Directiesecretaresse

Stichting Zuiderbos; Vught; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Fietsplan

Collectieve zorgverzekering

Zit-sta bureau

Privé telefoon en laptop

Eindejaarsuitkering

Job summary

Stichting Zuiderbos zoekt een ervaren directiesecretaresse bedrijfsvoering die de directeur bedrijfsvoering ontzorgt en de professionele ondersteuning van de directie en organisatie versterkt. Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor en bewaakt termijnen, zodat processen vlot verlopen.

Je werkt nauw samen met het managementteam en collega-secretaresses en denkt mee over beleid en bedrijfsvoering. Daarnaast draag je bij aan een warme, professionele werksfeer en continue ontwikkeling.

Qualifications

• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op mbo+ niveau.
• Ervaring als directiesecretaresse of vergelijkbare functie.
• Zorgvuldig en discreet met vertrouwelijke informatie.
• In staat om te schakelen tussen HR, financiën, ICT en communicatie.

Responsibilities

• Ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering op secretarieel en organisatorisch vlak.
• Beheren van de agenda, voorbereiden van overleggen, notuleren en bewaken van afspraken.
• Verzamelen en ordenen van informatie en samenstellen van managementrapportages.
• Voorbereiden van overleggen met de Medezeggenschapsraad en Raad van Toezicht.
• Bufferfunctie bij binnenkomende vragen en juiste toewijzing.
• Organiseren van bijeenkomsten: ruimtes boeken, catering regelen.
• Samenwerken met bestuursondersteuner en collega-directiesecretaresses en verbeteren van processen.

Skills

Organisatietalent

Proactief denken

Plannen en coördineren

Vertrouwelijke informatie

Communicatieve vaardigheden

Education

Secretariële/administratieve opleiding mbo+

Job description

Ben jij een ervaren directiesecretaresse die graag bijdraagt aan de maatschappelijke opdracht die wij als organisatie hebben? Vind je het fijn om te ontzorgen, vooruit te denken en écht van betekenis te zijn? Ben jij een organisatietalent dat overzichthoudt en moeiteloos schakelt tussen uiteenlopende taken en wisselende prioriteiten? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren.

Vanwege de verdere ontwikkeling van onze organisatie ontstaat een mooie kans voor een directiesecretaresse bedrijfsvoering. In deze veelzijdige functie onderhou je de directeur bedrijfsvoering en lever je een belangrijke bijdrage aan de professionele ondersteuningvan de directie en de organisatie als geheel.

JE KRIJGT VAN ONS

• Veel waardering voor jouw inzet en betrokkenheid. Je komt terecht in een warm en hecht team waar we oog hebben voor elkaar, waar jij écht gezien wordt en waar we samen zorgen voor een fijne werksfeer;
• Afwisselende werkzaamheden waarmee je zichtbaar bijdraagt aan goed onderwijs voor een prachtige doelgroep;
• Goede begeleiding en een veilige werkplek, zodat je jouw functie vol vertrouwen kunt uitvoeren. Ons motto is niet voor niets: "ik mag ik, jij mag jij zijn";
• Ondersteuning in jouw groei, zowel vakinhoudelijk als in jouw persoonlijke ontwikkeling;
• De ruimte om mee te denken, verantwoordelijkheid te nemen en jezelf te laten zien;
• Een plek binnen het team Managementondersteuning, waarin je nauw samenwerkt met collega-directiesecretaresses en de bestuursondersteuner;
• De mogelijkheid om een belangrijke rol te spelen in de ondersteuning van beleid, bedrijfsvoering en bestuurlijke processen;
• Een salaris volgens cao-po schaal 7, aangevuld met aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een fietsplan en een collectieve zorgverzekering;
• Een fijne werkplek met een zit-sta bureau en een privé te gebruiken telefoon en laptop;
• Altijd iets leuks op de planning: gezellige uitjes, studiedagen, personeelsfeesten en natuurlijk de borrels rondom kerst en de zomer;
• De luxe van werken in het onderwijs: een eindejaarsuitkering en veel vakantie.

DIT GA JE DOEN

Je ondersteunt de directeur bedrijfsvoering op secretarieel en organisatorisch vlak. Binnen bedrijfsvoering komen uiteenlopende onderwerpen samen, denk aan HR, financiën, ICT en communicatie, en jij zorgt voor overzicht en structuur te midden van die dynamiek.

• Je bent de secretariële steun en rechterhand van de directeur bedrijfsvoering in de dagelijkse praktijk: je zorgt dat afspraken, processen en communicatie soepel verlopen;
• Je beheert de agenda, bereidt overleggen voor, notuleert vergaderingen en bewaakt afspraken, actiepunten en termijnen binnen de beleidscyclus en bedrijfsvoering;
• Je verzamelt en ordent informatie en stelt hiervan overzichten en managementrapportages samen, ten behoeve van beleidsdocumenten en verantwoordingsstukken;
• Je verzorgt de secretariële voorbereiding van overleggen met de Medezeggenschapsraad en de Raad van Toezicht: je plant de vergaderingen in, verzamelt input voor de vergaderstukken en zorgt dat alles tijdig en compleet klaarstaat;
• Je vervult een bufferfunctie: je beoordeelt binnenkomende vragen en verzoeken en zorgt dat ze bij de juiste collega terechtkomen, zodat de directeur bedrijfsvoering alleen wordt belast met zaken die ook echt voor haar bedoeld zijn;
• Je bent het aanspreekpunt voor de organisatie van bijeenkomsten: je boekt ruimtes, regelt catering en zorgt voor de overige praktische zaken;
• Je werkt nauw samen met de bestuursondersteuner en collega-directiesecretaresses en draagt bij aan een prettige, professionele samenwerking binnen het team Managementondersteuning;
• Je doet voorstellen ter verbetering van secretariële werkwijzen en administratieve processen, en werkt aan je eigen ontwikkeling.

WIJ VRAGEN

• Een integere sparringspartner die proactief meedenkt en meedoet;
• Dat je hoge kwaliteitsnormen hanteert door elke dag opnieuw te streven naar voortdurende verbetering en borging van kwaliteit, zowel in jouw eigen werk als in de processen om je heen;
• Een actieve opstelling waarbij je kansen durft te creëren en te benutten;
• Dat je op eigen initiatief zaken oppakt die bijdragen aan het ontlasten van de directeur bedrijfsvoering en het versterken van de organisatie;
• Dat je moeiteloos kunt schakelen van achtergrond naar voorgrond, van luisteraar naar organisator en regelaar, maar ook van dienstverlenend naar zelfstandig;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te houden in een dynamische werkomgeving;
• Gevoel voor bestuurlijke en organisatorische verhoudingen;
• Dat je zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie;
• Organisatietalent, overzicht en het vermogen om verschillende werkzaamheden tegelijkertijd te organiseren en prioriteren;
• Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op mbo+ niveau en aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.

INTERESSE? WAT FIJN!

Reageer dan door je motivatiebrief en cv te sturen vóór 5 oktober 2026 via onderstaande knop.

• De eerste gespreksronde staat gepland op 7 oktober aan het einde van de middag.
• De tweede gespreksronde staat gepland op 14 oktober aan het einde van de middag.