecretaris, directiesecretaresse, managementassistent, executive assistant of office manager binnen een bestuurlijke of complexe organisatie.

Je herkent jezelf in het volgende profiel:

• Je beschikt over HBO+ of WO werk- en denkniveau;
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring binnen een bestuurlijke, beleidsmatige of secretariële functie;
• Je hebt kennis van governance en bestuurlijke processen;
• Je hebt kennis van AVG- en privacywetgeving;
• Je hebt affiniteit met onderwijs en maatschappelijke organisaties;
• Kennis van onderwijswetgeving is een pré;
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden;
• Je bent sterk in plannen, coördineren en procesbewaking;
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden;
• Je bent analytisch sterk en denkt actief mee;
• Je bent bestuurlijk sensitief, integer en tactvol;
• Je beschikt over eigen vervoer;
• Je woont bij voorkeur in de regio van Numansdorp.