Bestuurssecretaresse

B&P Professionals; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

CAO Gemeenten-schaal 7

8,33% vakantietoeslag

Keuze budget conform CAO

Reiskostenvergoeding

Pensioenopbouw

Opleidingsmogelijkheden

Uitjes en bijeenkomsten

Begeleiding door B&P Professionals

Job summary

B&P Professionals zoekt een Bestuurssecretaresse die het college van burgemeester en wethouders ondersteunt, met focus op de burgemeester en externe contacten. Je bewaakt complexe agenda's, filtert informatie en draagt bij aan kwaliteit, continuïteit en digitalisering van het secretariaat.

Je werkt samen met bestuurssecretariaten, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs, en hebt bij voorkeur ervaring in politiek-bestuurlijke omgevingen. Een fulltime vacature met CAO Gemeenten-schaal 7.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor een georganiseerde en professionele secretariële ondersteuning
• Vertaalt bestuurlijke signalen naar duidelijke, tijdige stukken en communicatie
• Beheert agenda en schakelt proactief met collega’s en externe contacten

Responsibilities

• Beheren van de burgemeesteragenda en voorbereiden van bestuurlijke overleggen
• Organiseren van overleggen met relevante deelnemers en voorbereidende stukken
• Afstemmen met bestuursadviseurs over afspraken en communicatie
• Zorgen dat benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn
• Draagt bij aan digitalisering en procesverbetering op het secretariaat
• Zorgt voor continuïteit en kwaliteit bij afwezigheid of wisselingen

Skills

Organisatorisch sterk

Proactief

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Microsoft 365

Djuma/iBabs/NotuBiz kennis

Education

MBO secretariële/administratieve richting

Tools

Djuma

iBabs

NotuBiz

Job description

Functieomschrijving

• Beheren van de agenda van de burgemeester, rekening houdend met politieke actualiteit en bestuurlijke gevoeligheden
• Organiseren van bestuurlijke overleggen met de juiste deelnemers en voorbereiding
• Afstemmen met bestuursadviseurs over afspraken, stukken en communicatie
• Zorgen dat de juiste stukken tijdig beschikbaar zijn
• Wegen van signalen, e-mails en verzoeken in relatie tot de rol en context van de bestuurder
• Afstemmen met collega’s van het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten
• Bijdragen aan de digitalisering en verbetering van werkprocessen binnen het secretariaat
• Waarborgen van continuïteit en kwaliteit bij afwezigheid of wisselingen

In de praktijk

Als Bestuurssecretaresse werk je binnen bureau Ondersteuning van de afdeling Bestuursondersteuning, een stafafdeling die rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris valt. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, in het bijzonder de burgemeester, en zorgt ervoor dat hij goed voorbereid deelneemt aan bestuurlijke overleggen met bijvoorbeeld ondernemers en maatschappelijke organisaties. Je werkt samen met collega’s van het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten. In deze rol houd je overzicht over complexe agenda’s, filter je informatie en draag je bij aan de kwaliteit, continuïteit, digitalisering en verbetering van werkprocessen binnen het secretariaat.

Functie eisen

• Je bent organisatorisch sterk, proactief en nauwkeurig
• Je bent communicatief vaardig, betrouwbaar en discreet
• Je bent flexibel, stressbestendig, leergierig en dienstverlenend ingesteld
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie
• Je hebt bij voorkeur recente ervaring in een politiek‑bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
• Je hebt digitale vaardigheden met Microsoft 365
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden; kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré

Aanbod

B&P Professionals is NBBU-lid. Hierbij geldt volledig het principe "gelijk loon voor gelijk werk vanaf dag één". Dit houdt in:

• Salaris conform CAO Gemeenten, schaal 7 €2.875,- tot €4.065,- op basis van een fulltime dienstverband
• Vakantietoeslag van 8,33%.
• Individueel keuze budget conform CAO opdrachtgever.
• Reiskostenvergoeding conform CAO opdrachtgever.
• Pensioenopbouw.
• Diverse opleidingsmogelijkheden.
• Deelname aan uitjes en bijeenkomsten.
• Goede persoonlijke begeleiding door de interne organisatie van B&P Professionals.