Coördinator Exchange Office

University of Amsterdam; Amsterdam; Hybrid; EUR 43,000 - 59,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

Eindejaarsuitkering 8,3%

Pensioen via ABP

Reiskostenvergoeding

Thuiswerken mogelijk

Job summary

University of Amsterdam zoekt een coördinator Exchange Office om de dagelijkse werkzaamheden te coördineren en een efficiënte taakverdeling te waarborgen binnen een dynamisch team.

Je onderhoudt contacten met internationale partneruniversiteiten, beheert contracten en levert duidelijke informatie aan studenten en medewerkers. Daarnaast werk je nauw samen met de faculteit en het Education Service Centre.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Ervaring met coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten.
• Netwerken en onderhouden van contacten met diverse stakeholders.
• Goede schriftelijke en mondelijke communicatie in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Coördineer de dagelijkse werkzaamheden van het Exchange Office en bewaak voortgang en deadlines.
• Beheer contracten met internationale partnerinstellingen en zorg voor juridische afstemming.
• Onderhoud contacten met partneruniversiteiten en ontwikkel initiatieven ter versterking van samenwerking.
• Zorg voor heldere informatievoorziening aan studenten, medewerkers en externe partners.
• Lever administratieve rapportages en lever input voor beleid rond studentenmobiliteit.
• Werk samen met verschillende faculteiten en interne UvA-onderdelen.

Skills

Coördineren

Netwerken

Communiceren

Education

HBO-opleiding

Job description

Zoek jij een baan waarin je studenten enthousiast maakt en begeleidt naar een periode van studeren in het buitenland? Ben je in staat om overzicht te houden en de dagelijkse werkzaamheden binnen een dynamisch team te coördineren? En werk je graag samen met internationale partnerinstellingen en verschillende stakeholders binnen het onderwijs? Dan is dit misschien wel jouw nieuwe baan.

Alles over deze vacature

Werken bij de UvA

Word de spil van ons team en van internationale studentenmobiliteit!

Internationalisering is een belangrijke kernwaarde van het onderwijs van onze faculteit. Het ontdekken van een andere cultuur en gewoontes, uit de comfortzone treden, en een internationaal netwerk opbouwen zijn skills die van grote waarde zijn voor de rest van de (studie)loopbaan. We stimuleren onze studenten dan ook om bij één van onze partnerinstellingen een periode in het buitenland te studeren. Omgekeerd houdt dat in dat we ook studenten van deze partnerinstellingen bij onze opleidingen verwelkomen.

Het Exchange Office, onderdeel van het Education Service Centre, staat in direct contact met deze studenten en partnerinstellingen vanuit alle hoeken van de wereld. Als coördinator Exchange Office sta je middenin de onderwijsorganisatie. Je werkt samen met verschillende afdelingen binnen de faculteit en de UvA, zoals het Economics & Business Career Office, het Global Exchange Office, Juridische Zaken en de onderwijsbalie. Daarnaast stem je af met onder andere de onderwijsdirecteuren en de Academic Director of International Affairs over de uitvoering van studentenmobiliteit en het bestaande partnernetwerk.

Het Exchange Office is verantwoordelijk voor drie hoofdprocessen:

• Het informeren en begeleiden van studenten bij hun mogelijkheden voor studie in het buitenland en bijbehorende aanmeld- en nominatieprocessen;
• Het administratief verwerken van aanmeldingen, nominaties en dossiers;
• Het onderhouden van contact en het beheren van de contracten met onze internationale partnerinstellingen.
• Een goed salaris Je salaris wordt bepaald op basis van jouw ervaring en senioriteit, conform de CAO Universiteiten. Je inschaling en dus de genoemde bedragen zijn gebaseerd op een volledig dienstverband van 38 uur per week.
• 232 vakantie-uren Ook bieden we ouderschapsverlof, partnerverlof en verlof wegens maatschappelijke betrokkenheid. Via de Menukaart Arbeidsvoorwaarden zijn er mogelijkheden tot nog meer vakantie-uren.
• Financiële regelingen Bovenop je salaris ontvang je vakantiegeld (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). Je bouwt een goed pensioen op bij het ABP. En daarnaast bieden we nog veel meer tegemoetkomingen en regelingen.
• Loopbaanontwikkeling en ruimte voor groei De UvA stimuleert jou om je blijvend te professionaliseren d.m.v. trainingen en open UvA-colleges.
• Flexibiliteit Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, vaak met de mogelijkheid tot thuiswerken.

Alles over deze vacature

Dit ga je doen

Als coördinator Exchange Office coördineer je de dagelijkse werkzaamheden binnen het team en zorg je voor een efficiënte verdeling van de taken. Je bewaakt de voortgang, kwaliteit en termijnen van de verschillende processen en geeft collega's aanwijzingen en instructies over werkwijzen en procedures.

Naast deze coördinerende rol werk je mee aan de uitvoering van de processen. Je beantwoordt complexe vragen van studenten en medewerkers, onderhoudt contacten met internationale partneruniversiteiten en zorgt voor heldere en klantvriendelijke informatievoorziening. Je beheert de contracten met onze internationale partnerinstellingen en zorgt dat dit binnen juridische kaders verloopt. Ook signaleer je knelpunten en verbetermogelijkheden en doe je voorstellen om de dienstverlening en werkprocessen verder te optimaliseren in overleg met de domeinmanager.

