Directie Assistent Vice President Europe

Top Aces Corporation; Netherlands; Hybrid; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werkomgeving

Reizen binnen Europa mogelijk

Flexibele werktijden

Aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket

Job summary

Top Aces zoekt een Directie Assistent die de Vice President Europa en het Europese managementteam hoogwaardig ondersteunt. De kandidaat beheert agenda’s, regelt reizen en bereidt managementdocumenten voor terwijl discreet met vertrouwelijke informatie wordt omgegaan.

De functie vereist sterke organisatorische vaardigheden, ervaring in internationale omgevingen en uitstekende MS 365-kennis. Werken in een hybride setup met Europese reikwijdte behoort tot de kern van de rol.

Qualifications

• Minimaal drie jaar ervaring als Directie Assistent.
• Ervaring met ondersteuning van VP of other senior leadership.
• Ervaring met internationale en multiculturele organisaties.
• Geavanceerde Microsoft 365-kennis: Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel, SharePoint.
• Sterke organisatorische-, plannings- en projectcoördinatievaardigheden.
• Omgaan met vertrouwelijke informatie discrete en professioneel.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Vice President Europa en het Europese managementteam.
• Beheren van complexe directieagenda’s, vergaderingen en prioriteiten over meerdere landen/tijdzones.
• Coördineren van binnen- en buitenlandse reizen, klantbezoeken en directievergaderingen.
• Voorbereiden van agenda’s, presentaties, notulen en actielijsten.
• Ondersteunen bij voorbereidingen van bestuurs- en bedrijfsbeoordelingen en klantpresentaties.
• Rapporteren en volgen van strategische acties binnen de Europese organisatie.

Skills

Directie ondersteuning

VP ondersteuning

Internationale ervaring

Organisatie & Planning

Projectcoördinatie

Discretie & Vertrouwelijkheid

Communicatieve vaardigheden

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Word

Excel

SharePoint

Job description

Top Aces werd in 2000 opgericht door drie voormalige CF-18-gevechtspiloten van de Royal Canadian Air Force (RCAF), die een kans zagen om de militaire paraatheidstraining te verbeteren. Sindsdien heeft het bedrijf zich ontwikkeld tot wereldleider op het gebied van contractuele ‘adversary air’ (ADAIR)-diensten en ‘joint terminal attack controller’ (JTAC)-training.

Top Aces put veel trots uit ons geweldige safety record waarbij we als leider in de sector meer dan 130.000 operationele vlieguren hebben gemaakt zonder veiligheidsincidenten terwijl wij onze partners wereldwijd hebben bediend in, onder andere, Canada, de Verenigde Staten, Duitsland alsook in meerdere NAVO-landen inclusief internationale partnerstaten.

Het is onze visie om de meest betrouwbare leverancier van innovatieve defensietrainingsoplossingen te zijn, terwijl wij continu de standaarden verhogen in een industrie waar Experience Matters. Onze toewijding aan innovatie en technologie garandeert dat wij adaptief blijven en onze militaire partners succesvol kunnen blijven ondersteunen, ook op het gebied van continu veranderende dreigingen.

Het Top Aces team draagt bij aan het leveren van ons doel: Training the next generation of combat leaders. Dat wordt uitgevoerd met behulp van de bedrijfswaarden: Service, Integrity, Excellence and Together, elke dag!

De functie

• De Directie Assistent biedt hoogwaardige bestuurlijke, administratieve en operationele ondersteuning aan de Vice President Europa en het Europese managementteam;
• De functie is erop gericht de activiteiten, agenda’s en prioriteiten van het Europese management efficiënt te laten verlopen. Het coördineren van prioriteiten op directieniveau, beheren van informatiestromen, voorbereiden van managementdocumentatie, bewaken van actiepunten en ondersteunen van strategische bedrijfsactiviteiten in Europa behoren tot de kerntaken van de functie;
• De primaire focus ligt op de ondersteuning van de Vice President Europa en het bredere Europese team. HR-gerelateerde werkzaamheden blijven beperkt tot coördinerende en administratieve ondersteuning wanneer nodig.

Kernverantwoordelijkheden

De kernverantwoordelijkheden zijn onder te verdelen in: ondersteuning van directie en management (i.e. primaire focus), coördinatie van Europese bedrijfsactiviteiten en administratieve & operationele ondersteuning.

