Directiesecretaresse

MATCHT; Rijswijk; On-site; EUR 45,000 - 54,000; Full time

Job summary

MATCHT zoekt een Directiesecretaresse die overzicht creëert en met vertrouwen beweegt in een bestuurlijke omgeving. Je ondersteunt de divisiemanager van een team van ruim 200 professionals en werkt mee aan de afstemming van medische, juridische en bestuurlijke vraagstukken.

Je bent een sparringpartner en organiseert efficiëntie, bewaakt de planning en draagt bij aan een soepele uitvoering van werkzaamheden.

Qualifications

• Een afgeronde HBO-opleiding.
• Ervaring als management-/directieassistent in bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige werkwijze.
• Sterk analytisch vermogen en het kunnen blijven overzicht houden onder druk.
• Organisatiesensitiviteit, flexibiliteit en een professionele uitstraling.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en prioriteiten van de divisie.
• Vergaderingen en bestuurlijke overleggen voorbereiden.
• Interne en externe contacten zelfstandig afhandelen.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen voor de divisie.
• Drie dagen per week op kantoor aanwezig zijn.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Samenwerken

Proactief

Education

HBO-opleiding

Job description

De organisatie kenmerkt zich door een informele en platte organisatiestructuur. Hierdoor kun je makkelijk bij iemand binnenlopen, vragen stellen en samenwerken. Hier bepaal je zelf, tot op grote hoogte, hoe ver je invloed en betrokkenheid reiken. Dit alles maakt het een inspirerende plek die niet alleen uitnodigt om te komen werken, maar ook om te blijven werken en een bijdrage te leveren aan het grotere doel van veiligheid in Nederland.

Omschrijving

Voor een organisatie met een belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid zoeken wij een Directiesecretaresse die overzicht creëert, vooruitdenkt en met vertrouwen beweegt binnen een bestuurlijke omgeving. Iemand die niet afwacht, maar initiatief neemt. Die ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd.

Je ondersteunt de divisiemanager, waar ruim 200 professionals zich dagelijks inzetten om te beoordelen of mensen veilig kunnen deelnemen aan het verkeer. Een omgeving waarin medische, juridische en bestuurlijke vraagstukken samenkomen en waarin jouw organisatietalent van grote waarde is.

Je bent veel meer dan een ondersteuner. Je bent een sparringpartner, een organisatietalent en de stabiele factor die zorgt dat alles soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, discretie en gevoel voor verhoudingen kan de divisiemanager zich richten op de juiste prioriteiten.

• Geen dag is hetzelfde. Jij bent degene die overzicht houdt, structuur aanbrengt en continu een stap vooruit denkt.
• Je beheert een complexe agenda waarin je moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en prioriteiten. Je bewaakt deadlines, houdt processen scherp en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Je bereidt vergaderingen en bestuurlijke overleggen zorgvuldig voor, coördineert de planning- en controlcyclus en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.
• Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je handelt correspondentie zelfstandig af, signaleert wat aandacht vraagt en denkt actief mee over de beste aanpak.
• Ook speel je een belangrijke rol bij het organiseren van bijeenkomsten en evenementen voor de divisie. Van een jubileum tot een eindejaarsviering: jij zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.
• Je bent minimaal drie dagen per week op kantoor aanwezig: maandag, dinsdag en donderdag.

Wie ben jij?

Je bent iemand die rust brengt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je houdt van verantwoordelijkheid, denkt vooruit en laat je niet snel verrassen.

Je communiceert makkelijk op verschillende niveaus en voelt feilloos aan wat een situatie vraagt. Je bent tactvol wanneer dat nodig is, durft kritisch mee te denken en weet wanneer je moet doorpakken.

Dit is een rol voor iemand die energie krijgt van verantwoordelijkheid, invloed en samenwerken op hoog niveau. Je komt terecht in een organisatie met maatschappelijke impact, waar jouw bijdrage direct zichtbaar is en waar je de ruimte krijgt om zelfstandig te werken, mee te denken en echt het verschil te maken.

• Een afgeronde hbo-opleiding.
• Ervaring als managementassistent of directieassistent binnen een bestuurlijke, beleidsmatige of politiek sensitieve organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een proactieve, zelfstandige en nauwkeurige manier van werken.
• Sterk analytisch vermogen en het talent om ook onder druk overzicht te houden.
• Organisatiesensitiviteit, flexibiliteit en een positieve, professionele uitstraling.

Arbeidsvoorwaarden

Een jaarcontract in dienst bij opdrachtgever. Na dit jaar is de intentie om een contract voor onbepaalde tijd overeen te komen.

Salaris maximaal € 4.400 obv 37,5 uur per week