Bestuurssecretaris

The Sting Companies B.V.; Lijnden; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

30 vakantiedagen

8% vakantiegeld

reiskostenvergoeding

collectieve zorgverzekering

pensioenregeling

telefoonvergoeding €40,-

fulltime dienstverband 38 uur

25% personeelskorting bij alle formuli

Dagelijks verse lunch

toffe borrels en feesten

flexibele begin- en eindtijden

laptop van de zaak

fietslease

sportkorting/activiteiten

Job summary

The Sting Companies B.V. in Lijnden zoekt een ervaren senior support/office manager die direct rapporteert aan het bestuur en de RvC ondersteunt. Je bewaakt informatievoorziening, organiseert bestuursvergaderingen en coördineert communicatie en events.

Je werkt met BI- en SAP-rapportagetools en onderhoudt dossiers met juridische en vertrouwelijke informatie, terwijl je de OR als eerste aanspreekpunt ondersteunt.

Qualifications

• Minimaal 7 jaar ervaring in een senior support- of office managementrol, bij voorkeur in retail.
• Inzicht in verhoudingen binnen de organisatie en rekening houden met verschillende belangen.
• Accuraat, betrouwbaar en discreet omgaan met vertrouwelijke en juridische informatie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Gestructureerd werken en prioriteiten stellen in drukte.
• Ervaring met rapportagesystemen; affiniteit met cijfers is een must.
• Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week.

Responsibilities

• Regisseert de bestuurs- en RvC-ondersteuning en bewaakt informatievoorziening.
• Bereidt vergaderingen van Bestuur en RvC voor en bewaakt besluitvorming.
• Onderhoudt juridische en vertrouwelijke dossiers in samenwerking met advocaten.
• Coördineert interne en externe communicatie rondom het Bestuur, inclusief PR-activiteiten.
• Organiseert bestuursbijeenkomsten en events en bewaakt planning en uitvoering.
• Geeft richting aan de Executive Assistant om continuïteit te waarborgen.

Skills

Senior support

Office management

Retail ervaring

Discreet omgaan

Communicatie

Rapportagesystemen

Tools

BI

SAP

Job description

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige en verantwoordelijke rol ben jij de regisseur achter de schermen van ons Bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC). Je rapporteert direct aan het bestuur en coördineert alle bestuursgerelateerde zaken van A tot Z. Bij de ondersteuning van de RvC zorg je dat zij haar toezichthoudende rol goed kan vervullen. Je werkt hierin onafhankelijk van het Bestuur, bewaakt een zorgvuldige informatievoorziening en laat je niet sturen door bestuurlijke belangen.Je brengt structuur in de bestuursagenda’s, bereidt vergaderingen van het Bestuur en de RvC inhoudelijk voor, bewaakt besluiten en zorgt dat alle betrokkenen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Je verzamelt en controleert complexe gegevens, signaleert opvallende zaken en stelt hoogwaardige bestuursdossiers, besluitstukken en presentaties op. Hierbij maak je onder meer gebruik van onze BI- en SAP-rapportagetools om managementinformatie helder en nauwkeurig te presenteren. Ook stel je in samenspraak met het Bestuur ons organogram op en houd je dit actueel.Daarnaast coördineer je de interne en externe communicatie rondom het Bestuur, inclusief PR-activiteiten. Je bereidt berichten voor, stemt inhoud en timing zorgvuldig af en bewaakt de merkconsistentie en kwaliteit. Ook de organisatie van bestuursbijeenkomsten en events is bij jou in goede handen; jij houdt het overzicht over de planning, inhoud en uitvoering. Op juridisch en vertrouwelijk vlak ben jij de bewaker van de dossiers: je onderhoudt contacten met onze advocaten, signaleert zaken rondom merkbescherming en ondersteunt bij de opvolging van eventuele claims.Een belangrijk onderdeel van jouw rol is jouw functie als eerste contactpersoon voor de Ondernemingsraad (OR). Jij coördineert de afstemming tussen het Bestuur en de OR, bewaakt termijnen en zorgt voor een transparante, zorgvuldige informatievoorziening. Tot slot geeft je richting aan de Executive Assistant; door jouw kennis en ervaring te delen help je de Executive Assistant te groeien in diens rol, en samen zorgen jullie voor een ijzersterke achtervang en continuïteit binnen de directieondersteuning.

Wat wij vragen

• Je hebt minimaal 7 jaar ervaring in een soortgelijke senior support- of office managementrol, bij voorkeur binnen de retail (gastvrijheid en hectiek zitten in je DNA);
• Je begrijpt verhoudingen binnen de organisatie, voelt aan wat er speelt en houdt rekening met verschillende belangen en cultuur;
• Je werkt nauwkeurig, bent betrouwbaar en gaat discreet om met vertrouwelijke en juridische informatie;
• Je drukt je zowel mondeling als schriftelijk helder en overtuigend uit;
• Je werkt gestructureerd, stelt de juiste prioriteiten en behoudt het overzicht in de drukte en hectiek;
• Ervaring met rapportagesystemen is een sterke pré; affiniteit met systemen en cijfers is een must;
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Wat wij bieden

• Een informele, dynamische en inspirerende werkomgeving in Lijnden;
• Een salaris dat past bij jouw kennis, opleiding en ervaring;
• 30 vakantiedagen, 8% vakantiegeld, reiskostenvergoeding, collectieve zorgverzekering en een pensioenregeling;
• Een telefoonvergoeding van €40,- netto;
• Een fulltime dienstverband van maximaal 38 uur;
• 25% personeelskorting bij alle formules van The Sting Companies;
• Dagelijks een vers bereide lunch;
• Veel toffe borrels en feestjes;
• Flexibele begin- en eindtijden;
• Een laptop van de zaak en een fijne werkplek;
• Korting op jouw sportabonnement, deelname aan maandelijkse sportactiviteiten of ondersteuning van een voedings- of budgetcoach;
• De mogelijkheid om een fiets naar keuze te leasen.