Coördinator Events en Publiek

Nederlands Philharmonisch & Nederlands Kamerorkest; Amsterdam; On-site; EUR 37,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Vast contract 36 uur per week

Salaris volgens cao Rijk schaal 8

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Reiskostenvergoeding €0,25 p/km of ov

Pensioenregeling ABP

Ontwikkelingsmogelijkheden

Arbeidsplek in Amsterdam-Oost met live

Job summary

Nederlands Philharmonisch & Nederlands Kamerorkest zoekt een gastvrije en energieke host voor events en publieksactiviteiten in Amsterdam-Oost. Je coördineert uiteenlopende evenementen, begeleidt publiek, leveranciers en externen en zorgt voor een warme ontvangst tijdens repetities en concerten.

Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen, houdt draaiboeken en budgets up-to-date, en schakelt proactief bij knelpunten.

Qualifications

• Relevante opleiding in eventmanagement, hospitality of vergelijkbaar.
• Projectmatige werkervaring is een pre.
• Nauwkeurigheid en goed organisatorisch vermogen.
• Natuurlijke gastvrijheid en representativiteit.
• Vermogen om meerdere werkzaamheden en evenementen tegelijk te coördineren en snel te schakelen.
• Bereidheid om avonden en weekenden te werken.
• Goede communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Zelfstandig opzetten en realiseren van terugkerende of eenmalige evenementen.
• Coördineren van publieksbegeleiding bij open repetities en concerten in de Koepel.
• Draaiboeken en budgetten actueel houden.
• Verantwoordelijkheid voor gastenontvangst bij concerten en locaties.
• Contact onderhouden met externe partijen zoals locaties en leveranciers.
• Gastenlijsten tot floormanagement en financiële afronding verzorgen.
• Nieuwe ideeën ontwikkelen voor evenementen of formats.
• Knelpunten signaleren en waar nodig extra ondersteuning regelen.

Skills

Gastvrijheid

Organisatievermogen

Coördinatie

Flexibiliteit

Communicatie

Education

Relevante opleiding Eventmanagement

Job description

Een organisatorisch sterke host met flexible inzet, inclusief avond- en weekendwerk

Als Coördinator Events en Publiek organiseer je uiteenlopende evenementen voor verschillende afdelingen binnen de organisatie. Van relatie- en publieksevenementen tot ontvangsten en interne bijeenkomsten. Je werkt daarbij nauw samen met de betreffende afdeling: jij vertaalt hun inhoudelijke doelen naar de praktische organisatie en bent eindverantwoordelijk voor een goede uitvoering.

Daarnaast coördineer je de verhuur van de Koepel, de publieksbegeleiding en horeca bij openbare repetities en concerten. Tijdens deze momenten ben je zelf zichtbaar aanwezig als host. Je zorgt met de betrokken collega’s voor een warm welkom van de gasten, bent het aanspreekpunt voor bezoekers, ingehuurd personeel en leveranciers en houdt overzicht of alles aan de voorkant én achter de schermen goed is geregeld. Communicatie met de doelgroepen is zowel in het Nederlands als het Engels.

Het is een afwisselende en hands-on functie waarin organiseren, gastvrijheid en coördineren samenkomen en waarin je veel schakelt tussen verschillende doelgroepen.

Je werkzaamheden zijn uiteenlopend:

• Het zelfstandig opzetten en realiseren van terugkerende of eenmalige evenementen;
• Coördineren van en publieksbegeleiding bij openbare repetities en concerten in de Koepel;
• Actueel houden van draaiboeken en budgetten;
• Verantwoordelijkheid nemen voor alles rondom de gastenontvangst bij concerten, zowel in de Koepel als op andere locaties;
• Contact onderhouden met externe partijen, zoals locaties, leveranciers en opdrachtgevers;
• Het hele traject verzorgen van gastenlijsten tot en met floormanagement en financiële afronding;
• In samenwerking met collega’s ideeën ontwikkelen voor nieuwe evenementen of verbeteringen in bestaande formats;
• Tijdig signaleren van knelpunten en waar nodig extra ondersteuning regelen, bijvoorbeeld door inzet van freelancers of stagiairs.

Wie ben jij?

Wij zoeken een gastvrije en energieke aanpakker met hart voor evenementen en affiniteit met de culturele sector. Je houdt van organiseren en bent praktisch ingesteld: je vindt het vanzelfsprekend om tijdens evenementen, concerten en ontvangsten zelf de handen uit de mouwen te steken. Je beweegt makkelijk tussen voorbereiding, coördinatie en uitvoering en houdt ook op drukke momenten het overzicht.

Je beschikt over:

• Een relevante opleiding op het gebied van eventmanagement, hospitality of vergelijkbaar;
• Projectmatige werkervaring in een vergelijkbare functie is een pre;
• Nauwkeurigheid en een goed organisatorisch vermogen;
• Een natuurlijke gastvrijheid en representativiteit;
• Het vermogen om meerdere werkzaamheden en evenementen tegelijk te coördineren en snel te schakelen;
• Een praktische en flexibele instelling: je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit ook zelf op;
• Bereidheid om regelmatig in de avonden en weekenden te werken;
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
• Ons aanbod
• Je komt terecht in een klein en betrokken team binnen een unieke werkomgeving: de voormalige Majellakerk in Amsterdam (NedPhO-Koepel). Een uitgebreide overdracht en draaiboek per event liggen klaar. Je krijgt ook volop ruimte voor eigen initiatief en creatieve inbreng. Daarnaast beleef je veel van je werk in de concertzaal en geniet je regelmatig van uitvoeringen van een toporkest.

Verder bieden we:

• Een jaarcontract voor 36 uur per week met de intentie om de samenwerking daarna voort te zetten;
• Het salaris bedraagt minimaal € 3.33,81 en maximaal € 4.457,77 bruto per maand (cao Rijk, schaal 8) bij een voltijd dienstverband van 36 uur en baseren we op leeftijd en ervaring;
• Vakantietoeslag van 8%;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• Een reiskostenvergoeding van € 0,25 p/km of vergoeding van ov (2e klasse)
• Een goede pensioenregeling bij het ABP;
• Ruimte voor professionele ontwikkeling;
• Een bijzondere en goed bereikbare werkplek in Amsterdam-Oost met live orkestmuziek op de achtergrond.

Het Nederlands Philharmonisch & Nederlands Kamerorkest wil dat iedereen kan genieten van klassieke muziek. Daarbij past een diverse en inclusieve organisatie; wij onderschrijven de Code Diversiteit & Inclusie. Wij moedigen alle geïnteresseerden die aan het profiel voldoen, aan te reageren.