Je werkt nauw samen met jouw collega's binnen het Exchange Office en ook met andere UvA Exchange Offices, bijvoorbeeld voor de ontwikkeling van nieuwe vormen van short term uitwisseling, zoals Summerschools of Blended Exchange (deels online, deels on campus onderwijs).

Het Exchange Office bestaat uit twee vaste medewerkers, een student-assistent en de coördinator. Je werkt nauw samen met de Academic Director of International Affairs van de faculteit. Je rapporteert aan de domeinmanager Student Services van het Education Service Centre.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden van het Exchange Office. Je bent verantwoordelijk voor en stuurt op werkprocessen, procedures en deadlines rond studentenuitwisseling;
• Je beheert contracten met internationale partners en zorgt voor juridische afstemming;
• Je onderhoudt contact met internationale partneruniversiteiten over praktische zaken, maar evalueert ook de bestaande samenwerking en ontwikkelt initiatieven om de samenwerking en uitwisselingsmogelijkheden verder te versterken;
• Je zorgt voor heldere en klantvriendelijke informatie aan studenten, medewerkers en externe partners via onder meer e-mail, de facultaire website, het inloopspreekuur en informatiebijeenkomsten;
• Je verzorgt administratieve rapportages en levert input voor beleidsontwikkeling op het gebied van studentenmobiliteit;
• Je werkt samen met verschillende stakeholders binnen de faculteit en de UvA en zorgt voor een goede onderlinge afstemming.

Dit vragen we van jou

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo opleiding;
• Je hebt recente en aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden, processen en/of projecten. Je weet collega's mee te nemen in afspraken en werkwijzen en kunt op een prettige en overtuigende manier richting geven aan dagelijkse werkzaamheden;
• Je gaat zorgvuldig en resultaatgericht te werk en kan goed overzicht houden over verschillende processen, procedures en deadlines;
• Je bent een netwerker: iemand die van nature houdt van contacten onderhouden en die een enthousiasmerende stijl van communiceren heeft met verschillende (internationale) stakeholders;
• Je maakt je nieuwe kennis en informatie snel eigen en toepasbaar in een complexe organisatie;
• Je kunt goed communiceren (schriftelijk en mondeling) in zowel het Nederlands als in het Engels.

Dit bieden we jou

Het dienstverband wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar met een proeftijd van 2 maanden voor 32 uur per week en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Op deze functie is het UFO-profiel medewerker Internationalisering 2 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 9. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen € 3.873 en €5.264 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring.

De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Jouw plek bij de UvA

Hier ga je werken

Het Education Service Centre (ESC) speelt een cruciale rol in goed georganiseerd onderwijs bij UvA Economie en Bedrijfskunde. Bij het ESC draait alles om het optimaal ondersteunen van zowel docenten als studenten, en het efficiënt organiseren en beheren van de onderwijsprocessen. Wij zorgen voor continuïteit in het onderwijs, zodat studenten kunnen studeren en docenten doceren.

Samen zorgen we dat het onderwijs loopt

Ons werk begint bij het selecteren en toelaten van studenten, en strekt zich uit tot het goed en tijdig informeren van docenten en studenten over de organisatie van ons onderwijs. We ondersteunen bij de onderwijsroostering, het afnemen van tentamens, het accuraat registreren van cijfers en het uitreiken van diploma's.

De spil in studieadvies, carrièrevoorbereiding en onderwijsontwikkeling

Onze studieadviseurs adviseren studenten over keuzes binnen de studie en over hun studievoortgang. Het EB Career Centre helpt studenten bij hun professionele ontwikkeling ter voorbereiding op hun carrière. En docenten ondersteunen we vanuit het Teaching and Learning Centre in hun voortdurende ontwikkeling, kennisdeling en bij onderwijsinnovatie.

Daarnaast staan we de onderwijsdirectie bij in het opstellen en implementeren van onderwijsbeleid en het bewaken van de onderwijskwaliteit waarbij accreditaties een belangrijke rol spelen. Ook het secretariaat van de examencommissie valt onder het ESC.

Toegewijde collega’s en werken vanuit vertrouwen

Bij het ESC werk je samen met 90 toegewijde collega’s met diverse achtergronden verdeeld over 13 teams. Wat ons verbindt? We hebben allemaal een hart voor studenten en docenten. Er is veel aandacht voor elkaar. Wij geloven in werken vanuit vertrouwen, waarbij vrijheid en verantwoordelijkheid hand in hand gaan.

Samen met docenten en de onderwijsdirectie zorgen we voor goed georganiseerd onderwijs bij UvA Economie en Bedrijfskunde.

Over UvA Economie en Bedrijfskunde

UvA Economie en Bedrijfskunde (EB) biedt onderwijs en onderzoek rondom uiteenlopende vakgebieden, zoals economie, data science, bedrijfskunde, business analytics, accountancy, control, econometrie, finance en entrepreneurship. Dit is georganiseerd in twee Schools: de Amsterdam Business School (ABS) en de Amsterdam School of Economics (ASE). Aan UvA Economie en Bedrijfskunde studeren ruim 8.000 studenten en werken circa 500 medewerkers.

Belangrijk om te weten

Heb je vragen?

Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:

Eva van Alphen, Domeinmanager Student Services bij het ESC van UvA Economie en Bedrijfskunde

E: [e-mail]

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.