Directiesecretaresse

Gemeente Zoetermeer; Zoetermeer; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

Gemeente Zoetermeer zoekt een ervaren directiesecretaresse die de spil is in de ondersteuning van de directie. Je beheert zelfstandig complexe agenda's, organiseert vergaderingen en zorgt voor een naadloze aansluiting van prioriteiten en deadlines.

Je werkt nauw samen met drie collega-directiesecretaresses en levert professionele ondersteuning met oog voor kwaliteit, privacy en integriteit, conform regelgeving. Een dynamische werkomgeving vraagt proactieve planning en procesverbetering.

Qualifications

• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als directiesecretaresse of senior managementassistent.
• Ervaring binnen een gemeente of politiek-bestuurlijke organisatie is een pré.
• Ruime ervaring met complex agendabeheer.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale vergadersystemen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's van een of meerdere directieleden.
• Voorbereiden en organiseren van directie- en managementoverleggen; volgen van acties en besluiten.
• Aanspreekpunt voor collega's en externe relaties; afhandeling van correspondentie en informatiebeheer.
• Signaleren van knelpunten en risico's en proactief aandragen van oplossingen.
• Ondersteunen bij het verbeteren van werkprocessen en professionalisering van de managementondersteuning.

Skills

Directiesecretaresse ervaring

Senior managementassistent ervaring

Complex agendabeheer

Organisatorische vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Nederlandse taal

Education

Mbo+/HBO niveau

Tools

Microsoft 365

Teams

Digitale vergadersystemen

Job description

Een volle agenda zie jij niet als een uitdaging, maar als een puzzel die jij met plezier oplost. Je overziet complexe planningen, voelt bestuurlijke verhoudingen feilloos aan en weet precies wanneer je moet schakelen, doorpakken of juist afremmen.Als directiesecretaresse bij de gemeente Zoetermeer ben jij de onmisbare schakel achter een goed functionerende directie. Dankzij jouw organisatietalent, vooruitziende blik en professionele ondersteuning kunnen onze directieleden zich richten op de maatschappelijke opgaven van de stad.

Vanwege het vertrek van een collega zoeken wij een ervaren directiesecretaresse die energie krijgt van een dynamische werkomgeving, verantwoordelijkheid neemt en graag samenwerkt. Jouw uitdaging

Geen dag is hetzelfde. Je bent continu in beweging en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Daarbij houd je altijd overzicht, ook wanneer prioriteiten veranderen.

Als directiesecretaresse ben je de spil in de ondersteuning van de directie. Je beheert zelfstandig de complexe agenda's van één of meerdere directieleden en zorgt ervoor dat afspraken, prioriteiten en deadlines naadloos op elkaar aansluiten. Daarbij denk je actief mee over de planning, bewaak je de voortgang van werkzaamheden en fungeer je als sparringpartner voor de directie bij organisatorische en procesmatige vraagstukken.

Je bereidt directie en management overleggen zorgvuldig voor, organiseert deze bijeenkomsten en zorgt ervoor dat acties, besluiten en afspraken goed worden vastgelegd en opgevolgd. Dankzij jouw overzicht ontgaat je niets. Je signaleert knelpunten, risico's en bestuurlijke gevoeligheden tijdig en draagt actief oplossingen aan die bijdragen aan een soepel verloop van processen.

Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's en externe relaties. Je schat snel in welke informatie directe aandacht vraagt en zorgt ervoor dat vragen en verzoeken op de juiste plek terechtkomen. Ook verzorg je de correspondentie, administratieve afhandeling, het informatiebeheer en de archivering, waarbij je werkt met oog voor kwaliteit, zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.

Je staat er niet alleen voor. Samen met drie collega directiesecretaresses zorg je voor een professionele, kwalitatief hoogwaardige en continue ondersteuning van de directie. Tegelijkertijd kijk je verder dan de dagelijkse werkzaamheden. Je denkt actief mee over het verbeteren van werkprocessen en levert een bijdrage aan de verdere professionalisering van de managementondersteuning binnen de organisatie.

Dit zijn wij

Je maakt deel uit van het team Bestuur Advies Strategie (BAS). Een professioneel en betrokken team waarin samenwerking centraal staat. Binnen het team werken onder andere het directie- en bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, kabinetszaken, public affairs en bestuursondersteuning nauw samen.

De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en drie directeuren. Je werkt op het snijvlak van organisatie, bestuur en politiek. Dat maakt je werk afwisselend, uitdagend en maatschappelijk relevant.

Zoetermeer is een ambitieuze gemeente met ruim 125.000 inwoners. We werken aan grote maatschappelijke opgaven en een stad die volop in ontwikkeling is. Dat vraagt om een professionele organisatie én een directie die goed wordt ondersteund.

In deze functie werk je dicht op de directie en heb je een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van bestuurlijke en organisatorische processen. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, vertrouwen en ruimte om mee te denken over hoe het werk slimmer en beter kan.

Dit ben jij

Je bent een ervaren professional die rust brengt in een dynamische omgeving. Je denkt vooruit, houdt overzicht en bent organisatiesensitief. Je weet wanneer je moet handelen, wanneer je moet afstemmen en durft prioriteiten bespreekbaar te maken.

Binnen deze functie werk je met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie. Je handelt zorgvuldig en binnen de kaders van onder andere de Ambtenarenwet 2017, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Archiefwet en de geldende integriteits- en mandaatregelingen van de gemeente. Je werkt nauw samen met drie collega-directiesecretaresses. Om de continuïteit van de ondersteuning aan de directie te waarborgen, zijn de vaste werkdagen in ieder geval woensdag en vrijdag.

Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid altijd voorrang op externe kandidaten.

Generiek functiegebouw / CAO

Wij maken gebruik van een generiek functiegebouw. Deze functie is toebedeeld aan het generieke profiel: Medewerker Dienstverlening E (Schaal 8).

Dit neem je mee

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• aantoonbare ervaring als directiesecretaresse, senior managementassistent of vergelijkbare functie;
• ervaring binnen een gemeente of andere politiek-bestuurlijke organisatie is een pré;
• ruime ervaring met complex agendabeheer;
• uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden;
• ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale vergadersystemen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.