Directiesecretaresse (32-37 uur)

Landschapnoordholland; Netherlands; On-site; EUR 37,000 - 46,000; Full time

Job summary

Landschap Noord-Holland zoekt een gemotiveerde secretariële ondersteuner die de Directeur ondersteunt met agenda-beheer, notuleren en verslaglegging bij de relevante overleggen.

Je organiseert en bereidt belangrijke vergaderingen voor van MT, Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad, bewaakt deadlines en zorgt voor de administratieve afhandeling van besluiten en een professionele uitstraling van de organisatie.

Qualifications

• Beheersing van Nederlands in woord en geschrift.
• 5 tot 10 jaar ervaring in secretariële of beleidsondersteunende functie.
• Ruime ervaring met administratieve software en geautomatiseerde opmaakprogramma's.

Responsibilities

• Organiseren en voorbereiden van belangrijke vergaderingen voor MT, Raad van Toezicht en Ondernemingsraad.
• Notuleren en zorgdragen voor verslaglegging en opvolging van besluiten.
• Bewaken van processen, deadlines en organisatorische rapportages.
• Coördineren van jaarverslag, dataverzameling en eindredactie.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

Communicatie

Secretariële vaardigheden

Education

MBO4+ werk- en denkniveau

Tools

Administratieve software

Geautomatiseerde opmaakprogramma's

Job description

Met scherp oog voor detail en een gestructureerde aanpak ondersteun jij de Directeur. Je stelt prioriteiten, beheert de agenda en stelt een jaarplanning op voor alle relevante overleggen. Je ondersteunt daartoe ook het MT en de Raad van Toezicht in alle opzichten bij hun functioneren.

Team

Je komt terecht in het team Directie waaronder ook HR valt. Samen met gemotiveerde collega’s, allemaal met een groen hart, zetten we ons in voor het behoud van natuur en landschap in Noord-Holland.

Jouw rol

Je organiseert en bereidt belangrijke vergaderingen voor van onder meer het Managementteam, de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad. Daarnaast zorg je voor een zorgvuldige verslaglegging, waarbij je niet alleen notuleert maar ook toeziet op de administratieve afhandeling van besluitvorming.

Ook op het gebied van managementrapportages speel je een actieve rol door processen te bewaken en deadlines te monitoren. Zo draag jij dagelijks bij aan de professionele uitstraling en soepele werking van de gehele organisatie.

Verder houd jij processen in beweging en bewaak je de voortgang. Actiepunten ontgaan je niet – je signaleert, onderneemt actie en betrekt de juiste mensen. Ook bij organisatie brede, projecten ben jij een betrouwbare spil die het overzicht houdt en ondersteuning biedt waar nodig. Zo coördineer je ook het jaarverslag ten aanzien van planning, dataverzameling en eindredactie.

De 3 kerntaken zijn:

• Secretariële ondersteuning aan de Directeur (inclusief agendabeheer en onderhoud mailbox)
• Organiseren en administratief voorbereiden van belangrijke overleggen en bijeenkomsten
• Notuleren van vergaderingen en zorgdragen voor correcte verslaglegging en opvolging.

Jij neemt mee

• MBO4+ werk- en denkniveau
• 5 tot 10 jaar ervaring in een secretariële of beleidsondersteunende functie
• Uitstekende beheersing van Nederlands in woord en geschrift
• Ruime ervaring en affiniteit met administratieve software systemen en geautomatiseerde opmaakprogramma's.

Wij bieden

Een informele en dynamische werkomgeving met korte lijnen en veel zelfstandigheid. Er is ruimte voor ontwikkeling binnen jouw vak- en interessegebied. Je salaris hangt af van ervaring en kennis en ligt tussen : € 3.311 en € 4.105 bij een fulltime dienstverband van 37 uur (functieschaal 5, cao Bos en Natuur, ondernemingsdeel De Landschappen).

Zodra we dé geschikte kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature.