Exchange Officer

Uva; Netherlands; On-site; EUR 39,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkfaciliteiten

Reiskostenvergoeding

Pensioen bij ABP

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

UvA zoekt een medewerker voor het Exchange Office om studenten te verbinden met internationale partnerinstellingen en hen te begeleiden bij studiemogelijkheden in het buitenland. Je werkt nauw samen met afdelingen binnen de faculteit en draagt bij aan procesoptimalisatie en nieuwe vormen van short-term uitwisseling zoals Summerschools en Blended Exchange.

Het dienstverband is 1 jaar met proeftijd van 2 maanden en ingedeeld in schaal 8; bruto maandsalaris tussen €3.537 en €4.860 bij 38 uur/week

Qualifications

• HBO diploma is vereist.
• Aantoonbare dienstverlenende ervaring en klantgerichte instelling.
• Snel nieuwe kennis kunnen eigen maken en toepassen in een complexe organisatie.
• Je bent een netwerker met uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je kunt meerdere deadlines tegelijk managen en overzicht bewaren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatie in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Informeren en begeleiden van studenten bij studiemogelijkheden in het buitenland en bijbehorende processen.
• Administratief verwerken van aanmeldingen, nominaties en dossiers.
• Onderhouden van contact met internationale partnerinstellingen en uitwisselingsovereenkomsten.
• Ondersteunen bij ontwikkeling van nieuwe uitwisselingsvormen zoals Summerschools en Blended Exchange.
• Communicatie over uitwisselingsmogelijkheden via mailings en website.

Skills

Netwerken

Communicatie

Klantgericht

Education

HBO diploma

Job description

Word de verbinder tussen onze studenten en internationale partnerinstellingen.

Internationalisering is een belangrijke kernwaarde van het onderwijs van onze faculteit. Het ontdekken van een andere cultuur en gewoontes, uit de comfortzone treden, en een internationaal netwerk opbouwen zijn skills die van grote waarde zijn voor de rest van de (studie)loopbaan. We stimuleren onze studenten dan ook om bij één van onze partnerinstellingen een periode in het buitenland te studeren. Omgekeerd houdt dat in dat we ook studenten van deze partnerinstellingen bij onze opleidingen verwelkomen.

Het Exchange Office, onderdeel van het Education Service Centre, staat in direct contact met deze studenten en partnerinstellingen vanuit alle hoeken van de wereld. In deze functie sta je midden in de onderwijsorganisatie. Je werkt samen met verschillende afdelingen binnen de faculteit en de UvA, zoals het Economics & Business Career Office, het Global Exchange Office en de onderwijsbalie. Wegens het vertrek van een teamlid, zijn we op zoek naar een collega bij het Exchange Office.

Dit ga je doen

Het Exchange Office is verantwoordelijk voor drie hoofdprocessen:

• Het informeren en begeleiden van studenten bij hun mogelijkheden voor studie in het buitenland en bijbehorende aanmeld- en nominatieprocessen;
• Het administratief verwerken van aanmeldingen, nominaties en dossiers;
• Het onderhouden van contact met onze internationale partnerinstellingen.

Daarnaast speel je een belangrijke rol bij het optimaliseren van de processen, procedures en de informatievoorziening richting de studenten. Tot slot ondersteun je bij de ontwikkeling van nieuwe vormen van short term uitwisseling, zoals Summerschools of Blended Exchange (deels online, deels on campus onderwijs). Dit doe je in samenwerking met jouw collega’s zowel binnen het eigen team als andere UvA Exchange Offices.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Je staat onze studenten te woord over de mogelijkheden van studeren in het buitenland via mail, telefoon en tijdens het inloopspreekuur, maar ook voor een groep middels presentaties bij informatiebijeenkomsten;
• Je behandelt en nomineert aanmeldingen van onze studenten voor plaatsing bij één van onze partnerinstellingen;
• Je controleert dossiers van inkomende Exchange studenten en waardeert deze op toelaatbaarheid;
• Je onderhoudt contact met onze partnerinstellingen en ondersteunt het beheer van lopende en nieuwe uitwisselingsovereenkomsten;
• Je draagt zorg voor de communicatie over de uitwisselingsmogelijkheden in mailings en op de website;
• Je vertegenwoordigt onze faculteit bij belangrijke overleggen en netwerkbijeenkomsten.

Dit vragen we van jou

• Je hebt een afgeronde HBO diploma;
• Je hebt aantoonbare en recente dienstverlenende ervaring en een klantgerichte instelling;
• Je maakt je nieuwe kennis en informatie snel eigen en toepasbaar in een complexe organisatie;
• Je bent een netwerker: iemand die van nature houdt van contacten onderhouden en die een enthousiasmerende stijl van communiceren heeft;
• Je bent goed in het bewaken van overzicht en voortgang binnen verschillende procedures en kunt moeiteloos meerdere deadlines tegelijkertijd managen;
• Je kunt goed communiceren (schriftelijk en mondeling) in zowel het Nederlands als in het Engels.

Dit bieden we jou

Het dienstverband wordt aangegaan voor een periode van 1 jaar met een proeftijd van 2 maanden en kan bij gebleken geschiktheid en voortzetting in dezelfde functie, bij gelijkblijvende (financiële en/of organisatorische) omstandigheden, omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.

Op deze functie is het UFO-profiel medewerker Internationalisering 3 van toepassing. Deze functie is ingedeeld in schaal 8. Dit betekent een bruto maandsalaris tussen €3.537 en € 4.860 bij een volledig dienstverband (38 uur per week) exclusief vakantiegeld (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%). Inschaling is afhankelijk van competenties en werkervaring. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

De UvA heeft een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:

• 29 vakantiedagen bij een volledig dienstverband & extra vakantiedagen tussen kerst en de jaarwisseling;
• Uitstekende (thuis)werk faciliteiten;
• Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Daarnaast biedt de UvA uitstekende studie- en ontwikkelingsmogelijkheden en stimuleert medewerkers om zich blijvend te professionaliseren.

Hier ga je werken

Het Education Service Centre (ESC) speelt een cruciale rol in goed georganiseerd onderwijs bij UvA Economie en Bedrijfskunde. Bij het ESC draait alles om het optimaal ondersteunen van zowel docenten als studenten, en het efficiënt organiseren en beheren van de onderwijsprocessen. Wij zorgen voor continuïteit in het onderwijs, zodat studenten kunnen studeren en docenten doceren.

Samen zorgen we dat het onderwijs loopt

Ons werk begint bij het selecteren en toelaten van studenten, en strekt zich uit tot het goed en tijdig informeren van docenten en studenten over de organisatie van ons onderwijs. We ondersteunen bij de onderwijsroostering, het afnemen van tentamens, het accuraat registreren van cijfers en het uitreiken van diploma's.

De spil in studieadvies, carrièrevoorbereiding en onderwijsontwikkeling

Onze studieadviseurs adviseren studenten over keuzes binnen de studie en over hun studievoortgang. Het EB Career Centre helpt studenten bij hun professionele ontwikkeling ter voorbereiding op hun carrière. En docenten ondersteunen we vanuit het Teaching and Learning Centre in hun voortdurende ontwikkeling, kennisdeling en bij onderwijsinnovatie.

Daarnaast staan we de onderwijsdirectie bij in het opstellen en implementeren van onderwijsbeleid en het bewaken van de onderwijskwaliteit waarbij accreditaties een belangrijke rol spelen. Ook het secretariaat van de examencommissie valt onder het ESC.

Toegewijde collega’s en werken vanuit vertrouwen

Bij het ESC werk je samen met 90 toegewijde collega’s met diverse achtergronden verdeeld over 13 teams. Wat ons verbindt? We hebben allemaal een hart voor studenten en docenten. Er is veel aandacht voor elkaar. Wij geloven in werken vanuit vertrouwen, waarbij vrijheid en verantwoordelijkheid hand in hand gaan.

Samen met docenten en de onderwijsdirectie zorgen we voor goed georganiseerd onderwijs bij UvA Economie en Bedrijfskunde.

Voor vragen over de functie kun je tijdens kantooruren contact opnemen met:
E: [e-mail]