Directiesecretaresse

TintelTuin; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

TintelTuin zoekt een Directiesecretaresse die het directieteam volledig ondersteunt in Amsterdam. Je beheert complexe agenda's, bereidt directie- en bestuursvergaderingen voor en bewaakt voortgang en vertrouwelijkheid van documenten.

Je fungeert als centraal aanspreekpunt en zorgt voor een professionele samenwerking met interne en externe relaties. Een HBO-diploma en ruime ervaring in een vergelijkbare rol zijn vereist en je Combineert organisatorische flair met uitstekende communicatie.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Aantoonbare ervaring als directiesecretaresse of managementassistent.
• Sterke organisatorische vaardigheden en overzicht bewaren.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Ervaring met Microsoft Office 365 en digitale administratieve systemen.
• Ervaring met financiële systemen is een pré.
• Nauwkeurig, gestructureerd en proactief.
• Analytisch vermogen en oog voor detail.
• Snel kunnen schakelen tussen taken en prioriteiten.
• Integriteit en zorgvuldigheid bij vertrouwelijke informatie.
• Dienstverlenende instelling met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Stressbestendig, flexibel en zelfstandig in een dynamische werkomgeving.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van complexe agenda's van het directieteam.
• Organiseren en voorbereiden van directie-, bestuurs- en projectvergaderingen.
• Opstellen, verwerken en beheren van vertrouwelijke documenten en correspondentie.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en voortgang van afgesproken werkzaamheden.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor medewerkers en externe relaties.
• Voorbereiden van besluitvorming door informatie te verzamelen en te documenteren.
• Opstellen van notulen, verslagen en managementoverzichten.
• Ondersteunen van projecten en werkgroepen.
• Coördineren van bijeenkomsten, evenementen en organisatorische activiteiten.
• Zorgdragen voor professionele afhandeling van telefoon-, e-mail- en bezoekersverkeer.
• Signaleren van knelpunten en aandragen van verbeteringen in werkprocessen.

Skills

Organisatievermogen

Communicatievaardigheden

Nauwkeurig

Proactieve houding

Analytisch vermogen

Oog voor detail

Multitasken

Integriteit

Dienstverlening

Bestuurlijke verhoudingen

Stressbestendigheid

Flexibiliteit

Zelfstandigheid

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office 365

Digitale administratieve systemen

Financiële systemen

Job description

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, coördineren en ontzorgen? Als Directiesecretaresse bij TintelTuin ondersteun je het directieteam en zorg je ervoor dat processen, besluitvorming en communicatie soepel verlopen. Je bent een belangrijke schakel binnen de organisatie, brengt structuur aan in een dynamische omgeving en bewaakt de voortgang van uiteenlopende werkzaamheden.

Succes in deze functie betekent dat het directieteam optimaal wordt ondersteund, agenda's en vergaderingen vlekkeloos verlopen, acties worden opgevolgd en collega's en externe relaties kunnen rekenen op een professionele en betrouwbare samenwerking. Zo draag je indirect bij aan onze missie: de beste start voor ieder kind.

Verantwoordelijkheden

• Beheren en coördineren van complexe agenda's van het directieteam.
• Organiseren en voorbereiden van directie-, bestuurs- en projectvergaderingen.
• Opstellen, verwerken en beheren van vertrouwelijke documenten, dossiers en correspondentie.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en voortgang van afgesproken werkzaamheden.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor medewerkers, directieleden en externe relaties.
• Voorbereiden van besluitvorming door informatie te verzamelen, structureren en documenteren.
• Opstellen van notulen, verslagen en managementoverzichten.
• Ondersteunen van projecten en werkgroepen binnen de organisatie.
• Coördineren van bijeenkomsten, evenementen en andere organisatorische activiteiten.
• Zorgdragen voor een professionele afhandeling van telefoon-, e-mail- en bezoekersverkeer.
• Signaleren van knelpunten en proactief aandragen van verbeteringen in werkprocessen.

Kwalificaties

• Hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als directiesecretaresse, managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen overzicht te bewaren.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Ervaring met Microsoft Office 365 en digitale administratieve systemen.
• Ervaring met financiële systemen en geautomatiseerde processen is een pré.
• Nauwkeurige, gestructureerde en proactieve werkhouding.
• Sterk analytisch vermogen en oog voor detail.
• Vermogen om effectief te schakelen tussen uiteenlopende taken en prioriteiten.
• Integer en zorgvuldig in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Dienstverlenende instelling en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Stressbestendig, flexibel en zelfstandig in een dynamische werkomgeving.