Bestuurssecretaresse -*SPOED*

Overheidzzp; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Gemeente 's-Hertogenbosch zoekt een Bestuurssecretaresse om het college en de burgemeester bestuurlijk te ondersteunen. Je beheert complexe agenda’s, bereidt overleggen voor en stemt af met interne en externe partijen.

Je bewaakt overzicht, filtert informatie en draagt bij aan verduurzaming van werkprocessen. Je werkt voor het bestuurssecretariaat en zorgt voor tijdige stukken, juiste deelnemers en afgestemde communicatie.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur politiek-bestuurlijk of gemeentelijk.
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365.
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Je beheert een agenda die politiek actualiteit en gevoeligheden weerspiegelt en weet when iets schuift of versneld moet worden.
• Zorgen dat bestuurlijke overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden.
• Je weet wanneer je op de voorgrond moet treden en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt.
• Je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af en handelt discreet volgens de rol van de bestuurder.
• Je werkt samen met collega’s van het bestuurssecretariaat en met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten.
• Je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.

Skills

Secretariële ervaring

Microsoft 365

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO secretariële of administratieve richting

Tools

Djuma

iBabs

NotuBiz

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de burgemeester en het college bestuurlijk ondersteunen, complexe agenda’s beheren, overleggen voorbereiden, informatie filteren en met diverse interne en externe partijen afstemmen om het bestuurssecretariaat professioneel te laten functioneren.

Binnen bureau Ondersteuning dat onderdeel uitmaakt van en de afdeling Bestuursondersteuning. Dat betreft een stafafdeling die rechstreeks onder de verantwoordelijjkheid van de gemeentesecretaris valt.

Als Bestuurssecretaresse ga je werken voor het college van Burgemeester en wethouders. Hier ondersteun je de burgemeester en zorg jij dat hij goed voorbereid aanschuift bij bestuurlijk overleg. Bijvoorbeeld met ondernemers en maatschappelijke organisaties. Jij regelt wat nodig is: afstemming met bestuursadviseurs, zorgt tijdig voor de juiste stukken, de juiste deelnemers en afgestemde communicatie. Je bewaakt het overzicht in volle agenda’s, filtert informatie en houdt altijd oog voor wat écht belangrijk is. Samen met collega’s til je het secretariaat naar een hoger niveau, ook als het gaat om digitalisering of het verbeteren van werkprocessen. Valt er iemand weg? Dan spring jij moeiteloos bij.

Jouw Verantwoordelijkheden

• Je beheert een agenda die niet alleen praktisch klopt, maar ook past bij de politieke actualiteit en gevoeligheden. Jij voelt aan wanneer iets schuift, speelt of juist versneld moet worden;
• Je zorgt dat bestuurlijke overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden;
• Je weet wanneer je zelf op de voorgrond moet treden en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt;
• Je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af en maakt keuzes die passen bij de rol van de bestuurder en de context waarin hij of zij opereert. Jij leest tussen de regels door en handelt discreet;
• Je werkt samen met collega’s van het bestuurssecretariaat, maar ook met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten. Jij overziet het speelveld en weet precies waar welke afstemming nodig is;
• Je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Graag het cv in het NL aanleveren;
• Je beschikt over:
• Minimaal een afgeronde Mbo opleiding in een secretariële of administratieve richting;
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving;
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd;

Wensen

• Geen wensen

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk, optie tot verlenging niet uitgesloten

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

De gemeente 's-Hertogenbosch ligt in het zuiden van Nederland en is een levendige stad met ongeveer 155.000 inwoners. De stad staat bekend om zijn historische binnenstad met de imposante Sint-Janskathedraal, de gezellige Bossche Bol en het karakteristieke stadsbeeld met zijn vele grachten en bruggen. Naast het rijke culturele erfgoed biedt 's-Hertogenbosch ook volop mogelijkheden voor recreatie en evenementen. De gemeente 's-Hertogenbosch zet zich in voor een bruisende en leefbare stad waar bewoners en bezoekers zich thuis voelen. Samen met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners werkt de gemeente aan een sterke en duurzame toekomst voor 's-Hertogenbosch.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.