Directiesecretaresse

HVC Groep; Alkmaar; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

HVC Groep zoekt een directiesecretaresse die twee directieleden ondersteunt en meedenkt over planning en prioriteiten. Je bewaakt voortgang, spart met actienemers en onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders binnen een bestuurlijke omgeving.

Je faciliteert agendabeheer, vergaderingen en verslaglegging, en signaleert verbeterkansen met aandacht voor digitalisering en AI ter ondersteuning van de directie en bedrijfsprocessen.

Qualifications

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding en ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op directie- of bestuursniveau. Daarnaast voel je je thuis in een bestuurlijke en politiek gevoelige omgeving.
• Je beschikt over een uitstekend organiserend vermogen en weet hoofd- en bijzaken moeiteloos van elkaar te onderscheiden.
• Je bent zelfstandig, proactief en organisatiesensitief, waardoor je effectief schakelt tussen verschillende belangen en niveaus binnen de organisatie.
• Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologieën en ziet kansen om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en het coördineren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Het voorbereiden en organiseren van vergaderingen.
• Het voorbereiden van presentaties, vergaderstukken en overige documentatie ter ondersteuning van de directie.
• Het notuleren van directieoverleggen en ondersteunen van het Audit Committee.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen en verzoeken.
• Het bewaken van acties, besluiten, afspraken en deadlines.

Skills

Complex agendabeheer

Notuleren

Vergaderorganisatie

Stakeholder communicatie

Proactief handelen

Education

MBO+ niveau

Job description

Je zoekt een functie waarin je invloed hebt op hoe het werk verloopt. Niet door zelf de inhoud te bepalen, maar door overzicht te creëren, prioriteiten te bewaken en ervoor te zorgen dat bestuurlijke processen soepel verlopen.

Als directiesecretaresse ondersteun je twee directieleden: de directeur Finance en de directeur Warmte. Je kijkt verder dan de agenda van vandaag en denkt actief mee over de planning en prioriteiten van de komende dagen en weken. Je bewaakt de voortgang van afspraken en acties en zorgt ervoor dat de juiste zaken op het juiste moment aandacht krijgen. Daarbij durf je actiehouders aan te spreken wanneer gemaakte afspraken of acties blijven liggen.

In deze functie krijg je veel vertrouwen en zelfstandigheid. Je hebt zicht op uiteenlopende ontwikkelingen binnen de organisatie en ondersteunt verschillende bestuurlijke overleggen. Daardoor krijg je een goed beeld van wat er speelt binnen de organisatie en ben je betrokken bij uiteenlopende onderwerpen en besluitvormingsprocessen. Daarbij onderhoud je contacten met verschillende interne en externe stakeholders, waaronder de voorzitter en leden van de Raad van Commissarissen en betrokkenen vanuit de Algemene Vergaderingen diverse bestuurlijke en zakelijke relaties.
Je rol gaat verder dan alleen organiseren en coördineren. Je signaleert verbeterkansen en onderzoekt hoe digitalisering en AI kunnen bijdragen aan een efficiëntere ondersteuning van de directie en bestuurlijke processen.

‘\"Wat ik mooi vind aan de rol van directiesecretaresse binnen HVC, is dat je veel verantwoordelijkheid krijgt en echt de ruimte hebt om initiatief te nemen. Geen dag is hetzelfde en juist die afwisseling geeft mij veel energie. Daarnaast zijn de lijnen kort, collega's benaderbaar en staan we altijd voor elkaar klaar. Die combinatie van vertrouwen, collegialiteit en afwisseling maakt dat ik na ruim negen jaar nog steeds met veel plezier bij HVC werk.\"

– Jaimie Ulrich - Essed, Directiesecretaresse

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer en het coördineren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Het voorbereiden en organiseren van vergaderingen.
• Het voorbereiden van presentaties, vergaderstukken en overige documentatie ter ondersteuning van de directie.
• Het notuleren van directieoverleggen en ondersteunen van het Audit Committee.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen en verzoeken.
• Het bewaken van acties, besluiten, afspraken en deadlines.

Je doet dit binnen een organisatie die een belangrijke bijdrage levert aan de circulaire economie en energietransitie in Nederland. Bij HVC werk je aan maatschappelijke opgaven die ertoe doen, in een organisatie die volop in beweging is én gebouwd is op een sterke basis. Daardoor krijg je de kans om mee te groeien, te vernieuwen en impact te maken, vandaag én in de toekomst.

• Je hebt een afgeronde mbo+ opleiding en ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie op directie- of bestuursniveau. Daarnaast voel je je thuis in een bestuurlijke en politiek gevoelige omgeving.
• Je beschikt over een uitstekend organiserend vermogen en weet hoofd- en bijzaken moeiteloos van elkaar te onderscheiden.
• Je bent zelfstandig, proactief en organisatiesensitief, waardoor je effectief schakelt tussen verschillende belangen en niveaus binnen de organisatie.
• Je bent nieuwsgierig naar nieuwe technologieën en ziet kansen om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.