Coördinatie van de Europese bedrijfsactiviteiten (primaire focus)

Tot de primaire verantwoordelijkheden voor de coördinatie van de Europese activiteiten behoren:

• Directe ondersteuning bieden aan de Vice President Europa en de leden van het Europese managementteam;
• Complexe directieagenda’s, vergaderschema’s en concurrerende prioriteiten in verschillende landen en tijdzones beheren;
• Binnenlandse- en buitenlandse reizen, klantbezoeken, directievergaderingen en managementbijeenkomsten coördineren;
• Agenda’s, presentaties, briefingsdocumenten, notulen en actielijsten voorbereiden;
• Ondersteuning bieden bij de voorbereiding van vergaderingen van het directiecomité, bedrijfsbeoordelingen, programmabeoordelingen en klantpresentaties;
• Strategische acties, besluiten en op te leveren resultaten binnen de Europese organisatie volgen en bewaken;
• Fungeren als dé belangrijkste schakel tussen directieleden, medewerkers, klanten, partners en externe belanghebbenden;
• Directiecommunicatie, rapportages en presentaties opstellen, redigeren en coördineren;
• Vertrouwelijke bedrijfsactiviteiten ondersteunen, waaronder strategische planning, commerciële initiatieven en organisatieprojecten;
• Ondersteunen bij de organisatie van Europese managementvergaderingen, externe bijeenkomsten, workshops en bijzondere evenementen.

Coördinatie van Europese bedrijfsactiviteiten

Onder coördinatie van Europese bedrijfsactiviteiten worden de volgende zaken bedoeld:

• Fungeren als centraal coördinatiepunt voor de activiteiten van het Europese management;
• De communicatie en samenwerking tussen Europese afdelingen, locaties en programma’s ondersteunen;
• Ondersteuning bieden bij klantbezoeken, demonstraties, vakbeurzen, conferenties en bijeenkomsten van directieleden;
• Zorgen voor een tijdige opvolging en afronding van acties en toezeggingen van het management.

Administratieve en operationele ondersteuning

De volgende taken worden verstaan onder administratieve en operationele ondersteuning:

• Kantoorgerelateerde activiteiten en de samenwerking met externe leveranciers coördineren wanneer dat nodig is;
• Ondersteuning bieden bij documentatie, dossierbeheer en zakelijke correspondentie;
• Directiedossiers, archiveringssystemen en belangrijke bedrijfsdocumentatie beheren;
• Waar nodig, administratieve ondersteuning bieden bij afdelingsoverstijgende activiteiten. Dit vormt echter niet de primaire focus van de functie.

Kwalificaties en ervaring

De volgende kwalificaties en ervaringsvereisten zijn van toepassing:

• Minimaal drie jaar ervaring als Directie Assistent in de ondersteuning van senior leidinggevenden;
• Ervaring met de ondersteuning van een Vice President, algemeen directeur of andere leidinggevende op directieniveau heeft de voorkeur;
• Ervaring met werken binnen internationale en multiculturele organisaties;
• Gevorderde kennis van Microsoft 365 waaronder Outlook, Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint;
• Sterke vaardigheden op het gebied van organiseren, plannen en projectcoördinatie;
• In staat om zeer vertrouwelijke informatie professioneel en discreet te behandelen.

De volgende taalvereisten zijn van toepassing op deze functie:

• Nederlands: vloeiende beheersing, zowel mondeling als schriftelijk (vereist);
• Engels: vloeiende beheersing, zowel mondeling als schriftelijk (vereist);
• Beheersing van een of meerdere andere Europese talen is een belangrijke pré.

De kerncompetenties behorende bij deze functie zijn:

• Uitstekend organisatievermogen en sterk in het stellen van prioriteiten en het consequent opvolgen van afspraken en agendapunten;
• Een representatieve uitstraling en een professionele communicatiestijl op directieniveau;
• Sterke vaardigheden op het gebied van relatiebeheer en interculturele communicatie;
• In staat om zelfstandig en met minimale begeleiding te werken;
• Een hoge mate van discretie en vertrouwelijkheid in combinatie met een goed beoordelingsvermogen c.q. inschattingsvermogen;
• Een proactieve en oplossingsgerichte instelling met veel aandacht voor detail;
• In staat om goed te functioneren in een dynamische en internationale werkomgeving.

Werkomstandigheden

Een hybride werkomgeving met minimaal drie dagen aanwezigheid op kantoor. Incidenteel reizen binnen Europa kan benodigd zijn.

Sollicitanten dienen in aanmerking te kunnen komen voor een lokale veiligheidsscreening in overeenstemming met de vereisten van de betreffende programma´s.

Als je bij Top Aces komt werken, kun je rekenen op:

• Een werkomgeving waarin dienstbaarheid, integriteit, uitmuntendheid en samenwerking hoog in het vaandel staan;
• Mogelijkheden voor ontwikkeling en groei;
• Multidisciplinaire en multiculturele samenwerking op lokaal en internationaal niveau;
• Een flexibel werkrooster;
• Een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket.

Deel je passie met ons! Bij Top Aces word je aangemoedigd, krijg je de ruimte en word je uitgedaagd om het beste uit jezelf te halen.

Gelijke kansen

Bij Top Aces is iedereen welkom, ongeacht afkomst, nationaliteit, huidskleur, religie, geslacht, genderidentiteit of -expressie, seksuele gerichtheid, beperking of leeftijd.

Wanneer in deze functieomschrijving uitsluitend de mannelijke vorm wordt gebruikt, gebeurt dit alleen omwille van de leesbaarheid. De tekst heeft betrekking op mannen, vrouwen en mensen met uiteenlopende genderidentiteiten.