Executive Assistant Raad van Bestuur

The Sting Companies; Lijnden; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris passend bij ervaring

Vakantiedagen: 30

Vakantiegeld 8%

Reiskostenvergoeding

Zorgverzekering

Pensioenregeling

Telefoonvergoeding

Fulltime (38u)

Personeelskorting

Dagelijks lunch

Bedrijfsborrels

Flexibele werktijden

Laptop van de zaak

Fietslease

Job summary

The Sting Companies is een toonaangevende Nederlandse fashion retailer met merken zoals The Sting, Costes en Cotton Club. We zoeken een Executive Assistant die het bestuur en de RvC professioneel ondersteunt, met ervaring in high-paced retail omgevingen en sterke organisatorische vaardigheden.

Je rapporteert direct aan het bestuur en coördineert alle bestuursgerelateerde zaken, inclusief interne/externe communicatie en organisatorische planning.

Qualifications

• Minimaal 7 jaar ervaring in een senior support- of office managementrol, bij voorkeur binnen de retail.
• Begrijpt verhoudingen binnen de organisatie, cultuur en belangen.
• Nauwkeurig, betrouwbaar en discreet met vertrouwelijke en juridische informatie.
• Mondeling en schriftelijk helder en overtuigend communiceren.
• Gestructureerd werken, prioriteiten stellen en overzicht houden in drukte.
• Ervaring met rapportagesystemen is een sterke pré; affiniteit met cijfers.
• Minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Responsibilities

• Regie achter de schermen van het Bestuur en de RvC, rapporteert aan het bestuur.
• Coördineert alle bestuursgerelateerde zaken van A tot Z.
• Verzamelt en controleert gegevens, bereidt stukken en presentaties voor.
• Beheert interne/externe communicatie rondom het Bestuur incl. PR-activiteiten.
• Ondersteunt de Directie Assistent(e) en zorgt voor continuïteit van directie-ondersteuning.

Skills

Officebeheer

Discretie

Communicatie

Organisatievermogen

Rapportagekennis

Tools

BI en SAP-rapportagetools

Job description

The Sting Companies is een van de meest toonaangevende en dynamische fashion retailers van Nederland. Met bekende merken en winkelketens zoals The Sting, Costes en Cotton Club veroveren we al jaren de winkelstraten en de online modewereld. Onze cultuur? No-nonsense, hard werken, fun, creatief en altijd in beweging. We geloven niet in starre hiërarchieën, wel in passie, eigen initiatief en samen successen vieren. Ben jij een organisatorisch zwaargewicht die rust brengt in de dynamische wereld van retail? Sta jij stevig in je schoenen, ook als de dossiers complex en intensief worden? Bouw dan als Executive Assistant mee aan het succes van het bestuur van The Sting Companies!

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige en verantwoordelijke rol ben jij de regisseur achter de schermen van ons Bestuur en de Raad van Commissarissen (RvC). Je rapporteert direct aan het bestuur en coördineert alle bestuursgerelateerde zaken van A tot Z. Bij de ondersteuning van de RvC zorg je dat zij haar toezichthoudende rol goed kan vervullen. Je werkt hierin onafhankelijk van het Bestuur, bewaakt een zorgvuldige informatievoorziening en laat je niet sturen door bestuurlijke belangen. Je brengt structuur in de bestuursagenda’s, bereidt vergaderingen van het Bestuur en de RvC inhoudelijk voor, bewaakt besluiten en zorgt dat alle betrokkenen op het juiste moment over de juiste informatie beschikken. Je verzamelt en controleert complexe gegevens, signaleert opvallende zaken en stelt hoogwaardige bestuursdossiers, besluitstukken en presentaties op. Hierbij maak je onder meer gebruik van onze BI- en SAP-rapportagetools om managementinformatie helder en nauwkeurig te presenteren. Ook stel je in samenspraak met het Bestuur ons organogram op en houd je dit actueel. Daarnaast coördineer je de interne en externe communicatie rondom het Bestuur, inclusief PR-activiteiten. Je bereidt berichten voor, stemt inhoud en timing zorgvuldig af en bewaakt de merkconsistentie en kwaliteit. Ook de organisatie van bestuursbijeenkomsten en events is bij jou in goede handen; jij houdt het overzicht over de planning, inhoud en uitvoering. Op juridisch en vertrouwelijk vlak ben jij de bewaker van de dossiers: je onderhoudt contacten met onze advocaten, signaleert zaken rondom merkbescherming en ondersteunt bij de opvolging van eventuele claims. Een belangrijk onderdeel van jouw rol is jouw functie als eerste contactpersoon voor de Ondernemingsraad (OR). Jij coördineert de afstemming tussen het Bestuur en de OR, bewaakt termijnen en zorgt voor een transparante, zorgvuldige informatievoorziening. Tot slot geef je richting aan de Directie Assistent(e); door jouw kennis en ervaring te delen help je de Directie Assistent(e) te groeien in diens rol, en samen zorgen jullie voor een ijzersterke achtervang en continuïteit binnen de directieondersteuning.

Wat wij vragen

• Je hebt minimaal 7 jaar ervaring in een soortgelijke senior support- of office managementrol, bij voorkeur binnen de retail (gastvrijheid en hectiek zitten in je DNA);
• Je begrijpt verhoudingen binnen de organisatie, voelt aan wat er speelt en houdt rekening met verschillende belangen en cultuur;
• Je werkt nauwkeurig, bent betrouwbaar en gaat discreet om met vertrouwelijke en juridische informatie;
• Je drukt je zowel mondeling als schriftelijk helder en overtuigend uit;
• Je werkt gestructureerd, stelt de juiste prioriteiten en behoudt het overzicht in de drukte en hectiek;
• Ervaring met rapportagesystemen is een sterke pré; affiniteit met systemen en cijfers is een must;
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.

Wat wij bieden

• Een informele, dynamische en inspirerende werkomgeving in Lijnden;
• Een salaris dat past bij jouw kennis, opleiding en ervaring;
• 30 vakantiedagen, 8% vakantiegeld, reiskostenvergoeding, collectieve zorgverzekering en een pensioenregeling;
• Een telefoonvergoeding van €40,- netto;
• Een fulltime dienstverband van maximaal 38 uur;
• 25% personeelskorting bij alle formules van The Sting Companies;
• Dagelijks een vers bereide lunch;
• Veel toffe borrels en feestjes;
• Flexibele begin- en eindtijden;
• Een laptop van de zaak en een fijne werkplek;
• Korting op jouw sportabonnement, deelname aan maandelijkse sportactiviteiten of ondersteuning van een voedings- of budgetcoach;
• De mogelijkheid om een fiets naar keuze te leasen.