Customer Service - Inisde Sales Employee

Varex Imaging Nederland B.V.; Doetinchem; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Varex Imaging Nederland B.V. zoekt een administratieve en commerciële binnendienstmedewerker die klachtendossiers beheert en inside sales support biedt.

U bewaakt processen, coördineert klantvragen en zorgt voor duidelijke eigenaarschap in het gehele klacht- en orderproces. De rol vereist nauwkeurigheid, proactieve communicatie in Nederlands, Engels en Duits, en ervaring in een internationale productieomgeving.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen een internationale productieomgeving in een customer service rol.
• Administratieve of commerciële opleiding op mbo-niveau.
• Engels en Duits op professioneel niveau vereist.

Responsibilities

• Verwerken van klachtendossiers op correcte en tijdige wijze.
• Accurate vastlegging van klantinformatie, orders en klachten.
• Heldere en professionele communicatie richting klanten en interne stakeholders.
• Bewaken van afspraken, deadlines en acties.
• Zelfstandig oppakken en afronden van klantvragen met betrekking tot klachtafhandeling en orders.
• Signaleer en escaleren van risico's die impact kunnen hebben op klanttevredenheid.

Skills

Klantgericht communiceren

Accuraat en gestructureerd

Eigenaarschap

Microsoft Office

ERP-systemen

CRM-systemen

Excel

Outlook

Education

Administratieve of commerciële mbo-opleiding

Tools

ERP-systemen

CRM-systemen

Excel

Outlook

Teams

Job description

De ideale kandidaat haalt voldoening uit het creëren van structuur, het bewaken van processen en het oplossen van klantvraagstukken. Deze persoon is administratief sterk, werkt nauwkeurig en laat dossiers niet los totdat ze volledig zijn afgerond. Daadkracht en eigenaarschap zijn daarbij belangrijk.

Commerciële ondersteuning wordt gezien als een belangrijk onderdeel van de functie, maar het zwaartepunt ligt op het versterken van het klachten- en retourproces, het creëren van duidelijke eigenaarschap en het waarborgen van kwaliteit en continuïteit binnen Customer Service & Sales.

Deze interessante functie bestaat uit 2 belangrijke deelgebieden: klantklachten (20 uur) en inside sales support (20 uur), waarbij de nadruk ligt op eigenaarschap, nauwkeurigheid en klantcommunicatie.

Waarom deze functie aantrekkelijk is voor Varex

• Versterkt de capaciteit voor klachtbehandeling zonder een volledig dedicated klachtencoördinator nodig te hebben.
• Vergroot de continuïteit binnen Customer Service.
• Combineert commerciële ondersteuning met klanttevredenheid.
• Zorgt voor duidelijk eigenaarschap bij het oplossen van klantissues.
• Vermindert achterstanden in klachtenafhandeling en verhoogt de snelheid van communicatie richting klanten.

Het actief bijdragen aan de Customer Service & Sales organisatie door het beheren en coördineren van commerciële binnendienstactiviteiten en het regisseren van klantklachten. De functie draagt bij aan klanttevredenheid, omzetgroei en operationele efficiëntie door proactieve klantcommunicatie, nauwkeurige administratieve verwerking en sterk eigenaarschap in de opvolging van klantvraagstukken.

Commerciële binnendienstactiviteiten

• Verwerken van offertes, orders en orderwijzigingen in ERP- en CRM-systemen.
• Versturen van orderbevestigingen en bewaken van de voortgang van klantorders.
• Onderhouden van klantinformatie in CRM-systemen.
• Nauw samenwerken met accountmanagers om commerciële kansen te realiseren en klantvragen effectief op te volgen.
• Beantwoorden van klantvragen over levertijden, producten, documentatie en orderstatus.
• Afstemmen met Planning, Warehouse en Finance over leveringen, wijzigingen en klantverzoeken.
• Signaleren van afwijkingen tussen forecast en werkelijke klantvraag en deze bespreekbaar maken met de commerciële organisatie.
• Registreren, monitoren en opvolgen van klantklachten in de daarvoor bestemde systemen.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten met betrekking tot klachten.
• Bewaken van doorlooptijden en zorgdragen voor tijdige communicatie richting klanten en interne stakeholders.
• Coördineren van de opvolging tussen Customer Service, Quality, Operations en andere betrokken afdelingen.
• Zorgdragen voor een complete en correcte administratieve vastlegging van klachten.
• Signaleren van trends, structurele afwijkingen en verbeterkansen binnen het klachtenproces.
• Opstellen en communiceren van statusupdates en afsluitende rapportages richting klanten.
• Actief eigenaarschap nemen over klachten totdat deze volledig zijn afgehandeld.
• commerciële processen in een B2B omgeving.
• klantgericht communiceren.
• klantklachten- en retourprocessen binnen een klantgerichte organisatie.
• kwaliteitsprocessen en de administratieve afhandeling van klachten.
• administratieve processen en documentbeheer.
• basiskennis van onze producten en toepassingen.
• Microsoft Office (met name Teams, Excel en Outlook).

Je bent verantwoordelijk voor de/het:

• correcte en tijdige verwerking van klachtendossiers.
• accurate vastlegging van klantinformatie, orders en klachten.
• heldere en professionele communicatie richting klanten en interne stakeholders.
• bewaken van afspraken, deadlines en acties.
• zelfstandig oppakken en afronden van klantvragen met betrekking tot klachtafhandeling en orders.
• het signaleren en escaleren van risico's die impact kunnen hebben op klanttevredenheid.

Communicatie vindt plaats met/bij:

• Manager Customer Service Department voor werkoverleg
• Overige medewerkers van de afdeling Customer Service en Sales Management voor het overdragen van informatie met betrekking tot klantkwesties
• Medewerkers van de afdeling Quality Assurance in het geval van klantklachten
• Medewerkers van de afdeling Regulatory Affairs met betrekking tot compliance
• Medewerkers van de afdeling Finance in verband met betalingsgedrag van klanten
• Medewerkers van de afdeling Planning en Warehouse omtrent levertijden en verzendkosten
• Medewerkers van de afdeling Manufacturing Engineering voorverkrijgen van nieuwe artikelnummers

Uitdrukkingsvaardigheid in vreemde talen

De Engelse en Duitse taal is vereist bij het:

• Voeren van telefonisch overleg met de klant en met collega’s over ordergerelateerde zaken
• Schrijven van mails naar klanten en collega’s over ordergerelateerde zaken

Persoonlijkheid

• Klant- en servicegericht
• Accuraat en gestructureerd
• Eigenaarschap
• Samenwerkingsgericht en flexibel

Wenselijke opleidings- en ervaringsachtergrond

• Administratieve of commerciële opleiding op Mbo-niveau
• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen een internationale productieomgeving in een customer service rol